淺究當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的問題及解決對策

【摘要】現(xiàn)今事業(yè)單位的改革日益深化，改革的成果也非常顯著。但在事業(yè)單位的改革進(jìn)程中一定要保證檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作與人事管理密切相關(guān)，是管理好單位人才的基礎(chǔ)和根本。但對我國現(xiàn)今的檔案管理水平進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，我國的檔案管理工作仍存在許多缺陷和不足，筆者將這諸多問題進(jìn)行了總結(jié)，然后制定了行之有效的解決措施，對以后的事業(yè)單位檔案管理工作有積極的意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；對策分析

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是工作的重中之重，它的地位好比是單位的人才庫，要想充分發(fā)揮人才的力量就必須進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)密檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位的管理者沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。檔案管理工作的質(zhì)量關(guān)乎著事業(yè)單位的各項(xiàng)工作能否順利進(jìn)行，也關(guān)乎著單位工作效率的提高和優(yōu)秀人才的招納?？墒菍?shí)際進(jìn)行檔案管理工作時，許多工作人員往往無法在真正意義上意識到檔案管理的重要性，主要是因?yàn)闄n案管理工作無法在短期內(nèi)取得經(jīng)濟(jì)效益，領(lǐng)導(dǎo)者自然也缺乏足夠的重視，多種因素導(dǎo)致檔案管理在實(shí)際管理中無法真正發(fā)揮作用。

（二）從事檔案管理工作的工作人員素質(zhì)有待提升。結(jié)合上面的敘述，我們知道事業(yè)單位對檔案管理的重視很缺乏，因此在工作人員安排上，也多為薪資較低的臨時工，這自然無法使工作人員樹立高度的職業(yè)責(zé)任感，再加之單位方面又未進(jìn)行科學(xué)的引導(dǎo)和培訓(xùn)，更沒有適當(dāng)?shù)募顧C(jī)制，這便無法有效激發(fā)工作人員的工作積極性。

（三）事業(yè)單位的各種檔案無法及時更新。在事業(yè)單位中檔案更新的不及時也是較普遍出現(xiàn)的問題。導(dǎo)致這種問題的根源是離休人員和新檔案整理工作缺乏時效性，這些問題無法進(jìn)行高效、及時的解決，后續(xù)的工作獎無法順利進(jìn)行。在實(shí)際的檔案管理工作中，常常出現(xiàn)的死檔和廢檔現(xiàn)象，其主要原因就是檔案的交接工作不夠及時、科學(xué)，這不僅極大的影響了工作效率，還提高了以后各項(xiàng)工作開展的難度。

（四）缺乏完善的制度約束。現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案管理工作往往不夠規(guī)范，這主要是因?yàn)闄n案管理工作比較繁雜，各部門的工作人員也不夠重視，因此沒有投入足夠的時間和精力對制度進(jìn)行完善。長此以往，便會影響管理工作的質(zhì)量，使管理工作不僅無效率可言，還沒有規(guī)范性，這便無形中提高了管理成本。因此必須早日規(guī)范檔案管理制度，并將管理制度貫徹落實(shí)到實(shí)際工作中，最終一定能有效降低管理成本。

（五）事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的方式需要改進(jìn)。信息化社會的發(fā)展，技術(shù)的不斷進(jìn)步，已使互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開始應(yīng)用于各行各業(yè)，因此事業(yè)單位也要積極引入新技術(shù)。但現(xiàn)今傳統(tǒng)模式的適用范圍仍較廣，有些單位甚至使用手工錄入的方式進(jìn)行管理，這使檔案管理的質(zhì)量和效率都無法保證。

二、事業(yè)單位檔案管理問題的對策

（一）事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和各個工作人員要給予檔案管理工作足夠的重視。領(lǐng)導(dǎo)者要首先意識到檔案管理工作在降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益方面的重要作用，同時做好檔案管理工作也是引進(jìn)優(yōu)秀人才的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)重視這些工作，才能督促工作人員做好具體的管理。檔案管理人員還需要進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，增加其專業(yè)知識，并要實(shí)行科學(xué)的按勞計(jì)酬、按質(zhì)計(jì)酬，并建立健全獎懲制度，通過多種方式來激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的工作人員也要不斷提高自己的專業(yè)水平和工作責(zé)任感。

（二）要保證管理檔案具有一定的時效性。在各個事業(yè)單位，尤其是經(jīng)營規(guī)模比較大的事業(yè)單位，經(jīng)常會發(fā)生人事變動，這不僅增加了檔案管理工作的工作量，也增加了檔案更新工作的難度。對于頻繁的人事變動，從事檔案管理的工作人員要立即對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的更新，并對檔案庫進(jìn)行完善。否則這些工作累積下去，將造成更大的工作難度，影響到檔案管理的工作效率。

（三）要不斷完善有關(guān)制度。實(shí)際工作證明，在事業(yè)單位內(nèi)部推行任何一項(xiàng)科學(xué)的制度，都能有效的提高工作頻率，因此在檔案管理工作中也要有嚴(yán)格的制度約束。通過上論述我們知道檔案管理工作中出現(xiàn)各種問題的重要原因也是制度的不規(guī)范性。因此，事業(yè)單位開展檔案管理工作時，一定要結(jié)合社會發(fā)展現(xiàn)狀和單位自身情況不斷健全檔案管理制度，這樣才能使各項(xiàng)政策得到很好的貫徹落實(shí)，真正提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）高效利用已建好的檔案庫?，F(xiàn)今的檔案管理工作要高效利用已建好的信息資源庫，并將信息準(zhǔn)確匯報給部門領(lǐng)導(dǎo)。提高檔案庫中各種信息資源利用的效率是進(jìn)行檔案管理工作的主要目標(biāo)，所以要不斷促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，以提高工作效率。檔案管理工作要充分發(fā)揮其價值，這樣才會引起領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的重視，單位也才會投入更多的人力、物力來完善檔案管理工作。檔案管理的工作人員才會有工作的動力，以更飽滿的熱情投入檔案管理工作。

（五）在檔案管理工作中，需要積極的引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備。在時代飛速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)在突發(fā)猛進(jìn)的進(jìn)步，那么事業(yè)單位也需要緊跟社會發(fā)展的潮流，積極的將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備引用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率得到提高的目的。我們可以預(yù)見的是，檔案管理必將會朝著電子檔案的方向發(fā)展。只有緊跟時代潮流，才可以將檔案管理的作用更好的發(fā)揮出來。

（六）事業(yè)要充分發(fā)揮檔案管理工作的多方面優(yōu)勢。如果事業(yè)單位的檔案管理工作做好了是可以發(fā)揮多方面的優(yōu)勢的，我們要盡可能的將這些優(yōu)勢都發(fā)揮出來，以充分發(fā)揮其價值。第一要對各項(xiàng)檔案信息資料進(jìn)行全方位的開發(fā)。存儲的信息資源量是檔案管理工作價值的體現(xiàn)，所以要保證管理的質(zhì)量，以使信息資源能得到高效的利用。第二，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。高質(zhì)量的檔案管理工作能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，有助于領(lǐng)導(dǎo)做出英明的決策，例如提供員工個人發(fā)展史等。第三，要最大程度的實(shí)行檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。檔案管理工作不僅能提高工作的效率，降低管理成本，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益最大化的實(shí)現(xiàn)；還能使單位的形象有所提高，在社會上的地位更高，提高單位的社會效益，這也能間接的激發(fā)員工的積極性、創(chuàng)造性和職業(yè)認(rèn)同感。

三、結(jié)語

綜合本文論述，我們知道檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有極大的促進(jìn)意義，可是現(xiàn)今的很多事業(yè)單位都沒有給予檔案管理工作應(yīng)有的重視，各個工作人員都沒有真正意識到檔案管理工作對單位發(fā)展的積極作用。本文筆者提出了一系列的解決措施，希望能對以后事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定的借鑒，能讓檔案管理工作發(fā)揮其積極的促進(jìn)作用。

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