檔案文件管理基礎(chǔ)學(xué)習(xí)淺談

【摘要】本文結(jié)合有限的學(xué)習(xí)體會，淺略談?wù)剻n案文件管理在工程中應(yīng)注意的問題。

【關(guān)鍵詞】檔案文件管理

引言

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

一、檔案包含的種類為文書檔案（黨務(wù)、行政檔案）；科技檔案（產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、測繪檔案、氣象檔案、水文檔案等）；專門檔案（人事檔案、會計檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案、審計檔案等）。

二、檔案與文件的關(guān)系（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿），其中包括使用或辦理完畢的文件；具有一定的查考價值；按照一定規(guī)律集中保存起來的文件。

三、文件材料的形成和積累包括字跡材料（不能使用的是：圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、紅墨水、鉛筆等）；積累的內(nèi)容（文字材料：紅頭文件和非紅頭文件；圖表：基建、設(shè)備、人事、工資、科研等；聲像：錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、照片等；實物：榮譽證書、獎狀、獎杯等）；積累的重點：一是履行自身職責(zé)時形成的各種文件材料；二是要積累文件的原件；三是要完整準(zhǔn)確。

四、文書檔案歸檔范圍概括為（本單位工作活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的收發(fā)文件、電報電傳、會議文件、內(nèi)部文件、編印的出版物原稿和印本以及圖表、簿冊、照片、錄音（像）帶、光盤、實物等）。

五、確定檔案的分類方法和類目（常用的方法：文書檔案：按保管期限—年度—機構(gòu)（問題）；保管期限—年度—問題分類法；科技檔案；會計檔案：會計文件形式—年度—保管期限；特殊載體檔案：按載體形式分類（照片，錄音帶，錄像帶，光盤）；實物檔案：按種類分類（證書，獎牌，獎杯等））。

六、怎樣做好檔案工作包括

1.掌握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)（《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）；《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822-2008）；《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）；《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009））；

2.建立檔案工作組織體系（領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)、人員、工作網(wǎng)絡(luò)），其中領(lǐng)導(dǎo)（應(yīng)在三個層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：分管領(lǐng)導(dǎo)，各職能或承辦部門、項目工作部門負(fù)責(zé)人，檔案部門的負(fù)責(zé)人）；機構(gòu)（應(yīng)設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心）；人員（專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員；應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定）；工作網(wǎng)絡(luò)（應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作體系）；

3.建立檔案工作制度包括檔案工作規(guī)章的制訂（建立檔案工作崗位責(zé)任制。包括分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；辦公室主任（行政工作部部長或總工辦主任）職責(zé)；檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)；各職能部門（項目部門）分管檔案工作負(fù)責(zé)人職責(zé)；檔案部門專職檔案人員職責(zé)；各部門兼職檔案人員職責(zé)；有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員職責(zé)；

4.制定檔案工作制度（文件歸檔制度；檔案保管制度；鑒定銷毀制度；檔案統(tǒng)計制度；檔案利用制度；檔案保密制度；電子檔案管理制度；檔案管理系統(tǒng)操作制度）；

5.制定檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（文件、檔案整理規(guī)范；檔案分類方案；文件歸檔范圍和保管期限表；特殊載體檔案管理規(guī)范）。

第二部分：檔案整理方法

一、文書檔案的整理包括文書立卷方法（訂本式）；歸檔文件的整理方法（以件為單位裝盒）。（歸檔文件的整理單位；歸檔文件的整理與裝訂；歸檔文件的排列；歸檔文件的編號與歸檔章的加蓋；歸檔文件的編目；歸檔文件的裝盒）。

二、工程項目文件的整理包括項目文件的構(gòu)成及歸檔責(zé)任（項目準(zhǔn)備階段，項目施工階段，項目試運行階段，項目文件的歸檔范圍）。

三、工程項目文件的組卷（組卷要遵循科技文件的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用）；案卷編目（一是整卷裝訂，要編通號，卷內(nèi)目錄要標(biāo)明所在頁號。單面書寫材料在右下角編號；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角編號；圖紙的頁號編寫在右下角或標(biāo)題欄外右上方；二是以件為單位裝盒，卷內(nèi)目錄要標(biāo)明頁數(shù)）；案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。

第三部分：檔案整理心得

以上僅談?wù)劚救嗽诮ㄔO(shè)項目工程管理中積累的一些學(xué)習(xí)體會，建設(shè)工程項目檔案管理還涉及到很多方方面面，在今后的工作實踐中，我會繼續(xù)努力學(xué)習(xí)和總結(jié)，在建設(shè)工程檔案管理中貫徹高效，有效的方法。

第四部分：檔案整理示例（設(shè)備儀器類）

序號基 本 范 圍保管期限

1綜合

1.1設(shè)備管理條例、辦法、方案、規(guī)定、通告等30年

1.2設(shè)備管理規(guī)劃、計劃、總結(jié)，設(shè)備運行管理文件，備品備件管理文件10年

1.3設(shè)備技術(shù)管理文件30年

1.4設(shè)備臺帳永久

2單臺（套）設(shè)備儀器

2.1調(diào)研、考察材料；購買設(shè)備的申請、批復(fù)文件30年

2.2購置合同、協(xié)議30年

2.3洽談記錄、紀(jì)要、備忘錄、來往函件及商檢材料30年

2.4設(shè)備儀器開箱驗收記錄30年

2.5設(shè)備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書、環(huán)保材料等隨機圖樣及文字材料30年

2.6設(shè)備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收等材料30年

2.7運行記錄及重大事故分析處理報告30年

2.8設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修計劃、記錄30年

2.9設(shè)備儀器檢查記錄、設(shè)備儀器履歷表30年

2.10設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料30年

2.11技術(shù)、質(zhì)量異議的處理結(jié)果材料永久

2.12設(shè)備儀器報廢鑒定材料、申請、批復(fù)和處理結(jié)果30年

參考文獻(xiàn)

[1]《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）

[2]《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822-2008）

[3]《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）

[4]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）