企業(yè)文秘的主要職能

【摘要】就企業(yè)文秘人員的一個主要職能——起草領(lǐng)導(dǎo)文稿，從“領(lǐng)導(dǎo)角度、如何才能站在領(lǐng)導(dǎo)角度、怎樣才能在更高平臺上站在領(lǐng)導(dǎo)角度”等方面漸次遞級進行分析、探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文秘；領(lǐng)導(dǎo)角度；站在領(lǐng)導(dǎo)角度；更高的平臺；工作平臺；工作團隊

企業(yè)文秘人員除應(yīng)擔(dān)當(dāng)文秘人員的基本職責(zé)外，還有一個主要職能，就是起草領(lǐng)導(dǎo)文稿。起草領(lǐng)導(dǎo)文稿的一個基本要求，則是要“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”。

什么叫領(lǐng)導(dǎo)的角度？

這里的“領(lǐng)導(dǎo)”是一個雙重的概念。一重含義是指一種職務(wù)；一重含義是指具體擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的個體。從職務(wù)的角度說，領(lǐng)導(dǎo)有其崗位職責(zé)的共性；而作為一個具體的個體，不同的人擔(dān)任同一職務(wù)，又有各自的特殊性。

什么叫站在領(lǐng)導(dǎo)的角度？

通俗地講，就是“設(shè)身處地地想領(lǐng)導(dǎo)所想”。但由于領(lǐng)導(dǎo)概念本身具有二重性，“站”也就具有了二重性；一重是“如果我是領(lǐng)導(dǎo)”，一重是“如果我是某位領(lǐng)導(dǎo)”。前者要求文稿起草人必須站在領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)角度去發(fā)現(xiàn)、分析、解決問題，后者則還需進一步思考：面對這樣的問題，某位領(lǐng)導(dǎo)會怎樣認識和處理。如果前一個角度是一種“中性”思考，那么后者則是一種“傾向性”思考。

如何才能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度？

第一，必須具有領(lǐng)導(dǎo)崗位所要求的基本專業(yè)知識和處理問題的能力。如果缺乏基本的學(xué)識修養(yǎng)，自然不可能對企業(yè)的經(jīng)營問題提出具有領(lǐng)導(dǎo)水平的分析、判斷和決策建議。企業(yè)文秘工作不是純粹的“文字”工作，而是一種理論的調(diào)研性工作，“文字”只是內(nèi)在思想的外在表現(xiàn)形式。如果文秘人員對市場形勢的變化、對企業(yè)的體制機制以及管理中存在的問題、產(chǎn)生的原因、解決的方式缺乏一種整體把握，那么，即使胸有千千詞，恐怕也不知從何寫起。從這個角度說，對企業(yè)文秘人員的技能要求必須跳出“公文”范疇，加強相關(guān)專業(yè)知識如管理知識等的培訓(xùn)，而且最好能參加具有高層次、前沿性的理論研討會等。

第二，必須熟知領(lǐng)導(dǎo)者的個人情況，包括其特定的知識背景、問題關(guān)注點、思維方式和語言風(fēng)格等。如何做到這一點呢？首先要主動把握與領(lǐng)導(dǎo)溝通、交流的機會，如參加各種會議，征求領(lǐng)導(dǎo)對文稿的修改意見等等。其次，要自覺跟蹤領(lǐng)導(dǎo)思維的走向，對領(lǐng)導(dǎo)的講話，要注意從聯(lián)系和發(fā)展兩個角度進行反思。聯(lián)系，就是自覺地把領(lǐng)導(dǎo)針對各種問題所做的決策和處理方式有機地結(jié)合統(tǒng)一起來，從系統(tǒng)的角度總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)管理風(fēng)格的總體特征；發(fā)展，就是自覺地把領(lǐng)導(dǎo)針對同一問題在不同階段所做的決策、處理方式結(jié)合起來，把握貫穿其中的主線，明確發(fā)展的具體走向等等。

怎樣才能在更高的平臺上站在領(lǐng)導(dǎo)的角度？

企業(yè)各個部門的工作具有不同的特點。管理學(xué)上通常把任務(wù)的多樣性和工作活動的可分解性這兩個指標(biāo)作為劃分部門工作類型的依據(jù)。任務(wù)的多樣性是指工作中事先未曾預(yù)料（或規(guī)章中沒有規(guī)定）的新事件的發(fā)生頻率。工作活動的可分解性是指生產(chǎn)或工作活動是否可以分解為具體的工作階段和步驟。根據(jù)這兩個指標(biāo)，可以把企業(yè)的工作劃分為四種類型：

第一種，事務(wù)性工作。其特點是多樣性低、可分解性高，任務(wù)規(guī)范并具有標(biāo)準的程序和方法。如裝配流水線上的工作、打字員、繪圖員的工作等。

第二種，技能性工作。其特點是多樣性和可分解性都低，需要憑工作人員的直覺和經(jīng)驗進行。如高級手工藝品制作及人事工作等。

第三種，工程技術(shù)性工作。其特點是多樣性和可分解性都高。這類工作通常比較復(fù)雜，但因其可分解性強，所以可通過一定的程序、標(biāo)準來加以控制。如工程技術(shù)工作及會計工作等。

第四種，非事務(wù)性工作。其特點是多樣性高、可分解性低。這類工作的例外性很強，通常要花大量的時間和精力去分析、研究新問題，工作性質(zhì)不易分解、難以制定標(biāo)準的程序和方法。如高層領(lǐng)導(dǎo)工作、戰(zhàn)略決策的研究工作和應(yīng)用性科研工作等。

從上述分類來看，由于領(lǐng)導(dǎo)的工作屬于非事務(wù)性，因而領(lǐng)導(dǎo)文稿的起草工作也具有了多樣性高、可分解性低的特征，加上領(lǐng)導(dǎo)本身的個性差異，決定了為領(lǐng)導(dǎo)起草文稿的難度。所以，對于文秘人員來言，往往還有一種“共識性要求”，那就是要有“悟性”和“覺悟”?！坝X悟”不言而喻；那么，“悟性”又是什么呢？是否能變?yōu)橐粋€具有可操作性的概念呢？非事務(wù)性的工作是否可以通過經(jīng)驗積累和工作分工來適當(dāng)化解其難度呢？事實證明還是可以的。

第一，建立可分享的工作平臺。一種是規(guī)范性的工作平臺，包括各種專業(yè)書籍、雜志以及相關(guān)的搜索渠道；一種是案例性的分析平臺，即收集、分類、處理實際工作中出現(xiàn)的問題。比如，對文稿起草過程中領(lǐng)導(dǎo)修改的內(nèi)容，可從兩個角度來消化：一是決策性修改，體現(xiàn)出對問題的重新認識和綜合考慮；二是文字性修改，表現(xiàn)為在不同場合講話的風(fēng)格以及用語習(xí)慣等。多問幾個為什么，可以為進一步切合領(lǐng)導(dǎo)的決策思維積累必要的經(jīng)驗。

第二，建立專業(yè)互補的工作團隊。“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”，決定了文秘工作的戰(zhàn)略性和寬泛性。戰(zhàn)略性，要求文稿起草的高度要超過部門處室；寬泛性，要求文秘人員掌握的知識不能局限于某一特定的專業(yè)領(lǐng)域。換言之，就是要既“精”且“博”。如何做到這一點呢？一種方式是走“復(fù)合型”的道路，即要求每一個文秘人員都成為管理的多面手；一種方式是走“專業(yè)互補”的道路，即在保證必要的文秘人員數(shù)量的基礎(chǔ)上，根據(jù)新的定位，明確文秘人員的專業(yè)分工。通過分工，使文秘人員有時間和精力去跟蹤專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)企業(yè)發(fā)展的動態(tài)；通過溝通、對話、互補，使文秘人員相互之間對企業(yè)的全局、市場的變化有一個綜合性的認識和把握。兩相比較，筆者認為第二種方式更符合市場經(jīng)濟的基本特征和發(fā)展要求，同時也符合企業(yè)文秘職業(yè)生涯發(fā)展的需要。

作者簡介

肖建軍（1970—），中國北車永濟新時速電機電器有限責(zé)任公司，經(jīng)濟師；

陳建強（1970—），中國北方機車車輛工業(yè)集團公司，高級經(jīng)濟師。