集中式信息系統(tǒng)在神火集團(tuán)內(nèi)控管理中的應(yīng)用

王文舟／河南神火集團(tuán)有限公司，河南 永城 476600

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)面臨著日趨復(fù)雜的競爭環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)生存和持續(xù)發(fā)展面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，很多大的企業(yè)由于內(nèi)控中風(fēng)險(xiǎn)管理出現(xiàn)問題，一夜之間消失無影了。從國外銀行界最古老的商業(yè)銀行-巴林銀行，因操作風(fēng)險(xiǎn)倒閉，到世界第一大能源商安然因財(cái)務(wù)問題申請破產(chǎn)，到國內(nèi)的中航油從事石油期權(quán)投機(jī)造成的巨額虧損和國內(nèi)三鹿奶粉事件，使越來越多的國家意識到，建立企業(yè)特別是上市公司的內(nèi)控體系，勢在必行。

隨著中國 《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的頒布，也確立了我國企業(yè)建立和實(shí)施內(nèi)部控制的基本框架，企業(yè)內(nèi)控管理就是對企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理，就是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不確定性進(jìn)行管理，通過持續(xù)量化評估風(fēng)險(xiǎn)，并確定這些風(fēng)險(xiǎn)的合理應(yīng)對，采取有效手段和方法，并建立現(xiàn)代企業(yè)制度、法人治理結(jié)構(gòu)和誠信透明的治理機(jī)制、有效的運(yùn)行機(jī)制，確保企業(yè)管理和業(yè)務(wù)工作規(guī)范、有序進(jìn)行，以達(dá)到企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。

神火集團(tuán)是中國500 強(qiáng)及全國520 家重點(diǎn)企業(yè)，是以煤炭、電力、電解鋁及鋁材加工為主產(chǎn)業(yè)鏈的跨行業(yè)、跨區(qū)域的大型企業(yè)集團(tuán)。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和市場競爭的加劇，從信息化的角度來看，各個(gè)分子公司無論是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)都相對獨(dú)立，多套系統(tǒng)之間無法共享溝通，無法滿足基于多組織、跨區(qū)域、多業(yè)務(wù)范圍信息管理平臺的管理。財(cái)務(wù)信息與人力資源、物資采購、營銷等信息系統(tǒng)無法集成，造成數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)失真，而且數(shù)據(jù)不集中也無法實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警、事中控制、事后監(jiān)督的管理需求。因此，讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度集成，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流同步統(tǒng)一，真正體現(xiàn)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)督職能，在線查詢各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，并能穿透追溯經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的全貌，也為內(nèi)部審計(jì)提供更加有效的依據(jù)。

神火集團(tuán)要實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，就要求內(nèi)部高度協(xié)同統(tǒng)一，這對信息傳遞的及時(shí)性、真實(shí)性提出了更高的要求，需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上對生產(chǎn)成本、管理費(fèi)用等進(jìn)行嚴(yán)格內(nèi)部管理控制，實(shí)現(xiàn)與采購、銷售市場緊密接軌，公司內(nèi)部高度協(xié)同、信息暢通、成本費(fèi)用自動預(yù)警控制，決策信息全面及時(shí)準(zhǔn)確。

通過建立以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為主的集中式IT系統(tǒng)來支持集團(tuán)集中式管理，實(shí)現(xiàn)對人、財(cái)、物等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的集中化管理。集中式的數(shù)據(jù)與信息管理，基于系統(tǒng)統(tǒng)一管理下屬所有公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這樣更加便于從企業(yè)整體的角度進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和管理，各個(gè)下屬分子公司的數(shù)據(jù)在自成體系同時(shí)又與集團(tuán)緊密協(xié)同，便于分析、控制、決策。

1 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理一體化的動態(tài)會計(jì)平臺

在財(cái)務(wù)管理方面，在一個(gè)會計(jì)賬單中集中各個(gè)公司的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證信息共享，為決策各層人員都提供了直接、完整的數(shù)據(jù)，同時(shí)根據(jù)分級權(quán)限，既保證各公司數(shù)據(jù)相對獨(dú)立、保密，又保證在財(cái)務(wù)管理層面上整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息是一個(gè)整體。實(shí)現(xiàn)一級核算，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)透明、優(yōu)化財(cái)務(wù)流程、財(cái)務(wù)報(bào)表的自動化程序，細(xì)化全面預(yù)算管理和科學(xué)的成本管理體系。以全面預(yù)算、資金結(jié)算、財(cái)務(wù)核算三合一的信息體系為依托，建立從集團(tuán)公司到子公司的全面計(jì)劃預(yù)算管理體系與機(jī)制，完成從預(yù)算目標(biāo)下達(dá)，到預(yù)算編制、審批下達(dá)、控制執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核分析、審計(jì)的全過程信息化管理，為管理層科學(xué)決策提供有效支持，避免數(shù)據(jù)再加工現(xiàn)象，人為增加決策風(fēng)險(xiǎn)，避免同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財(cái)務(wù)體系和業(yè)務(wù)體系中，導(dǎo)致財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致，產(chǎn)生信息隔閡和重復(fù)存儲，避免財(cái)務(wù)報(bào)表層層匯總和上報(bào)，導(dǎo)致信息滯后，避免監(jiān)控不力，形成隨意挪用資金等違法現(xiàn)象。

2 構(gòu)建物資全面、安全、透明的營銷平臺

物資供銷是企業(yè)經(jīng)營的重要組成部分，是企業(yè)從上游合作伙伴獲得生產(chǎn)、運(yùn)營所需的物資和服務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，支持企業(yè)持續(xù)經(jīng)營。同時(shí)把企業(yè)產(chǎn)品銷售到下游企業(yè)，保證他們持續(xù)經(jīng)營的一個(gè)循環(huán)過程。在供應(yīng)鏈方面逐步實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一營銷策略、統(tǒng)一營銷網(wǎng)絡(luò)、統(tǒng)一營銷監(jiān)控”。建立統(tǒng)一管理、靈活應(yīng)用的營銷平臺，利用信息系統(tǒng)做到集中采購、集中銷售、集中配送的購銷體系，既要避免多頭采購，提高采購談判能力和對供應(yīng)商的掌控能力，做到既保證物資供應(yīng)，又節(jié)約采購成本，又要對采購計(jì)劃的內(nèi)容靈活合并或拆分，并合理分配供應(yīng)商，根據(jù)物料品種、價(jià)格等條件因素，自動確定采購訂單的審批層級。對每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限控制和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估，并能對產(chǎn)品售價(jià)、應(yīng)收賬款、客戶信譽(yù)等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行有效控制等，逐步避免機(jī)構(gòu)、庫存和人員的重疊。

3 全員應(yīng)用，促進(jìn)員工向以能力為核心的管理模式轉(zhuǎn)變

在人力資源方面建立統(tǒng)一的人事管理平臺，實(shí)現(xiàn)人事信息的有效集成和綜合管理的提升。作為跨行業(yè)、跨地區(qū)的國家大型企業(yè)集團(tuán)，其人力資源管理同樣具有跨行業(yè)和跨地區(qū)的人力資源管理的特點(diǎn)，通過集中式信息系統(tǒng)建設(shè)，使人力資源管理人員擺脫日常的事務(wù)性工作，把先進(jìn)的人力資源管理理念和工作實(shí)際結(jié)合起來，提高工作效率和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、流程化，為神火集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)提供詳細(xì)、全面、準(zhǔn)確的人力資源管理信息作為決策支持，全面提升公司的組織運(yùn)行效率從而實(shí)現(xiàn)集中化管理優(yōu)勢，保留企業(yè)的核心人才。

通過集中式信息系統(tǒng)建設(shè)，建立了神火集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)集中管理、以資金管理為紐帶的“三算合一”，全面預(yù)算管理和績效管理，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)應(yīng)用集成，解決了在企業(yè)發(fā)展過程中信息不對稱的障礙，提升了神火集團(tuán)的管控能力，確保戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和科學(xué)決策。

建設(shè)集中式信息系統(tǒng)是化解管控風(fēng)險(xiǎn)的有效方式和重要技術(shù)支撐，因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)可以使得一些人工難以實(shí)現(xiàn)的內(nèi)控手段成為現(xiàn)實(shí)，信息系統(tǒng)可以固化業(yè)務(wù)流程和控制點(diǎn)，執(zhí)行更剛性、更透明。因此企業(yè)信息系統(tǒng)在規(guī)劃時(shí)要更多考慮為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控而服務(wù)，讓信息系統(tǒng)成為內(nèi)控管理的主要方向。

[1]王德敏.企業(yè)內(nèi)控精細(xì)化管理全案[M].北京：人民郵電出版社，2009(1).

[2]中華人民共和國財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范[S].北京：中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2010.