新時(shí)期文書(shū)工作存在的問(wèn)題及解決措施

岳燕嶺

摘要：在新的歷史時(shí)期之下，必須提高文書(shū)工作的管理水平，確保工作達(dá)到系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確的要求，更好地服務(wù)于各單位。因此，不斷優(yōu)化當(dāng)前文書(shū)工作也是新時(shí)期我國(guó)各行各業(yè)發(fā)展的必然選擇與需求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 文書(shū)工作 問(wèn)題 解決措施

中圖分類號(hào)：C931文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

前言

文書(shū)工作是現(xiàn)代企業(yè)管理過(guò)程中一項(xiàng)不可缺少的重要工作，它對(duì)于提升企業(yè)管理實(shí)效，提高文秘工作效率，對(duì)外樹(shù)立良好形象具有重要作用。企業(yè)文書(shū)工作質(zhì)量的高低和反應(yīng)速度的快慢，既體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)工作面貌和工作作風(fēng)，又直接影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。企業(yè)的檔案管理工作來(lái)源于文書(shū)工作，檔案管理是由文書(shū)工作轉(zhuǎn)化而來(lái)的。文書(shū)工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，文書(shū)工作的精細(xì)化水平、態(tài)度是否嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)化、知識(shí)化水平高低對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有決定性作用。

一、文書(shū)處理工作的重要性

1、文書(shū)工作關(guān)系到黨和國(guó)家的生命

文書(shū)工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，在中國(guó)，黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策大都是以公文的形式下達(dá)的，而文書(shū)就是對(duì)這些文書(shū)進(jìn)行管理和處理。特別是在一些關(guān)于黨和國(guó)家的機(jī)密文件、絕密文件的處理上，文書(shū)如果稍有疏忽，造成文件的丟失或內(nèi)容的外泄，那給黨和國(guó)家?guī)?lái)的損失將是不可估量的。所以，文書(shū)工作是保守組織、乃至黨和國(guó)家秘密的重要環(huán)節(jié)。

2、文書(shū)工作會(huì)直接影響到一個(gè)組織的工作效率

文書(shū)工作是提高組織工作效率的重要環(huán)節(jié)，文書(shū)工作就是通過(guò)文件及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的收發(fā)、登記、分送、擬辦、保管等具體步驟來(lái)進(jìn)行，從而起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息， 提高工作效率的做用。文書(shū)工作是組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，文書(shū)工作如果能高速、準(zhǔn)確、有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，就能促進(jìn)提高組織的工作效率；反之，則將對(duì)提高組織的工作效率起到消極作用。由此可以看出，文書(shū)工作做得怎樣會(huì)對(duì)整個(gè)組織內(nèi)部的運(yùn)行狀況和工作效率起到重要的影響。

3、文書(shū)工作會(huì)直接影響到領(lǐng)導(dǎo)決策的正確與否

文書(shū)工作不但是組織正常運(yùn)行的重要保證，也是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行正確決策的重要保障。因?yàn)樗粌H僅是收集、整理和撰寫各種文書(shū)材料，做好會(huì)議記錄這么簡(jiǎn)單， 同時(shí)，文書(shū)材料還會(huì)作為領(lǐng)導(dǎo)的層決策時(shí)的重要的信息參考。所以，它要求文書(shū)在進(jìn)行文書(shū)工作的時(shí)候必須要準(zhǔn)確、周密、嚴(yán)謹(jǐn)，只有這樣才能保證信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。而領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時(shí)候才能擁有最準(zhǔn)確和詳盡的信息資源作為基礎(chǔ)，從而保證決策的正確性，避免錯(cuò)誤的決策。

4、文書(shū)工作是檔案管理的基礎(chǔ)

文書(shū)工作對(duì)規(guī)范性的要求十分嚴(yán)格，文書(shū)工作一個(gè)非常明顯的特點(diǎn)就是對(duì)每一道程序如何進(jìn)行都有明確的規(guī)定。文書(shū)工作與檔案管理工作有著密切的聯(lián)系，從文件的收集到立卷歸檔都與檔案工作有著直接的關(guān)系。檔案管理工作同樣要求嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和準(zhǔn)確。文書(shū)人員每年都會(huì)將有保存價(jià)值的文件歸類整理后保存起來(lái)，以便于日后的檢索和利用。所以，檔案管理工作與文書(shū)工作密不可分，檔案管理工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，如果文書(shū)工作的質(zhì)量高，那么檔案管理工作也就能夠做得更好。

二、目前文書(shū)工作存在的問(wèn)題

1、有的部門對(duì)文書(shū)工作認(rèn)識(shí)不夠

文書(shū)工作是一項(xiàng)政治性、事務(wù)性、執(zhí)行性很強(qiáng)的工作，并具有瑣碎和繁雜的特點(diǎn)。其主要內(nèi)容包括文件的收發(fā)、登記、傳閱，文件的擬寫、印制、立卷、歸檔及各種會(huì)議、重大活動(dòng)的記錄和整理等。從文件的傳閱過(guò)程看，它是聯(lián)系決策部門和具體執(zhí)行部門的紐帶，從各項(xiàng)活動(dòng)記錄和案卷歸檔角度看，它是歷史的記載和資源開(kāi)發(fā)的第一手材料?？梢哉f(shuō)文書(shū)工作的價(jià)值體現(xiàn)在一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，文書(shū)工作的重要性不容否認(rèn)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，有些部門常因各種原因拖延上級(jí)來(lái)文的處理，影響后續(xù)工作的開(kāi)展；有的部門對(duì)已收文件不認(rèn)真保管甚至丟失，不但影響具體工作，還影響文件按時(shí)歸檔，影響以后文件的查閱，使文書(shū)工作很被動(dòng)。歸根結(jié)底是有些部門沒(méi)有把文書(shū)工作放在正確的位置上。文書(shū)工作是提高工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵，是傳遞信息，存儲(chǔ)信息的基礎(chǔ)。忽視了文書(shū)工作，領(lǐng)導(dǎo)的意志傳達(dá)就缺少了重要渠道，各項(xiàng)任務(wù)的貫徹執(zhí)行就會(huì)延緩，它的服務(wù)職能就不能有效的發(fā)揮。因此，各級(jí)部門都要對(duì)文書(shū)工作給以充分的認(rèn)識(shí)和支持，更好地發(fā)揮文書(shū)工作參與政務(wù)和事務(wù)的職能。

2、文書(shū)人員的業(yè)務(wù)水平與時(shí)代發(fā)展不同步

文書(shū)工作是一項(xiàng)事務(wù)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著科技、信息化時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)于文書(shū)工作的質(zhì)量和效率有了更高要求。但目前很多文書(shū)工作方法落后于時(shí)代發(fā)展，在日復(fù)一日的文件收發(fā)、傳閱登記、文件打印、校對(duì)等繁瑣工作中不善于協(xié)調(diào)，不能按輕重緩急合理安排時(shí)間，產(chǎn)生懈怠情緒，疲于應(yīng)付。新時(shí)期對(duì)文書(shū)人員提出了更高要求，需具備一定的文字能力，遵循規(guī)范的行文規(guī)則、格式進(jìn)行文稿的擬寫、修改和校對(duì)，記錄會(huì)議內(nèi)容，整理有關(guān)活動(dòng)材料。但目前文書(shū)人員的文字水平還有很大差距，還需不斷學(xué)習(xí)鍛煉提高文字水平?？茖W(xué)、規(guī)范的文書(shū)檔案立卷，是新時(shí)期文書(shū)工作的一項(xiàng)重要改革內(nèi)容，最大特點(diǎn)是運(yùn)用文書(shū)檔案軟件實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，要求文書(shū)人員將傳統(tǒng)立卷方法與現(xiàn)代文書(shū)立卷方法相結(jié)合，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)進(jìn)行文書(shū)立卷管理工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

三、針對(duì)當(dāng)前狀況搖要采取的措施

1、加強(qiáng)文書(shū)人員的自身素質(zhì)建設(shè)

（1）工作作風(fēng)：文書(shū)工作要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng),養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,具體說(shuō)應(yīng)具備以下四種工作作風(fēng);一要有雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。文書(shū)工作的主要任務(wù)是處理文件,而每份文件都有很強(qiáng)的時(shí)效性,積壓一天,公文內(nèi)容涉及的工作就要晚開(kāi)展一天,這樣就有可能造成嚴(yán)重的政治影響或造成經(jīng)濟(jì)上的重大損失,特別是當(dāng)前已進(jìn)人信息社會(huì),事事都要求高效率、高質(zhì)量、快節(jié)奏地完我們要把提高工作效率作為轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)的一個(gè)重要環(huán)節(jié),真正養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的好習(xí)慣。文書(shū)工作比較繁雜,在日常工作中要分清輕重緩急,以及應(yīng)注意的環(huán)節(jié),做到有章可循,確保工作不誤時(shí)、不誤事、不拖拉,當(dāng)日事當(dāng)日畢。處理工作及事情要統(tǒng)籌考慮,做到嚴(yán)、細(xì)、周、實(shí),不拖泥帶水。二要有腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)。文書(shū)工作的性質(zhì)決定文書(shū)人員必須“守鋪”,有事無(wú)事常在崗,養(yǎng)成腳踏實(shí)地的習(xí)慣。要樹(shù)立勇于奉獻(xiàn)和甘當(dāng)無(wú)名英雄的精神。這是文書(shū)人員應(yīng)有的品德。工作一定要嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨、埋頭苦干,在平凡的工作崗位上為四化建設(shè)事業(yè)做出貢獻(xiàn)。三要有守口如瓶的工作作風(fēng)，文書(shū)工作是機(jī)密性很強(qiáng)的工作,文書(shū)人員接觸和掌握大量的核心機(jī)密,嚴(yán)守保密紀(jì)律是文書(shū)人員必須做到的。所以要增強(qiáng)保密觀念,養(yǎng)成守口如瓶的好習(xí)慣,做到不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō),不該間的絕對(duì)不問(wèn),不該看的絕對(duì)不看,嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事,確保黨和國(guó)家機(jī)密的安全。四要有熱情周到的工作作風(fēng)。作為辦公部門的文書(shū)人員除了搞好文件收發(fā)等項(xiàng)工作外,還要接待許多外來(lái)辦事人員,態(tài)度好壞,將對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)的文明程度和精神風(fēng)貌產(chǎn)生一定的影響。所以要注意職業(yè)道德,待人要講究方式,做到主動(dòng)、熱情、有禮、不盛氣凌人,給人以賓至如歸的感覺(jué)。

（2）業(yè)務(wù)素質(zhì):信息化社會(huì)對(duì)低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，停留在手工操作的文書(shū)處理方式已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。文書(shū)人員需要把現(xiàn)代信息技術(shù)和傳統(tǒng)的文書(shū)工作相結(jié)合，掌握一定的計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)使用技能，例如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理、收發(fā)文登錄和檢索、進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)、文書(shū)立卷、編制案卷目錄等，利用通訊設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的文件傳送，建立各類數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此為領(lǐng)導(dǎo)和辦文人員提供資料服務(wù)。在當(dāng)今信息技術(shù)時(shí)代，文書(shū)工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化會(huì)大大提高工作效率和質(zhì)量。

2、提高各部門人員對(duì)文書(shū)工作的認(rèn)識(shí)

文書(shū)工作不僅是文書(shū)人員的工作，各部門都在不同程度上接觸和參與文書(shū)工作，文書(shū)工作貫穿和滲透于各項(xiàng)工作，因此，搞好文書(shū)工作是全員的共同職貴。文書(shū)人員進(jìn)行文件的收發(fā)登記、運(yùn)轉(zhuǎn)及文書(shū)處理結(jié)束后的保管、整理、調(diào)閱過(guò)程，都需要各部門密切配合和執(zhí)行，比如批辦文件不簽署意見(jiàn)、辦理過(guò)程拖拉、積壓文件、文件橫傳亂轉(zhuǎn)、辦理結(jié)束不留具體辦理結(jié)果、不及時(shí)歸檔等，都需要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員的高度重視，通過(guò)制定文書(shū)工作制度規(guī)范，建立崗位責(zé)任制，要求全員嚴(yán)格遵守，共同推進(jìn)文書(shū)工作，使其更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在現(xiàn)代化的發(fā)展中，文書(shū)工作也受到了越來(lái)越多人員的重視。只有在實(shí)際的文書(shū)工作中把握關(guān)鍵、留心重點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作現(xiàn)代化的跨越，才能夠更好地服務(wù)于各個(gè)單位和部門，才能夠促進(jìn)共同的成長(zhǎng)。

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