檔案管理服務(wù)的發(fā)展與革新

李蘭芳

摘 要：檔案管理對(duì)于各行各業(yè)來(lái)說(shuō)都具有重要意義，而檔案工作的目的就在于對(duì)信息資源的有效利用和開(kāi)發(fā)。當(dāng)前的信息建設(shè)中，通過(guò)有效的服務(wù)創(chuàng)新，可以為社會(huì)的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)異的環(huán)境。隨著信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理應(yīng)當(dāng)向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，不斷加強(qiáng)檔案管理服務(wù)，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)；革新

1 服務(wù)手段的革新

建立檔案館（室）首先應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)網(wǎng)頁(yè)式的檔案管理服務(wù)體系，通過(guò)開(kāi)辦網(wǎng)頁(yè)檔案館，利用現(xiàn)代化的電子設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，充分建立起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺(tái)，作為企事業(yè)單位以及組織的信息集散地。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及信息資源的整合，完善信息系統(tǒng)并同企業(yè)、事業(yè)單位網(wǎng)站相連，從而實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索獲取檔案管理服務(wù)中心信息，以方便用戶對(duì)信息的獲取。很多檔案館（室）已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的重要性，并逐步的開(kāi)始建立起自設(shè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)體系，這已經(jīng)成為目前檔案管理服務(wù)重要形式之一。在這種現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)工作中，管理者首先應(yīng)當(dāng)將網(wǎng)站作為基礎(chǔ)工作內(nèi)容，完善信息資源庫(kù)，并通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容的完善，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)的完善。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，完成對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集、快速處理以及高效發(fā)布。在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

電子檔案管理中心的建立。通過(guò)同企業(yè)事業(yè)單位的信息管理部門(mén)聯(lián)系，檔案館（室）可以通過(guò)電子信息平臺(tái)加強(qiáng)信息服務(wù)的建設(shè)，通過(guò)電子檔案管理中心的建立，企業(yè)、事業(yè)單位可以充分利用信息資源庫(kù)中的內(nèi)容，通過(guò)對(duì)歸檔電子問(wèn)責(zé)管理，數(shù)據(jù)管理中心可以提供電子檔案的查詢(xún)以及利用服務(wù)，同時(shí)還能夠?qū)⒐芾碇行闹械臄?shù)據(jù)及時(shí)的予以共享。具有高速、快捷的優(yōu)勢(shì)，并且覆蓋率更廣，內(nèi)容更加豐富。

電子信息的收集。在檔案管理部門(mén)中，電子信息的手機(jī)已經(jīng)成為了最重要的組成部分。通過(guò)電子信息的自動(dòng)上傳、下載，檔案服務(wù)工作便可以完成。同傳統(tǒng)的檔案服務(wù)相比，現(xiàn)代化的電子信息傳播方式能夠更加便捷的完成。所以，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)逐步的開(kāi)始建立起電子化的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變已有的管理方式，建立起文檔上傳專(zhuān)用窗口，提高文檔的收集銷(xiāo)量，并進(jìn)行及時(shí)的歸檔處理。

在線服務(wù)的開(kāi)展。檔案的利用方式中，傳統(tǒng)的利用方式主要包括到檔案部門(mén)進(jìn)行借閱、參加展覽或者復(fù)制檔案文件以及檔案公布件的閱讀燈，尤其是對(duì)原件的閱讀，是最常用的方式。但是信息化的檔案管理以及檔案服務(wù)體系中，必然會(huì)在形式以及方法上發(fā)生轉(zhuǎn)變。信息化社會(huì)的發(fā)展使得們的生活習(xí)慣、工作習(xí)慣以及思維習(xí)慣發(fā)生了全面性的轉(zhuǎn)變，信息的實(shí)效性要求越來(lái)越突出，在信息獲取的過(guò)程中人們不但要求信息具有及時(shí)性，還應(yīng)當(dāng)具有準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的手工方式以及紙質(zhì)檔案管理模式必然會(huì)被更為先進(jìn)的電子化網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)模式替代。

2 服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展革新

信息服務(wù)多主體化。過(guò)去檔案管理服務(wù)主要面向企事業(yè)單位，而目前全新的檔案管理服務(wù)的信息服務(wù)對(duì)象逐步向著大眾方向轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理發(fā)展的主流方向。這是由于不單單企事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)中的組織或者個(gè)人會(huì)利用到檔案信息，社會(huì)組織以及個(gè)人也會(huì)利用到檔案信息，除此之外，還需要針對(duì)一些特殊人群進(jìn)行服務(wù)。目前人類(lèi)活動(dòng)離不開(kāi)信息的收集以及分析，人們對(duì)于信息的依賴(lài)日益加強(qiáng)，并且由于生產(chǎn)生活行為越來(lái)越復(fù)雜，無(wú)論是建設(shè)、學(xué)習(xí)還是管理越來(lái)越離不開(kāi)信息服務(wù)。而信息化服務(wù)業(yè)從開(kāi)始的單一需求向著更加復(fù)雜的綜合性的信息需求轉(zhuǎn)變。在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，信息價(jià)值日益增加的今天，檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及信息服務(wù)實(shí)體的興辦已經(jīng)成為了必然的趨勢(shì)，從資源開(kāi)發(fā)角度看，信息的發(fā)布以及檔案人員并不僅僅局限于信息的保存以及檔案的報(bào)關(guān)，而是應(yīng)當(dāng)將檔案信息作為一種財(cái)富看待。而檔案室以及管理機(jī)構(gòu)也不再是檔案的保存收藏單位，而是信息的集散地，為用戶提供交流的場(chǎng)所。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)逐步的向著信息化方向發(fā)展，其創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)當(dāng)建立面向全社會(huì)提供信息服務(wù)之上，并逐步的建立起以服務(wù)為主、信息的收集、貯存、加工檢索為補(bǔ)充的實(shí)體性服務(wù)體系。檔案人員應(yīng)當(dāng)以新型的產(chǎn)業(yè)意識(shí)以及服務(wù)意識(shí)作為主導(dǎo)，建立起以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的信息化產(chǎn)業(yè)服務(wù)意識(shí)體系。例如在進(jìn)行專(zhuān)題信息的匯編過(guò)程中，開(kāi)發(fā)信息主要用來(lái)幫助對(duì)技術(shù)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)引進(jìn)；開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息的主要服務(wù)于企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整；而開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息的目的就在于，給予企業(yè)以營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì)；開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息則可以服務(wù)于城市建設(shè)以及城市改造。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

3 學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)

面對(duì)高校檔案部門(mén)“生存”的現(xiàn)狀，既不能依靠“上帝”的仁愛(ài)，也不能坐等學(xué)校的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來(lái)解決前進(jìn)中的困難。

進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因?yàn)闄n案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與及時(shí)歸檔的相結(jié)合，大力開(kāi)展校史人物、校史資料和社會(huì)媒體對(duì)學(xué)校工作報(bào)道等方面的征集工作，為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天服好務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財(cái)富。

館藏檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護(hù)檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個(gè)理論探索問(wèn)題，而是如何創(chuàng)造條件，搶抓機(jī)遇，力爭(zhēng)支持，這是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)。一些名牌高校檔案部門(mén)已完成建國(guó)前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門(mén)正爭(zhēng)取完成館藏歷史、黨群、行政、教學(xué)等檔案類(lèi)的數(shù)字化工作。

努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。學(xué)校檔案部門(mén)仍然是一個(gè)弱勢(shì)群體，也是一個(gè)弱勢(shì)部門(mén)。究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。我們?cè)诰哂袘n患意識(shí)的同時(shí)，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路。不能得過(guò)且過(guò)，小富即安。只有人才興館強(qiáng)室，才能實(shí)現(xiàn)逆境中崛起。只要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，學(xué)校檔案工作才能實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅(jiān)持有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。

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