如何加強(qiáng)火電廠基建工程檔案管理

【摘要】隨著我國經(jīng)濟(jì)體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發(fā)生了變化，基建檔案是從工程建設(shè)開始從立項(xiàng)、施工、到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中真實(shí)的印記，是基建工程建設(shè)的重要組成部分，如何提高和加強(qiáng)基建檔案工作是基建工程建設(shè)中一項(xiàng)重要的工作。

【關(guān)鍵詞】加強(qiáng)基建檔案管理

1、引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發(fā)生了變化?；n案是從工程建設(shè)開始從立項(xiàng)、施工、到工程竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中真實(shí)的印記，是基建工程建設(shè)的重要組成部分，如何提高和加強(qiáng)基建檔案工作是基建工程建設(shè)中一項(xiàng)重要的工作，本人現(xiàn)就任基建檔案管理一職談一談對(duì)基建檔案管理的看法。

2、基建項(xiàng)目檔案的作用

2.1基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目的前期文件經(jīng)過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了記錄了項(xiàng)目工程建設(shè)的全過程和的真實(shí)面貌。準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的基建檔案是工程進(jìn)行維護(hù)、改建、擴(kuò)建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時(shí)其價(jià)值會(huì)大打折扣，并會(huì)影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔?，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

2.2另一個(gè)基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機(jī)組安裝的具體位置時(shí)，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時(shí)檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能。基建檔案也是工程質(zhì)量的反映，它是工程建設(shè)中和竣工驗(yàn)收時(shí)的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建提供重要的依據(jù)。它是全部檔案的一個(gè)重要組成部分，也是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。

3、基建項(xiàng)目檔案管理存在的問題

3.1檔案管理人員的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，各部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案重要性的意識(shí)不夠，宣傳力度不夠，對(duì)行政各部門、工程部門及各參建單位缺乏相互溝通交流，具體的職責(zé)沒有落實(shí)到位。在內(nèi)部管理方面沒有做到把握好全局，外部管理即對(duì)施工單位的管理沒有做到全程的跟蹤與督促，收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)沒有同時(shí)開展，造成了基建檔案歸檔工作的滯后，對(duì)基建檔案管理的要求方面存在一定的問題。

3.2檔案管理制度不夠完善，規(guī)章制度不健全，沒有采取規(guī)范的管理及操作流程，歸檔資料不符合檔案規(guī)范的質(zhì)量要求，由于工程參建單位較多，基建檔案管理工作程序不規(guī)范，不統(tǒng)一，管理不完善。規(guī)章制度不健全檔案工作標(biāo)準(zhǔn)就得不到統(tǒng)一，如歸檔的質(zhì)量要求不一，內(nèi)容和格式也不相同等等這些，給基建檔案部門帶來一定的困難。

3.3施工單位人員對(duì)檔案的意識(shí)不夠強(qiáng)。施工單位工作流動(dòng)性較大，人員也不穩(wěn)定，造成了文件資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，過程中的資料流向不清；對(duì)學(xué)習(xí)力度也不夠，大多數(shù)檔案人員不了解工程相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、造成了過程資料存放混亂。檔案的專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，由于工程大，部分的施工單位的檔案人員需求性較大，有些是兼職的管理人員，這些檔案人員缺乏工程基建檔案的實(shí)踐能力，造成了檔案歸檔時(shí)一片混亂的局面。檔案質(zhì)量、規(guī)范就得不到保障。

3.4對(duì)施工單位的過程中產(chǎn)生的文件跟蹤不到位，沒有做到嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，檔案歸檔過程沒有按相關(guān)的工作規(guī)范來執(zhí)行，施工單位移交的竣工資料交接時(shí)沒有很好的檢查，給后期的驗(yàn)收帶來很大的隱患。

4、基建檔案管理的對(duì)策

4.1樹立觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，基建檔案管理人員應(yīng)做好檔案管理工作，由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，提高基建檔案管理水平?；n案工作涉及的單位較多：內(nèi)部各個(gè)管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工、等眾多部門，只靠檔案部門是無法按時(shí)完成工作的，在工程過程中應(yīng)爭取各部門的配合和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理者應(yīng)加大對(duì)各部門及各參建單位的相互溝通，努力宣傳檔案的重要性，加強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任感、積極性，提高檔案的地位，使大家意識(shí)到檔案工作的重要性和必要性。

4.2建立健全的基建檔案管理制度是做好檔案工作的重要保證，制定各項(xiàng)管理體制應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法規(guī)和工程的自身實(shí)際情況。并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行并管理，制定的管理制度應(yīng)包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《惠來發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。這些制度都包含了文件歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量。制定健全的各項(xiàng)檔案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各項(xiàng)制度真正落實(shí)到各部門和參建單位人員中，才保證基建過程中文件的收集齊全、完整也為后期歸檔提供了基礎(chǔ)。

4.3各參建單位應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，配備專職的檔案管理人員，明確管理職責(zé)，增強(qiáng)檔案人員和各工程人員之間的工作溝通和交流。加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)建設(shè)單位下發(fā)的各項(xiàng)檔案管理制度應(yīng)熟知。參建單位人員多，流動(dòng)性大，往往一個(gè)工程沒有結(jié)束檔案人員就已經(jīng)換了幾拔人，工作來不及交接，對(duì)資料情況不熟悉沒有深入的跟蹤，使工作嚴(yán)重的脫節(jié)，給歸檔工作帶來了很大的隱患。還應(yīng)定期組織檔案人員對(duì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作思想、文化、政治等素質(zhì)。

4.4對(duì)在施工過程中產(chǎn)生的文件在收集、積累、整理歸檔過程中應(yīng)嚴(yán)格地跟蹤及督促，如過程檢查中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的文件材料的應(yīng)及時(shí)更正，嚴(yán)重的限期整改，堅(jiān)決返工。

4.4.1在收集過程中哪些文件需歸檔，哪些文件不必歸檔，應(yīng)結(jié)合工程自身的實(shí)際情況，由建設(shè)單位列出歸檔范圍，施工單位根據(jù)歸檔范圍來收集，做到所需歸檔的文件不遺漏，不缺失。在基建工程中各階段要相互銜接，工程項(xiàng)目中立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、等前期這些工作的開始，檔案工作就應(yīng)與其同步進(jìn)行，基建檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，才能保證施工文件的齊全性和完整性，在整理歸檔工作中應(yīng)按相關(guān)的國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和本單位制定的檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，檔案室要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，所有施工記錄文件應(yīng)保證真實(shí)、可靠、齊全、完整、系統(tǒng)不應(yīng)有缺件漏件或弄虛作假，在施工過程中建設(shè)單位應(yīng)以完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)來審核所有的文件材料。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

4.4.2只有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案才能充分發(fā)揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過程要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時(shí)，應(yīng)該填寫好《檔案移交表》，表內(nèi)應(yīng)填寫好移交題名、移交時(shí)間、移交份數(shù)，文件有其它說明事項(xiàng)時(shí)可在備注欄中注明，建設(shè)單位清點(diǎn)數(shù)量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質(zhì)檔案的過程中應(yīng)同時(shí)移交電子信息檔案，并仔細(xì)核對(duì)電子信息的真實(shí)性，可靠性，統(tǒng)一性。如果沒有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效地監(jiān)督、控制、檢查。

5、結(jié)束語

基建檔案管理工作是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，它反映的是基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，在日新月異的時(shí)代里，緊密技術(shù)、改革、發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作價(jià)值，為發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)和諧社會(huì)提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升工程建設(shè)管理水平。檔案人員應(yīng)本著愛崗敬業(yè)、認(rèn)認(rèn)真真、踏踏實(shí)實(shí)的工作精神，做好基建檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[2]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》.實(shí)施指南李和平主編中國檔案出版社