抓規(guī)范 樹形象 促提高 提升檔案工作新水平

冀學光

近年來，大興區(qū)檔案局緊緊圍繞全區(qū)中心工作，以檔案資源建設(shè)為核心，檔案信息化建設(shè)為重點，加強檔案法制建設(shè)，抓規(guī)范、樹形象、促提高，加強各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，突出工作重點，各項工作取得新成績，檔案工作又上新臺階。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，強化保障，營建檔案工作良好氛圍

搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時代發(fā)展的需要，也是做好檔案工作的需要。我們充分發(fā)揮主觀能動性積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與支持。一是積極向區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府等部門匯報檔案工作。區(qū)人大副主任劉志茹，區(qū)委常委、宣傳部長姜澤廷，副區(qū)長王榮彬先后到我局（館）進行調(diào)研，聽取工作匯報，詳細了解檔案工作存在的困難和問題。針對目前區(qū)檔案館檔案庫房緊張，檔案無處存放的問題，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在多方溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，做出批示，為我局協(xié)調(diào)了1800平方米的周轉(zhuǎn)辦公用房，并投入資金215萬元進行裝修改造，目前已裝修改造完畢。二是積極爭取將鎮(zhèn)村級檔案工作納入基層組織建設(shè)“五個好”創(chuàng)建考核體系，并將區(qū)檔案局列入“五個好”創(chuàng)建成員單位，在考核評比體系中檔案工作占2個分值。三是進一步強化檔案工作的監(jiān)督管理，加大各單位對檔案管理工作的重視程度，經(jīng)過多方溝通和努力，區(qū)委、區(qū)政府將檔案工作納入全區(qū)績效考核范圍，在《大興區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處及區(qū)直單位科學發(fā)展績效考核內(nèi)容及考核任務(wù)分工表》中增加了對檔案管理工作制度建設(shè)及落實情況的考核內(nèi)容，在考核責任單位中增加了大興區(qū)檔案局。

二、加大宣傳力度，不斷提升檔案部門形象

宣傳工作是檔案事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的發(fā)展離不開好的外部環(huán)境，積極開展檔案宣傳工作，是增強社會檔案意識、擴大檔案工作社會影響力、推動檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑；加強檔案宣傳工作同時也是創(chuàng)造好的輿論環(huán)境，提升檔案部門形象，提高檔案工作社會認知度的重要舉措。大力加強宣傳工作，積極在提高宣傳工作質(zhì)量、效率上想辦法、下功夫，較好地發(fā)揮了宣傳工作的職能作用，宣傳模式不斷創(chuàng)新，宣傳渠道更為拓展，宣傳形式更加豐富，宣傳效果顯著提高，促進了各項工作的深入開展。一是確定宣傳重點，充分利用廣播、電視、報刊等宣傳媒體，對重要工作、重大活動、重要會議進行采訪宣傳和報道，擴大檔案工作的影響力。二是積極向市、區(qū)各新聞媒體和信息部門投稿，及時反映全區(qū)檔案工作動態(tài)和工作成果。采取五項措施加強信息宣傳工作：研究制定《信息宣傳工作管理辦法》，建立信息員工作隊伍，進一步完善信息工作管理方式、方法；每年研究制定信息宣傳工作機制，明確全年信息工作任務(wù)及各科室信息員工作職責，信息編寫、報送要求，計分評比及獎勵辦法；定期對信息撰寫、報送情況進行統(tǒng)計，定期召開信息宣傳工作會議，通報信息宣傳工作情況，交流信息宣傳工作經(jīng)驗，解決工作中存在的問題；把基層立檔單位檔案工作信息報送情況列入對各單位檔案工作的考評內(nèi)容，激勵和調(diào)動各立檔單位的積極性；加強與市、區(qū)信息部門的聯(lián)系和溝通，采取“請進來”和“走出去”的方式，請專業(yè)人員對信息宣傳工作進行指導(dǎo)，提高信息撰寫的質(zhì)量和刊稿數(shù)量。三是充分利用網(wǎng)絡(luò)資源開展檔案法制宣傳。在網(wǎng)上開辟檔案法制宣傳欄目，以通俗易懂的圖文形式刊出與檔案工作聯(lián)系緊密、實用性強的檔案小知識、檔案法律法規(guī)知識、檔案違法案例等，增強社會公眾對檔案、檔案工作及檔案法律法規(guī)知識的認識，提高檔案法制宣傳的效果。四是鼓勵社會力量積極參與檔案宣傳工作。聘請區(qū)內(nèi)6名業(yè)余作家為名譽館員，通過他們從不同視角宣傳檔案館藏、宣傳檔案知識、宣傳檔案工作，展示我區(qū)檔案工作發(fā)展建設(shè)成果。邀請他們參加“檔案館日”宣傳活動，定期組織開展宣傳館藏為主要內(nèi)容的座談、交流活動；五是在宣傳內(nèi)容上下功夫，集中宣傳群眾感興趣、普遍關(guān)注的檔案資料上來。積極與大興報社合作，在《大興報》文化板塊開辟“檔案里的故事”專欄，用新的方式講故事，以新的方法用檔案，使群眾通過通俗易懂的故事形式了解檔案資料中記錄的歷史事件。六是加大檔案專業(yè)期刊和報刊的征訂力度，發(fā)揮檔案宣傳主陣地的作用。檔案專業(yè)刊物是宣傳檔案工作、宣講檔案業(yè)務(wù)知識、反映檔案工作動態(tài)、開展理論研究的主陣地，是基層檔案工作者獲取信息、學習業(yè)務(wù)知識最直接的渠道。宣傳推廣檔案專業(yè)期刊，也是檔案業(yè)務(wù)工作的需要。為抓好檔案專業(yè)刊物的征訂工作，將征訂工作任務(wù)分解落實到局內(nèi)各科室，人人都做征訂員、宣傳員。為確保征訂數(shù)量將征訂工作列入檔案執(zhí)法檢查加分項目。

三、強化檔案執(zhí)法檢查，有效提高檔案工作管理水平

開展檔案行政執(zhí)法檢查是深入宣傳貫徹實施《檔案法》，實現(xiàn)依法治檔，提高檔案科學管理水平的重要手段。加大執(zhí)法宣傳力度，認真部署執(zhí)法檢查，是做好檔案行政執(zhí)法檢查工作的關(guān)鍵。為此我們堅持依法加大檔案行政執(zhí)法的工作力度，嚴格執(zhí)法程序，規(guī)范執(zhí)法行為，明確執(zhí)法標準，開展檔案行政執(zhí)法檢查工作，真正樹立起檔案執(zhí)法主體的權(quán)威和地位，用法制手段切實解決檔案事業(yè)發(fā)展的重點、難點問題，提高了各單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案法制意識，使之從思想和行動上真正重視了檔案工作，有效提高了各單位的檔案管理水平。一是切實加強檔案法制機構(gòu)和執(zhí)法隊伍建設(shè)。設(shè)置專門的法制工作機構(gòu)和人員，為提高行政執(zhí)法工作水平，不斷完善檔案法制網(wǎng)絡(luò)，建立檔案執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員和執(zhí)法人員臺賬，目前我局有檔案執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員105人，執(zhí)法人員21人，執(zhí)法人員全部取得執(zhí)法證件。建立檔案行政執(zhí)法員和執(zhí)法聯(lián)絡(luò)員培訓、考核制度，定期組織法律法規(guī)專業(yè)知識培訓。二是從規(guī)范行政執(zhí)法行為入手，切實樹立起檔案執(zhí)法人員形象。檔案執(zhí)法人員在進行檔案行政執(zhí)法檢查時必須統(tǒng)一著裝、穿皮鞋、戴領(lǐng)帶、統(tǒng)一佩戴標志牌。執(zhí)法人員統(tǒng)一著裝是讓執(zhí)法相對人能夠感覺到檔案行政執(zhí)法部門的莊嚴、統(tǒng)一和規(guī)范，“制服”還能體現(xiàn)執(zhí)法的力度與剛性，有利于隊伍的統(tǒng)一管理。檔案執(zhí)法標志牌代表檔案行政管理部門，可以展示檔案行政管理部門的執(zhí)法權(quán)。三是嚴格檢查標準和執(zhí)法程序，樹立檔案行政執(zhí)法部門的權(quán)威和地位。每年根據(jù)執(zhí)法檢查情況對執(zhí)法檢查標準進行細化和補充，在檢查標準中明確列出各立檔單位接受執(zhí)法檢查的態(tài)度以及領(lǐng)導(dǎo)參與檢查情況的評分標準；檢查前排出各單位接受檢查時間表，并印發(fā)正式檢查通知，明確要求接受檢查單位必須有主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)參加。檢查過程中嚴格按照單位自查、實地檢查、反饋意見、整改復(fù)查、總結(jié)通報、查處檔案違法案件六個階段進行。執(zhí)法檢查時各組均由副局長帶隊，執(zhí)法檢查人員每次不少于二人，并同時出示執(zhí)法證證件，執(zhí)法檢查文書嚴格履行簽字手續(xù)，并以電子版打印的書面形式反饋給被檢查單位保留。嚴格履行上述程序加大了檔案執(zhí)法檢查的力度，同時很好地樹立了檔案執(zhí)法部門的權(quán)威。四是借力聯(lián)合執(zhí)法、整體推進。檔案部門屬于弱勢部門，執(zhí)法力度不如強勢部門，要加大執(zhí)法檢查力度不太容易，為此我們邀請上級檔案行政管理部門和區(qū)人大、區(qū)政協(xié)、區(qū)法制辦領(lǐng)導(dǎo)共同對鎮(zhèn)、村、街道、社區(qū)以及大的系統(tǒng)單位進行檢查，引起基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的共同重視，促進檔案工作整體推進。endprint

四、創(chuàng)新思路，規(guī)范管理，扎實推進檔案數(shù)字化建設(shè)

為實現(xiàn)館藏檔案的信息化管理，我市實施了檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，大力推進館藏檔案數(shù)字化工作。在檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中明確提出了到“十二五”末，區(qū)縣檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化達到50%的目標要求。2012年以來我局將檔案數(shù)字化工作作為局（館）首要任務(wù)抓緊抓好。積極探索，創(chuàng)新思路，采取先進的工作方法，扎扎實實推進檔案數(shù)字化建設(shè)。2012年12月1日館藏檔案數(shù)字化一期項目啟動，到2013年12月結(jié)束，歷時一年，共完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化34587卷、7702件，共計400萬頁。質(zhì)量符合北京市《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，數(shù)字化率已達到“十一五末”館藏檔案數(shù)量的42%。目前館藏檔案數(shù)字化二期項目也已正式啟動。

開展檔案數(shù)字化工作，人才隊伍是關(guān)鍵，檔案數(shù)字化工作不僅涉及信息技術(shù)問題，而且更多地涉及檔案業(yè)務(wù)問題，由信息科牽頭從檔案管理科和信息科兩個科室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干專門負責數(shù)字化工作。為確保數(shù)字化工作順利開展，局領(lǐng)導(dǎo)專門組織有關(guān)人員到數(shù)字化工作做得好的區(qū)縣進行廣泛調(diào)研，結(jié)合本館實際，制定了大興區(qū)檔案館檔案數(shù)字化整體工作方案，決定走市場化運作的路線，采取市場招投標的方式，充分利用社會力量完成區(qū)檔案館數(shù)字化加工工作。解決了我局（館）人員和技術(shù)力量不足的問題，同時方便管理，保證了檔案數(shù)字化加工的速度，提高了工作質(zhì)量，使檔案數(shù)字化加工工作有序開展。標準規(guī)范的管理，是檔案數(shù)字化建設(shè)不可或缺的必要條件。為了避免工作的隨意性，嚴把質(zhì)量關(guān)，按照北京市數(shù)字化掃描工作相關(guān)規(guī)范和標準，我們秉著科學、可靠和可行的原則進行細化和補充。在檔案數(shù)字化工作開展過程中，我們根據(jù)實際情況，針對不同的工作崗位，制定一系列工作制度，用標準和制度來規(guī)范和指導(dǎo)工作。在對館藏檔案進行數(shù)字化加工前，摸清館藏情況，針對不同檔案情況，理清思路，制訂方案，為了把檔案數(shù)字化成果早日應(yīng)用到實際工作中，我們優(yōu)先對貼近民生、利用率高的婚姻檔案、招工檔案進行數(shù)字化。在館藏檔案數(shù)字化掃描加工過程中，制定了嚴謹科學的檔案數(shù)字化加工處理工序，制定了嚴格的檔案保密制度、檔案數(shù)字化工作制度，嚴格對工作人員進行政審，采取工作人員持牌上崗，安裝監(jiān)控設(shè)備，詳細辦理出入庫手續(xù)等措施，保證了實體檔案在數(shù)字化加工過程中的安全、完整。同時返聘局（館）退休熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員進行先期培訓后，對數(shù)字化過程中的目錄校對、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等逐條逐頁進行質(zhì)檢。要求數(shù)字化公司及時對合格數(shù)據(jù)一式三份進行備份，保證檔案目錄數(shù)據(jù)的正確性、圖像與目錄掛接的準確性、數(shù)據(jù)存放的安全性，確保了檔案數(shù)字化質(zhì)量。

作者單位：北京市大興區(qū)檔案局endprint