發(fā)揮業(yè)主主導(dǎo)作用 規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

尹 路 馬 樑 周俞華

（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇宜興，214200）

江蘇宜興抽水蓄能電站（以下簡稱電站）是國家重點(diǎn)能源建設(shè)項(xiàng)目和江蘇省“十五”期間重點(diǎn)工程。由華東宜興抽水蓄能有限公司（以下簡稱公司）負(fù)責(zé)建設(shè)和運(yùn)營管理。電站工程于2003年8月19日正式開工建設(shè)，2008年12月1日四臺機(jī)組全部建成并投入商業(yè)運(yùn)營，工程總投資42.18億元人民幣。電站工程榮獲國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程、中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎和中國建設(shè)工程魯班獎（國家優(yōu)質(zhì)工程）稱號。電站建設(shè)期間，公司在項(xiàng)目檔案管理方面充分發(fā)揮業(yè)主的主導(dǎo)作用，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步開展，將檔案工作滲透到工程建設(shè)的各個層面和環(huán)節(jié)，為電站全過程精細(xì)化管控、工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)、管理和技術(shù)創(chuàng)新等工作作出了重要貢獻(xiàn)，項(xiàng)目檔案工作也榮獲國家檔案局首批全國建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程稱號。

一、明確目標(biāo)，充分發(fā)揮項(xiàng)目業(yè)主的主導(dǎo)作用

電站開工前，公司就提出了“創(chuàng)建精品檔案，服務(wù)電站工程”的檔案工作總目標(biāo)，把業(yè)主對工程建設(shè)的主導(dǎo)作用引入項(xiàng)目檔案管理。一是及時向省檔案局呈報(bào)《重大工程項(xiàng)目檔案管理登記表》，確保項(xiàng)目檔案管理得到上級主管部門的支持和指導(dǎo)；二是在工程招標(biāo)階段就在合同招標(biāo)文件中確定歸檔要求，簽訂的正式合同中均有專門條款規(guī)定了工程檔案要求和歸檔責(zé)任；三是在主體承包商進(jìn)點(diǎn)時，制定下發(fā)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法及實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理措施；四是在主體工程開工后，立即組織召開檔案管理專題會，統(tǒng)一規(guī)劃項(xiàng)目檔案管理工作，明確各方的管理職責(zé)和內(nèi)容，初步構(gòu)建了業(yè)主主導(dǎo)、統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)配合的一體化項(xiàng)目檔案管理格局。

二、制度先行，以程序化文件體系規(guī)范項(xiàng)目檔案工作

公司運(yùn)用現(xiàn)代項(xiàng)目管理理念，嚴(yán)格按照國網(wǎng)新源控股有限公司的標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，以HF14000和IS09000標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，主動探索和創(chuàng)新出水電工程項(xiàng)目管理的過程管理模式，組織制定了公司管理手冊、質(zhì)保、投資控制、進(jìn)度控制大綱，創(chuàng)建260多個程序文件，建立電站項(xiàng)目建設(shè)管理體系。其中，各類程序文件均提出了資料設(shè)立、流轉(zhuǎn)、整理、歸集的具體要求和時效，確保了檔案資料流程管理的有序在控。同時，公司還嚴(yán)格按照國家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的文件規(guī)定，制定了《電站工程科技檔案分類表》《電站竣工資料編制細(xì)則》《機(jī)電設(shè)備隨機(jī)資料檔案管理程序》等16項(xiàng)檔案管理制度，并落實(shí)到設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位以及公司各職能部門，使項(xiàng)目檔案管理工作真正做到“凡事有人負(fù)責(zé)、凡事有章可循、凡事有人監(jiān)督、凡事有據(jù)可查”。

檔案人員參與電站設(shè)備入庫驗(yàn)收工作

三、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建靈活高效的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)

公司考慮工程建設(shè)初期、土建高峰、機(jī)電高峰、尾工建設(shè)的具體特點(diǎn)，設(shè)立了垂直管控、適時調(diào)整的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保了項(xiàng)目檔案管理的工作重心始終保持與工程建設(shè)實(shí)際相一致。加強(qiáng)對參建單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和指導(dǎo)，對其檔案人員進(jìn)行動態(tài)閉環(huán)管理。一是嚴(yán)格進(jìn)門制度，堅(jiān)持對各參建單位檔案管理人員進(jìn)行資格審查，要求所有檔案管理人員均需通過公司組織的專項(xiàng)培訓(xùn)考核方可上崗；二是把好重大合同人員關(guān)，要求重大合同承建方設(shè)立公司垂直管控下的獨(dú)立檔案管理網(wǎng)，由合同負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人擔(dān)任第一責(zé)任人，確保合同執(zhí)行層的檔案工作得到充分重視和保障，從源頭上解決了漫長的工程建設(shè)周期中容易導(dǎo)致的職責(zé)不清，推諉扯皮現(xiàn)象；三是考慮基建期、基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)的過渡期、生產(chǎn)期的部門職能變化，及時調(diào)整公司內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對公司內(nèi)部職能部門的檔案職責(zé)和范圍進(jìn)行調(diào)整說明，并設(shè)立兼職檔案員隊(duì)伍貫徹落實(shí)；四是每年印發(fā)公司年度歸檔范圍和要求，通過部務(wù)會說明、內(nèi)部公示等形式及時傳達(dá)至全體員工，為順利開展工程建設(shè)檔案工作構(gòu)筑了堅(jiān)實(shí)的組織保障。

四、合理投入，全力保障項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量

工程建設(shè)初期，公司就謀劃建立高標(biāo)準(zhǔn)的永久性檔案室，并統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)了符合檔案管理工作的各類功能區(qū)，安裝了氣體消防設(shè)施、專用電子門禁和監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施，配備了空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、遮光窗簾、吸塵器等裝置，設(shè)置密集架，定制規(guī)范化卷盒、卷皮等檔案裝具，滿足了檔案的保管、存放要求；為檔案人員配備計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、標(biāo)簽機(jī)等辦公設(shè)備，滿足檔案管理硬件要求；建設(shè)工程建設(shè)陳列室和榮譽(yù)室，以圖片、模型、實(shí)物、視頻等多載體形式展示工程建設(shè)歷程和公司取得的成績。在信息化建設(shè)方面，集中采購檔案管理軟件，統(tǒng)一分發(fā)至參建單位，要求工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料全部錄入軟件，既實(shí)現(xiàn)公司與參建單位之間檔案文件的傳輸和統(tǒng)一，同時實(shí)現(xiàn)對參建單位檔案工作進(jìn)度的實(shí)時監(jiān)控。

五、過程管控，持續(xù)提升項(xiàng)目檔案管理水平

宜興抽水蓄能電站地下廠房

公司高度重視項(xiàng)目檔案過程管理。一是在竣工檔案整理過程中，通過制定年度、月度計(jì)劃予以明確，通過召開施工單位項(xiàng)目經(jīng)理及檔案負(fù)責(zé)人會議予以落實(shí)，確保參建各方的竣工檔案均能得到有效監(jiān)督；二是實(shí)施移交檔案雙審核流程，即參建單位編制——監(jiān)理單位初審——參建單位修改——公司職能部門復(fù)審——參建單位修改——監(jiān)理、公司職能部門、檔案室會審——移交，有效確保了移交檔案的質(zhì)量；三是堅(jiān)持所有設(shè)備開箱驗(yàn)收時檔案人員到場簽字確認(rèn)，并由檔案人員對設(shè)備、材料出廠合格證，設(shè)備、材料裝箱單等材料實(shí)時收集、歸檔；四是加強(qiáng)竣工圖審核管理，開展多輪會審檢查，實(shí)行紙質(zhì)、電子版同時歸檔，以滿足工程投產(chǎn)后的運(yùn)行維護(hù)需求；五是根據(jù)工程建設(shè)特點(diǎn)，注重射線探傷底片、巖芯等特種載體的歸檔，為準(zhǔn)確反映隱蔽工程、記錄地質(zhì)原貌提供了珍貴的歷史資料。

六、強(qiáng)化培訓(xùn)，大力開展項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

公司對檔案從業(yè)人員實(shí)施“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外抓培訓(xùn)”的管理方法。一是從嚴(yán)選拔檔案專職人員，檔案專職均具有大專以上學(xué)歷，并取得省級或國家檔案局核發(fā)的資格證書；二是堅(jiān)持公司檔案人員定期深入?yún)⒔▎挝?，對各?biāo)段施工文件的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行檢查，每年組織兩次檔案專項(xiàng)考核，以查促改；三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過“請進(jìn)來”（邀請江蘇省檔案局及國網(wǎng)新源控股有限公司檔案主管部門培訓(xùn)）、“走出去”方式為電站參建單位檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案工作水平和技能。