結(jié)合實際，淺談建設和運用神華集團法律事務管理信息系統(tǒng)的認識

【摘要】隨著神華事業(yè)發(fā)展規(guī)模逐年擴大，經(jīng)濟活動日益增多，同時面對競爭日益激烈，企業(yè)經(jīng)營的法律環(huán)境日益復雜，實施有效的法律事務管理，建立法律事務管理體系，全面、系統(tǒng)、科學地識別、分析、控制法律風險是當務之急。神華法律事務管理信息系統(tǒng)通過八大模塊的建設和運用，保證了合同訂立、合同履行、審批權(quán)限、招投標及糾紛處理等過程合法合規(guī)，提高了合同審批效率和履行效率，提高了合同簽訂的法律效力，提高了合同招投標工作質(zhì)量，提高了訴訟的時效性，同時也普及了法律法規(guī)知識及掌握了解決各種糾紛的方式方法，通過“管控—風險—監(jiān)管”為核心的管理體系，保障了企業(yè)戰(zhàn)略的高效實施。

【關(guān)鍵詞】結(jié)合實際；建設和運用；法律事務管理信息系統(tǒng)；認識

一、概述

神華集團法律事務管理信息系統(tǒng)經(jīng)北京慧點公司的組織建設已進入上線推廣運用階段，該系統(tǒng)具有強大功能性、管理規(guī)范化、管理手段現(xiàn)代化和高效快捷的特性，是神華SH217工程項目的一個子項目，涵蓋個人辦公、合同管理、授權(quán)管理、用印管理、糾紛管理、證照管理、商標管理及法律知識庫八大模塊，實現(xiàn)了與基礎(chǔ)軟件平臺的統(tǒng)一身份集成、待辦集成和集團OA系統(tǒng)的集成。該系統(tǒng)用戶覆蓋所有二、三級子（分）公司，并實現(xiàn)了總部和二級單位之間、與SH217工程ERP項目的貫通，在全集團建立了一套符合自身發(fā)展需求的法律事務管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了對各項法律事務工作全生命周期的在線管理，為各級管理者的決策提供了強有力的信息支撐。

通過“合同管理”模塊，可進行合同訂立、合同履行、合同更新、合同統(tǒng)計及標準文本等系統(tǒng)操作，保證了合同訂立和合同履行階段合法合規(guī)，提高了合同審批效率和合同履行效率；通過“糾紛管理”模塊，可進行糾紛申報、方案審批、訴訟過程、糾紛執(zhí)行及糾紛結(jié)案等系統(tǒng)操作，保證了合同糾紛處理程序合法合規(guī)，提高了訴訟時效性；通過“授權(quán)管理”模塊，可進行授權(quán)申請、授權(quán)審核、授權(quán)書制作、授權(quán)書領(lǐng)取及授權(quán)期限提醒等系統(tǒng)操作，保證了合同審批權(quán)限和法人資格的合法合規(guī)，提高了合同簽訂的法律效力；通過“招投標管理”模塊，可進行招標計劃、招標資料報批、招標實施監(jiān)控、評標人審核及評標結(jié)果備案等系統(tǒng)操作，保證了招投標全過程的嚴謹、科學、合法合規(guī)，提高了合同招投標工作質(zhì)量及效率；通過“法律知識庫”模塊，經(jīng)法律遠程培訓平臺、法律知識管理平臺及案例管理分析平臺等提高法律法規(guī)知識及掌握解決各種糾紛的方式方法。

二、建設和運用法律事務管理信息系統(tǒng)的重要意義

在經(jīng)濟全球化的背景下，競爭日益激烈，企業(yè)經(jīng)營的法律環(huán)境日益復雜。隨著神華事業(yè)的發(fā)展壯大，經(jīng)濟活動不斷增加，實施有效的法律事務管理，建立法律事務管理體系，全面、系統(tǒng)、科學地識別、分析、控制法律風險是當務之急。通過實踐已證明法律事務管理信息系統(tǒng)運用信息化手段，把企業(yè)內(nèi)部相對分立的合同立項、相對方、預算信息、標準文本、合同審核、授權(quán)管理、用印管理、合同執(zhí)行、糾紛管理等相關(guān)管理工作和與法務相關(guān)的招投標管理、證照管理、商標管理、法律知識庫等進行整合于法律事務管理平臺，保證了企業(yè)經(jīng)營風險管理的要求。通過“管控—風險—監(jiān)管”為核心的管理體系保障了企業(yè)戰(zhàn)略的高效實施。

三、法律事務管理信息系統(tǒng)在實際運用中的效果

神華準能公司通過幾年來的具體運用，對企業(yè)經(jīng)營風險管理效果明顯。隨著煤炭開采、鐵路運輸、矸石發(fā)電、循環(huán)經(jīng)濟一體化的發(fā)展，公司生產(chǎn)任務和基本建設工作量逐年增加，公司的合同數(shù)量和標的額都不斷增多，加強經(jīng)營活動風險管理顯得非常重要，我們采用法律風險防范信息化手段，通過系統(tǒng)網(wǎng)上全程審核批辦合同事宜，加強簽訂合同的過程控制，嚴格按照洽談單位提交審查→業(yè)務審查→價格審查→法律審查→公司領(lǐng)導批準五個流程進行，嚴格根據(jù)合同的價款和涉及的業(yè)務規(guī)定審批權(quán)限，加強合同履行過程中的監(jiān)管，保證及時、全面、適當履行合同。采取了“建章建制”、“規(guī)范流程，明確每個環(huán)節(jié)的完成時限”、“運用合同管理系統(tǒng)軟件，采用信息化管理手段”和“定期考核獎罰和問責制”四項舉措，收到了明顯的效果，有效地避免和減少了合同風險，近三年來，經(jīng)合同審批系統(tǒng)流程審查后的合同沒有出現(xiàn)大的合同糾紛，取得了預期實效。

四、深化對建設和運用法律事務管理信息系統(tǒng)的認識和理解

針對神華法律事務管理信息系統(tǒng)的上線推廣工作，我們要不斷深化對建設和運用該系統(tǒng)的認識和理解，精心組織，扎實推進，鞏固成果，強化應用，充分發(fā)揮法務系統(tǒng)的作用，最終把法律事務信息化管理平臺建成一個先進的、完整的、高效的、統(tǒng)一的，具有神華特色的法律事務信息化管理平臺，通過“管控-風險-監(jiān)管”體系，使合同簽訂和合同履行合法合規(guī)，保證合同質(zhì)量，提高合同履行效率，完善合同管理工作，有效降低合同風險。

五、結(jié)語

該系統(tǒng)通過項目實施，統(tǒng)一梳理并制定了法律相關(guān)的規(guī)章制度；通過引入全生命周期管理理念，加強事中和事后的監(jiān)控；通過引入控制流程，加強審核要素的審批，降低合同管理風險；通過新建、審核過程留痕及友好的用戶交互，提升了審核效率。以上是筆者對建設和運用神華法律事務管理信息系統(tǒng)的認識，希望通過該系統(tǒng)的推廣運用推動神華法律事務管理工作邁上新的發(fā)展平臺，進入更高的發(fā)展境界，同時也希望該系統(tǒng)推廣至其他企業(yè)。

參考文獻

[1]慧點科技法律事務管理

[2]郭新，李浩.神華能源股份公司法律事務管理體系的重構(gòu).北京

[3]郭妍.統(tǒng)一用戶管理系統(tǒng)開發(fā)與設計[D].南昌大學，2010年

作者簡介

趙文麗（1965-），女，吉林省吉林市人，中共黨員，高級經(jīng)濟師，現(xiàn)在神華準格爾能源有限責任公司設備維修中心企管部工作。