對人事檔案管理工作的思考

摘要：人力資源的開發(fā)是提升企業(yè)核心競爭力的根本途徑，而人事檔案工作的完善則與人力資源深度開發(fā)及提高企業(yè)競爭力有著密切關(guān)系。本文作者對當(dāng)前人事檔案管理中存在的幾個問題進行了分析，并提出了一些解決的思路，希望可以更好地規(guī)范人事檔案工作的管理，發(fā)揮其對人力資源開發(fā)的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 ?人力資源 ?管理

0 引言

人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，是一項很重要的基礎(chǔ)管理工作。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能夠真實、全面的記載一個人的個人身份、政治經(jīng)歷、思想作風(fēng)、學(xué)歷資歷等等情況，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等等緊密相關(guān)，同時也是是合理選人、用人的重要依據(jù)，管好、用好人事檔案對人力資源開發(fā)起著至關(guān)重要的作用。近年來，隨著人事制度改革的不斷深化和信息化管理的迅猛發(fā)展，對人事檔案工作也提出了更新、更高的要求，傳統(tǒng)的管理模式和理念已不適應(yīng)新形勢的要求，而如何提高人事檔案管理工作的水平，使之走上規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道，充分發(fā)揮人事檔案管理職能作用，更好地為人力資源管理服務(wù)，是我們所面臨的一項新課題、新任務(wù)。

1 目前人事檔案管理存在的一些問題

1.1 對人事檔案工作的重視不夠 ?一直以來，由于人事檔案管理工作是內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業(yè)發(fā)展是硬指標(biāo)，抓檔案管理是軟任務(wù)，存在著一些認識誤區(qū)，一是認為選人用人重在現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案沒有多大的作用;二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發(fā)的重要內(nèi)容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當(dāng)一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環(huán)節(jié)，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現(xiàn)了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現(xiàn)象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”、“有人無檔”。

1.2 檔案管理不規(guī)范 人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學(xué)籍檔案、培訓(xùn)、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化。另外，現(xiàn)在存檔材料的紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準(zhǔn)確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復(fù)印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴重影響了檔案質(zhì)量，給人事管理工作造成了很多困難。

1.3 硬件設(shè)施不到位 有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施差，防火、防水、防蟲、防霉等設(shè)備不配套，防盜設(shè)施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。

1.4 人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后 如今的社會已進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。同發(fā)達國家、先進地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒有把一些先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2 做好人事檔案管理的對策和思考

2.1 加強隊伍建設(shè)，提高人事檔案工作者的素質(zhì) 要提高人事檔案的管理水平，一是應(yīng)依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質(zhì)。二是嚴把隊伍的進口關(guān)，實行執(zhí)業(yè)資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書，“準(zhǔn)入”上崗;三是加強培訓(xùn)。從政治思想、業(yè)務(wù)能力等方面對檔案人員進行綜合培訓(xùn)，同時鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)計算機、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識，使之能夠適應(yīng)人事檔案工作的素質(zhì)要求。四是增強檔案工作者的事業(yè)心、責(zé)任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調(diào)、艱苦細致的服務(wù)性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，做到“眼勤”、“手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績，實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。

2.2 加強信息化建設(shè)，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平 檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術(shù)支持。因此，在人事檔案管理中，應(yīng)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案的動態(tài)化管理。可以利用計算機、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務(wù)職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓(xùn)等動態(tài)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準(zhǔn)確的人事信息和數(shù)據(jù)。

2.3 推行人事檔案科學(xué)化管理 人事檔案的科學(xué)化管理，就是把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學(xué)化管理，是人事檔案服務(wù)于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學(xué)化管理：

首先，檔案管理人員應(yīng)全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關(guān)法規(guī)條例，提高業(yè)務(wù)水平和規(guī)范管理能力;其次，要強化規(guī)范管理意識，加強各項制度建設(shè)，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。其次，要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應(yīng)隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓(xùn)情況等，一旦發(fā)生變化，及時的補充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是住處化管理的基礎(chǔ)工作。

2.4 提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發(fā) 人事檔案管理工作的順利進行，離不開領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，在新時期，要充分開發(fā)人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學(xué)合理的歸類、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應(yīng)的培訓(xùn)督導(dǎo)機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎(chǔ)上落實員工的管理考核政策，實現(xiàn)檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學(xué)習(xí)優(yōu)秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內(nèi)涵，把人事管理同檔案管理相互有機結(jié)合，促進內(nèi)部員工組織關(guān)系的和諧順暢發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理工作內(nèi)容極為豐富，是一門科學(xué)性很強的系統(tǒng)工程，它在人力資源開發(fā)中扮演著重要角色。隨著人事制度改革的不斷深入，我們應(yīng)當(dāng)在新的時期下加大力度不斷創(chuàng)新檔案管理模式，把檔案工作與時代發(fā)展緊密結(jié)合起來，緊跟時代的步伐，不斷促進和推進檔案管理事業(yè)的順利發(fā)展。

參考文獻：

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[3]趙學(xué)武.人事檔案管理工作之我見[J].攀登，2009（05）.

作者簡介：梁華，女，研究方向：人力資源管理。