試論檔案管理的規(guī)范化和結(jié)構(gòu)模型

【摘要】本文主要研究探討了檔案管理規(guī)范化及結(jié)構(gòu)模型化等問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；結(jié)構(gòu)模型

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前檔案管理工作的現(xiàn)狀主要分為以下幾點(diǎn)，這些問題會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理的安全，要明確這些存在的問題，在實(shí)際的工作中要盡可能避免這些問題，有助于檔案管理工作的健康發(fā)展。

1.很多檔案長(zhǎng)時(shí)間積壓、堆放混亂，很多整理過的檔案也存在分類排列不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的管理工作。

2.管理檔案的工作人員流動(dòng)性很大，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握也不充分，勝任不了新時(shí)期的檔案管理工作。

3.有很多早期的檔案出現(xiàn)蟲蛀、破損、霉變等現(xiàn)象。

4.有些檔案資料存放在個(gè)人手中，到期的檔案也不能及時(shí)的交還回檔案室。

5.對(duì)借閱的登記工作不規(guī)范，有效利用檔案的效果較差。

6.一些檔案室的環(huán)境條件較差、設(shè)施陳舊，缺少防潮、防火、防塵的措施。

二、檔案管理規(guī)范化的重要性及研究

（一）檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案是一個(gè)單位能否健康發(fā)展的重要因素，隨著時(shí)代的快速進(jìn)步，檔案的管理工作也更為重要，受到社會(huì)各界的重視。要想使檔案工作適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的腳步，做好檔案管理的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要條件。檔案對(duì)單位的各種決策、提議都提供了有價(jià)值的依據(jù)，檔案管理的規(guī)范化能為今后檔案的使用提供方便，對(duì)單位的信息采集起到的巨大的作用，發(fā)揮出了檔案的最大貢獻(xiàn)。

（二）檔案工作的規(guī)范是檔案管理中的一個(gè)重要問題，在處理好硬件建設(shè)的過程中也要處理好文書的工作，雖然檔案工作和文書工作是兩個(gè)截然不同的任務(wù)，但是兩者之間卻有著息息相關(guān)的聯(lián)系。所以要加強(qiáng)系統(tǒng)的思維，建立檔案工作和文書工作同行的規(guī)范化指導(dǎo)思想。

1.檔案管理規(guī)范化的前提工作是公文制發(fā)

公文經(jīng)過轉(zhuǎn)化才演變?yōu)榻裉斓臋n案，所以在公文制發(fā)中一定要妥善處理好規(guī)范化的問題，為提高檔案的總體質(zhì)量以及實(shí)施規(guī)范化的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。①公文用紙的質(zhì)量要符合標(biāo)準(zhǔn)，紙的尺寸、規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范。②制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)是否符合審批標(biāo)準(zhǔn)，公文的標(biāo)題是否準(zhǔn)確無誤，抄送單位和主送單位是否準(zhǔn)確，其落款同公文是否相同。③公文的使用文種要合理、格式也要規(guī)范，文中不能出現(xiàn)簡(jiǎn)稱以及不規(guī)范的字，這樣做有利于標(biāo)準(zhǔn)化檢測(cè)手段的實(shí)施。④公文上的字跡要清晰牢固，不僅是公文還是各種報(bào)表、記錄、批注，都不能使用容易褪色的筆，要保證字跡的清晰明了有利于長(zhǎng)久保管。

2.檔案管理規(guī)范化的保證是提高檔案的質(zhì)量

通過很多的實(shí)踐證明了，影響檔案價(jià)值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷裝訂質(zhì)量和立卷方法則成為影響檔案工作規(guī)范化的主要因素。所以在檔案管理規(guī)范化的工作中，首先要重視案卷裝訂方面的質(zhì)量問題，其次重視解決立卷方法上的問題，這樣做有利于檔案的規(guī)范化管理。

3.檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵內(nèi)容是“以我為主”的歸檔原則

檔案管理規(guī)范化的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理利用價(jià)值的最大程度，而實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵就在于“以我為主”的立卷歸檔工作?！耙晕覟橹鳌痹瓌t就是指文件以本單位形成的文件為主，這不僅是我國歸檔工作中堅(jiān)持的一條原則同時(shí)也是有效推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的一條重要原則。它要求我們?cè)趫?zhí)行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)之上解決好以下三個(gè)問題：①在堅(jiān)持執(zhí)行“以我為主”原則的前提上，要維護(hù)全宗的完整性。②明確立卷歸檔中的重點(diǎn)以及合理的分工。要在《以我為主》的原則下明確立卷歸宗的重點(diǎn)方向，工作中要特別注意在內(nèi)容形式上有很都相同點(diǎn)的文件，降低檔案管理中的重復(fù)率，整體提高檔案利用的效果。③要把握好文件立卷歸檔的時(shí)效性，對(duì)現(xiàn)行階段任務(wù)的可以進(jìn)行立卷歸檔，但是對(duì)沒有完成的則不能立卷歸檔，否則就會(huì)造成檔案管理的混亂。

三、檔案管理的結(jié)構(gòu)模型

檔案的結(jié)構(gòu)從模型上分析是比較繁瑣的，并且隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展越來越復(fù)雜，特別是出現(xiàn)了電子文件，導(dǎo)致載體和檔案信息既能組合又可以分解，所以檔案的結(jié)構(gòu)構(gòu)成必須要考慮到載體和信息這兩個(gè)方面。

可以將A表示檔案，I表示文件載體所承載的信息量，C表示文件的載體，+表示文件信息和載體的和，F(xiàn)表示整理的方法和原則：A=F（C+I），這個(gè)公式可以看出，依照特定的原則將信息和載體進(jìn)行組合生成的就是檔案，它的含義可以從下面幾個(gè)方面進(jìn)行理解：

1.公式中的F是一種法則，F(xiàn)法則將文件信息和實(shí)體的組合轉(zhuǎn)換為科學(xué)意義上的檔案，F(xiàn)為文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本原則，是指文件信息和實(shí)體的整理原則。在檔案實(shí)踐的過程中，整理原則發(fā)生過幾次特別重大的改革：從最初的序列原則到事由原則，在發(fā)展為后來的來源原則和自由來源原則，再到上世紀(jì)90年代主、客體全宗的理論，這些都是對(duì)檔案管理工作的探究?？梢钥闯?，整理的原則隨著檔案的發(fā)展和人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)的變化而變化，其中新的內(nèi)涵也越來越多。

檔案的整理是檔案實(shí)踐的重要內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的過程中，檔案的整理工作使雜亂的文件有了結(jié)構(gòu)的特征，因此F并不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，而是檔案整理的基本方法和原則。

2.公式中的C+I對(duì)于電子文件檔案的實(shí)踐有著非常重要的作用。對(duì)于以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的實(shí)踐活動(dòng)中，C+I可以用一個(gè)字母來表示，文件的信息和載體是不可分割的，信息相對(duì)于載體。但是從《中國檔案分類法》出臺(tái)之后，對(duì)傳統(tǒng)的文件結(jié)構(gòu)和整理方式提出了挑戰(zhàn)。《中國檔案分類法》不能用在檔案館的實(shí)體分類中，因?yàn)樗⒉皇菍?duì)檔案的分類方法，而是對(duì)檔案信息的組織方法，所以人們第一次了解到檔案實(shí)體和信息的組織是可以分開的，也正是這個(gè)原因在上世紀(jì)80年代后的檔案管理教程中就把檔案分為文件信息和文件載體兩大部分，因此檔案的分離也就變?yōu)樾畔⒎诸惡蛯?shí)體分類。

3.公式A=F（C+I）表達(dá)除了檔案館中紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)組成，還具有廣泛的適用性，但也可以出現(xiàn)幾種異化形式，而且對(duì)應(yīng)著檔案實(shí)踐工作中的特殊情況，這個(gè)問題一直都沒有一個(gè)合理的解釋。在檔案學(xué)的教材中，一方面強(qiáng)調(diào)沒有整理過的文件就不算是檔案，而另一方面又強(qiáng)調(diào)只要文件經(jīng)過歸檔進(jìn)入檔案館就成為檔案，那么一些被征集到檔案館但是沒有經(jīng)過整理的是稱為文件還是稱為檔案呢？依照條件能夠看出，沒經(jīng)過整理的是文件，可同時(shí)它又是檔案館的業(yè)務(wù)之一，而且這個(gè)活動(dòng)是叫檔案征集而不是文件征集，在檔案的教材中也將這個(gè)問題安排在檔案工作的收集環(huán)節(jié)，因此形成悖論，檔案結(jié)構(gòu)模型的異化形式可以解釋這個(gè)問題。

4.可以看出公式A=F（C+I）概括了通常檔案結(jié)構(gòu)的基本模型，公式中的F表示將文件轉(zhuǎn)換為檔案的原則和方法，具有很獨(dú)特的時(shí)代特征。檔案的整理從序列原則、事由原則、來源原則以及出現(xiàn)電子文件之后提出的新原則，這些都代表了F的時(shí)代特征，而且隨著檔案工作的健康發(fā)展，將來F還會(huì)有新的定義。