論2000～2012年圖書館辦公自動化研究與發(fā)展

徐淑娟 都平平 鄧志文 賈志勇

（中國礦業(yè)大學(xué)圖書館，江蘇 徐州 221116）

1 引言

圖書館辦公自動化建設(shè)是數(shù)字圖書館的一個重要組成部分，是指將計算機和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用于圖書館工作流程，使各個流程物化于一個數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的綜合信息管理平臺，通過這一平臺完成公文管理、日常事務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計決策等，從而實現(xiàn)無紙化辦公、協(xié)同辦公和遠程辦公，有效節(jié)約人力、物力、財力，提高辦公效率和管理水平。可見，數(shù)字圖書館的管理辦公自動化系統(tǒng)不應(yīng)該僅僅是代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作的辦公自動化，應(yīng)該也是以資源共享、協(xié)同工作、信息服務(wù)為主要特征的辦公自動化[1]。數(shù)字圖書館發(fā)展要求建設(shè)與之相匹配的辦公自動化系統(tǒng)，完善的辦公自動化系統(tǒng)將會有效推進數(shù)字化圖書館的進程。筆者旨在通過研究2000～2012年圖書館辦公自動化建設(shè)和發(fā)展的情況，分析圖書館辦公自動化的未來發(fā)展方向和趨勢。

2 研究和發(fā)展概況

基于研究資料準確性、全面性和嚴謹性的考慮，筆者選取中國學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫和維普中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫作為文獻來源，以2000年1月1日～2012年12月31日為時間限定進行檢索。在CNKI數(shù)據(jù)庫中，以“主題=圖書館and主題=辦公自動化”為檢索式進行檢索，得到記錄184條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計55條；在維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫中，以“題名或關(guān)鍵詞=圖書館與題名或關(guān)鍵詞=辦公自動化”進行檢索，得到記錄69條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計44條；然后將兩個數(shù)據(jù)庫的有效記錄進行分析、比對和去重，最終獲取2000年以來圖書館辦公自動化研究方面的文章62篇，其中學(xué)位論文4篇。

2.1 文獻計量分析

2.1.1 年度分布

20世紀80年代后期，辦公自動化在我國迅猛發(fā)展起來；90年代初期，辦公自動化應(yīng)用于圖書館管理工作中，開啟了圖書館辦公自動化發(fā)展的進程。2000年以后圖書館辦公自動化建設(shè)和研究走向深入，相關(guān)研究文獻分布如圖1所示。

圖1 2000~2012年圖書館辦公自動化研究文獻年度分布

由圖1可以看出，2000年以來圖書館辦公自動化研究呈現(xiàn)階段性發(fā)展的趨勢，2003年和2006年是圖書館辦公自動化研究的兩個高峰；2007～2010年期間對圖書館辦公自動化的研究和關(guān)注度相對穩(wěn)定，2010年以后學(xué)術(shù)界對圖書館辦公自動化關(guān)注較少。

2.1.2 研究對象分布

圖書館辦公自動化研究文獻中專門論述高校圖書館的文章有30篇，專門論述公共圖書館的文章有11篇，專門論述中小學(xué)圖書館辦公自動化的文章有兩篇，泛指的對圖書館辦公自動化的論述文章有19篇。其中專門論述高校圖書館和公共圖書館辦公自動化的文章一般是對于該圖書館辦公自動化建設(shè)探索歷程、實踐經(jīng)驗和成果等展開論述。研究對象分布比例見圖2。

圖2 研究對象數(shù)量比例

統(tǒng)計分析表明，對高校圖書館辦公自動化建設(shè)方面的探索幾乎占10余年來圖書館辦公自動化研究文獻的一半，這與高校學(xué)術(shù)陣地和科研前線的性質(zhì)密不可分，也是高校圖書館提升自動化水平和管理服務(wù)水平的一個突破點。高校圖書館辦公自動化建設(shè)中北京大學(xué)圖書館、清華大學(xué)圖書館、西安交通大學(xué)圖書館和武漢大學(xué)圖書館起步較早。公共圖書館中遼寧省圖書館和大連市圖書館辦公自動化建設(shè)起步較早，2000年以來研究涉及遼寧省圖書館辦公自動化建設(shè)的文章有兩篇，而涉及大連市圖書館辦公自動化建設(shè)的文章有3篇。

2.1.3 載文期刊分布

2000～2012年間，圖書館辦公自動化研究文獻中發(fā)表在圖書情報專業(yè)期刊的論文36篇，占全部文獻比例的58.1%；發(fā)表在非圖書情報專業(yè)期刊的論文22篇，占全部文獻比例的35.5%；碩士學(xué)位論文4篇，占全部文獻比例的6.4%。研究文獻中核心期刊論文10篇，占全部論文比例的16.1%，其中《圖書館理論與實踐》《現(xiàn)代圖書情報技術(shù)》的發(fā)文量均在3篇以上（見表1），一定程度上表明了學(xué)術(shù)界對圖書館辦公自動化研究的重視。

表1 載文期刊分布

2.2 圖書館辦公自動化發(fā)展階段

對于圖書館辦公自動化的發(fā)展歷程，目前有以下幾種劃分：呂波提出四層結(jié)構(gòu)模式，即綜合辦公自動化系統(tǒng)（IOA）、廣義辦公自動化系統(tǒng)（OAS）、分布式辦公自動化系統(tǒng)（DOA）和基本辦公自動化系統(tǒng)（BOA），IOA為最高層次，BOA為最低層次[2]。高大為則將辦公自動化劃分為3個層次，即事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)、信息管理型辦公自動化系統(tǒng)、決策支持型辦公自動化系統(tǒng)3個層次逐步遞進[3]。傅俊等認為辦公自動化發(fā)展歷經(jīng)了3個階段：第一階段辦公自動化是以數(shù)據(jù)處理為中心；第二階段辦公自動化是以工作流為中心；第三階段辦公自動化是以知識管理為核心[4]。齊昕在其碩士論文《基于工作流技術(shù)的辦公系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)》中提出，截止到2005年，辦公自動化系統(tǒng)已發(fā)展到第四代，第一代是以單項業(yè)務(wù)處理為中心；第二代是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)；第三代是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)；第四代辦公自動化系統(tǒng)是在第三代基礎(chǔ)上，以知識管理為核心的辦公自動化[5]。

筆者認為2000～2012年圖書館辦公自動化發(fā)展可劃分為3個階段：2000～2004年，圖書館辦公自動化從單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用向使用辦公軟件過渡，2003年研究達到高峰，原因在于隨著圖書館局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的開通，圖書借閱、編目等業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)了自動化，日常辦公的自動化隨即提上了日程，逐步開始探索適合圖書館辦公需要的軟件；2005～2009年，知識管理理念貫穿于圖書館辦公自動化發(fā)展中，群件技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。2006年關(guān)于圖書館辦公自動化研究的論文高達11篇，其中關(guān)于知識管理的有《基于Lotus Notes的OA系統(tǒng)與圖書館隱性知識管理》[6]《基于知識管理的圖書館辦公自動化系統(tǒng)》[4]和《利用辦公自動化實現(xiàn)圖書館的知識管理》[7]3篇論文。2009年至今，Web2.0的發(fā)展和完善成為圖書館辦公自動化發(fā)展新的助推力，圖書館辦公自動化由此走向轉(zhuǎn)型，發(fā)展成為連接圖書館各個職工、各個工作環(huán)節(jié)、各類信息和資源的綜合行政管理系統(tǒng)。

2.3 圖書館辦公自動化系統(tǒng)的功能設(shè)計

2000～2012年關(guān)于圖書館辦公自動化的文章中70%以上都有關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)功能模塊或者功能設(shè)計的論述，一般而言，圖書館辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)具有如下功能：日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財務(wù)管理、設(shè)備家具管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)計、交流互動、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等，見圖3。其中，交流互動是辦公自動化系統(tǒng)中的BBS（電子公告板），為館員提供網(wǎng)上交談、發(fā)布消息、討論問題、傳送文件和學(xué)習(xí)交流的平臺。學(xué)習(xí)培訓(xùn)模塊包括館內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和外出考察培訓(xùn)，實現(xiàn)館內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料（學(xué)習(xí)筆記或PPT講義等）和館員外出考察受訓(xùn)的總結(jié)材料上網(wǎng)，方便下載學(xué)習(xí)，以提升圖書館內(nèi)部整體的學(xué)習(xí)氛圍[8]。除上述基本功能外，各圖書館根據(jù)其自身情況，還開發(fā)了IP地址管理、辦公用品、大事記、電話記錄、車輛管理、值班安排、多功能廳管理、電子郵件、通訊助理、實用信息和照片庫等功能模塊。

圖3 圖書館辦公自動化系統(tǒng)功能模塊

值得說明的是，日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財務(wù)管理、設(shè)備家具管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)計等功能模塊可以說解決了圖書館的基本事務(wù)型工作，而交流互動、學(xué)習(xí)培訓(xùn)模塊的設(shè)置則體現(xiàn)了知識管理和協(xié)同創(chuàng)新的訴求。

2.4 圖書館辦公自動化開發(fā)軟件分析

目前針對圖書館辦公自動化軟件開發(fā)平臺主要分為3類：基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)，基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)和基于群件系統(tǒng)。各類開發(fā)平臺的優(yōu)缺點比較如下：

①基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)

優(yōu)點：因為業(yè)務(wù)邏輯是在客戶端，其數(shù)據(jù)處理能力強，訪問速度快，開發(fā)工具適用范圍廣。

缺點：一般采用客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，安裝維護較困難，在廣域網(wǎng)支持方面不夠，擴展為Intranet結(jié)構(gòu)難度較大。系統(tǒng)的可伸縮性、擴展性較差；客戶端安裝大量的運行程序（胖客戶），加之系統(tǒng)的安全權(quán)限及工作流管理是由開發(fā)者在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)，因此開發(fā)工作量大，維護較困難。所以基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)淘汰趨勢。

②基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)

優(yōu)點：軟件應(yīng)用的業(yè)務(wù)邏輯完全在應(yīng)用服務(wù)器端實現(xiàn)，客戶端只需要瀏覽器即可進行業(yè)務(wù)處理，負載輕。應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，具有一次編寫隨處運行的特點，系統(tǒng)開放性好，有良好的可移植性，系統(tǒng)維護升級方便。

缺點：開發(fā)手段和能力有限，對復(fù)雜的工作流和權(quán)限設(shè)置等要求顯得力不從心。使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫無法滿足現(xiàn)代化的辦公和管理中的文字、數(shù)字、圖形、圖像、聲音和視頻信息的存儲要求。

③基于群件的系統(tǒng)

優(yōu)點：具有先進的郵件處理和通信機制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作，系統(tǒng)的可伸縮性和擴展性較好；完善的通訊手段和強大的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)支持能力；同時提供強大的安全和權(quán)限以及工作流管理機制，開發(fā)周期短、穩(wěn)定可靠、方便易用、能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；程序和數(shù)據(jù)一般放在服務(wù)器上，很容易和Web應(yīng)用結(jié)合在一起。

缺點：以Notes為例，它不能（或不適合）實現(xiàn)關(guān)系數(shù)據(jù)庫擅長的基于數(shù)據(jù)的聯(lián)機事務(wù)處理（OLTP），如賬務(wù)處理、庫存、儲蓄等，處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能力較弱。開發(fā)工具缺乏靈活性，不擅長數(shù)據(jù)的計算、分析和統(tǒng)計，運行效率較低，不利于進行多種復(fù)雜應(yīng)用的集成。

通過對10余年來圖書館界研究文獻的分析不難得出，在以上3種辦公自動化開發(fā)軟件中，基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)（B/S）因軟件開發(fā)者水平提高、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善以及其特有的安裝部署簡單、維護方便等特點，在最近幾年系統(tǒng)開發(fā)中使用逐漸廣泛和增多，占到3種開發(fā)軟件的61%；基于群件系統(tǒng)（NOTES）緊隨其后占23%；隨著云計算等新興學(xué)科的出現(xiàn)，提倡服務(wù)器云存儲，客戶端免安裝的新興辦公模式逐漸普及，傳統(tǒng)的基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)（C/S）在軟件開發(fā)中的使用減少，只占到16%，見圖4。

圖4 圖書館辦公自動化軟件所使用開發(fā)平臺分布比例

3 圖書館辦公自動化發(fā)展趨勢

從圖書館辦公自動化發(fā)展的現(xiàn)狀看，有效利用Web2.0技術(shù)改進辦公自動化系統(tǒng)已成為共識，但如何有效應(yīng)用新興技術(shù)并使其在圖書館辦公自動化系統(tǒng)中發(fā)揮最大效益還有待探討。圖書館現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)缺乏與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（如匯文系統(tǒng)）的整合，即使系統(tǒng)內(nèi)部各功能模塊間也缺乏嵌入和有機融合，未能實現(xiàn)徹底意義上的辦公自動化流轉(zhuǎn)。楊峰等提出的數(shù)字圖書館管理自動化結(jié)構(gòu)模型，集成了圖書館現(xiàn)有的館藏資源及對圖書館業(yè)務(wù)流程的管理，實現(xiàn)了辦公室功能的自動化，及與外部數(shù)據(jù)源的通訊，滿足了數(shù)字圖書館管理自動化的基本需求，是圖書館辦公自動化發(fā)展新趨勢的有效嘗試[1]。

①實現(xiàn)圖書館辦公自動化系統(tǒng)各功能模塊的無縫對接，搭建協(xié)同管理平臺。未來的圖書館辦公自動化系統(tǒng)是基于Web的，根據(jù)圖書館需求本地化的，覆蓋圖書館各個業(yè)務(wù)工作層面，滿足各個層次人員（決策層、部室主任層、職工層、外聯(lián)層）需求的協(xié)同管理平臺，通過這一平臺，可以方便地進行資料獲取和收集、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，實行工作狀態(tài)跟蹤和監(jiān)控，進行業(yè)務(wù)和行政管理、信息交流等，最終為圖書館適時調(diào)整服務(wù)方式和策略提供決策依據(jù)。

②知識驅(qū)動模式下圖書館辦公自動化系統(tǒng)走向轉(zhuǎn)型，注重知識組織和管理。圖書館是以服務(wù)讀者為第一要旨的，作為業(yè)務(wù)部門，更多關(guān)注的應(yīng)是職工間業(yè)務(wù)知識的交流，促進隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化，以便更好地提升職工業(yè)務(wù)素養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)水平。圖書館辦公自動化平臺應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的知識庫，包括實現(xiàn)面對面的經(jīng)驗傳授、專家培訓(xùn)、學(xué)習(xí)研討、各種會議資料及業(yè)務(wù)總結(jié)等的交流，還應(yīng)提供遠程教育、在線學(xué)習(xí)等多種繼續(xù)教育方式，通過手機門戶，還可以查看業(yè)界最新動態(tài)。借助知識管理工具對組織內(nèi)外的知識進行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提升職工的素質(zhì)、技能及執(zhí)行力。

③圖書館辦公自動化系統(tǒng)愈發(fā)人性化，支持移動辦公。職工登錄系統(tǒng)就可以迅速查看最新的新聞、公告通知、個人行程安排，進行待辦事宜處理、收發(fā)郵件等。辦公自動化系統(tǒng)具備類似QQ的實時通訊工具，可以方便地實現(xiàn)信息交流和廣播、文件傳遞與共享；可以與Office完美集成，包括Word文檔在線編輯，自動上傳、痕跡保留、文件套紅注、手寫簽名、電子印章、打印等功能。支持多人、多步驟協(xié)同完成工作，集成匯文系統(tǒng)等圖書管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)軟件，可以隨時進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和挖掘，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。擁有完善、強大的工作流應(yīng)用，同時還包括列車時刻、電話區(qū)號、郵政編碼、法律法規(guī)、常用網(wǎng)址等大量的實用信息，提供強大的管理和業(yè)務(wù)支持工具。

與此同時，手機圖書館的發(fā)展為圖書館移動辦公提供了契機，通過實現(xiàn)移動終端與PC端辦公系統(tǒng)的無縫連接，可以將圖書館辦公自動化平臺上的公文、流程、通訊錄、文件管理、日程、通知公告等擴展到手機移動終端，實現(xiàn)移動審批、移動會議管理和移動日程管理等辦公事務(wù)。

總之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動化軟件的不斷完善，圖書館辦公自動化系統(tǒng)將延伸到業(yè)務(wù)和管理的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)集成化、智能化、數(shù)字化，可以方便、快捷地實現(xiàn)各部門以及人員之間的協(xié)同，從而為用戶服務(wù)工作的開展提供高效的協(xié)同工作平臺。

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