淺談信息化背景下高校學(xué)籍管理工作
——以西部某高校為例

張穎卓延邊大學(xué) 吉林延吉 133002

淺談信息化背景下高校學(xué)籍管理工作
——以西部某高校為例

張穎卓
延邊大學(xué) 吉林延吉 133002

隨著高校信息化的發(fā)展及我國教育部學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度的推行，對高校學(xué)籍管理工作提出了更高的要求。本文將對高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度的產(chǎn)生、發(fā)展進(jìn)行梳理，并對目前學(xué)籍學(xué)歷管理平臺所包含的內(nèi)容進(jìn)行簡述，以此來分析西部某高校在新生學(xué)籍注冊工作中存在的問題并探究問題的對策。

高等學(xué)校；信息化；學(xué)籍管理

一、高校電子注冊制度的產(chǎn)生和發(fā)展

高校電子注冊制度是在維護(hù)高等學(xué)校的聲譽(yù)及畢業(yè)生的合法權(quán)益，抵制文憑造假等不良行為的背景下產(chǎn)生的，至今經(jīng)歷了學(xué)歷電子注冊、學(xué)籍電子注冊和學(xué)年電子注冊三個(gè)階段。

（一）學(xué)歷電子注冊：2001年，國家教育部頒布《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，2002年建立注冊數(shù)據(jù)信息檔案庫，建立了從1991年起的歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫。

（二）學(xué)籍電子注冊：2004年，教育部開始試行高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊；2005年，教育部頒布《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》規(guī)定學(xué)校應(yīng)執(zhí)行高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理制度；2007年，教育部頒布《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》，正式開始實(shí)施新生學(xué)籍電子注冊。

（三）學(xué)年電子注冊:2008年，教育部頒布《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)年電子注冊的通知》，開始對普通高等本?？茖W(xué)生實(shí)行學(xué)年電子注冊；2010年，教育部頒布《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊的通知》，要求普通高等教育學(xué)歷證書實(shí)施在線即時(shí)電子注冊。

二、學(xué)籍學(xué)歷管理平臺

學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺是中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）電子政務(wù)平臺之一，主要包括錄取數(shù)據(jù)、學(xué)籍注冊，在校生，學(xué)歷注冊，學(xué)生票及圖像校對六個(gè)模塊。

（一）錄取數(shù)據(jù)：該部分提供了1999年至今的學(xué)生錄取數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、下載，還包含錄取照片的上傳和查看招生數(shù)據(jù)報(bào)送進(jìn)度等內(nèi)容

（二）學(xué)籍注冊：學(xué)籍注冊是指為每年錄取新生進(jìn)行電子注冊，是高校學(xué)籍電子注冊的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是審核各高校新生錄取的身份是否合法、準(zhǔn)確。

新生注冊流程：首先下載學(xué)籍學(xué)歷管理平臺中招生錄取數(shù)據(jù)，與學(xué)校新生報(bào)到數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，保留管理平臺中的相關(guān)字段信息，按照實(shí)際報(bào)到情況形成新生錄取的數(shù)據(jù)庫，并修改成核對表發(fā)放到各學(xué)院進(jìn)行新生逐一核對、修改、確認(rèn)工作，收集到反饋信息后整理上傳到學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺。新生數(shù)據(jù)與平臺中的字段相匹配的情況下，新生數(shù)據(jù)通過審核，否則處于待審核狀態(tài)。其次，進(jìn)行新生網(wǎng)上自查，對于有誤的學(xué)生信息根據(jù)錯(cuò)誤類型予以更改，并提供相應(yīng)的證明材料。

（二）在校生：在校生是實(shí)現(xiàn)對學(xué)校在校生學(xué)年電子注冊的模塊，學(xué)年注冊是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，及上一學(xué)年在校生學(xué)籍異動情況的管理，是加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍管理的基礎(chǔ)工作。

學(xué)年注冊流程：學(xué)期初將需要學(xué)年注冊的學(xué)生設(shè)置成待注冊狀態(tài)，注冊時(shí)先將在校生數(shù)據(jù)按照要求制作成注冊表，然后上傳到平臺在校生庫中進(jìn)行注冊學(xué)籍，之后將注銷學(xué)籍如退學(xué)、死亡、取消學(xué)籍、開除學(xué)籍、畢業(yè)生學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，按照相應(yīng)的格式批量上傳至平臺；對留降跳級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動數(shù)據(jù)按照相應(yīng)的格式批量上傳至平臺。

（三）學(xué)歷注冊：該模塊可提供高校畢業(yè)生信息的查詢、畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊、輔修學(xué)歷標(biāo)注等。學(xué)歷標(biāo)注以學(xué)籍注冊為前提，沒有經(jīng)過注冊學(xué)籍的學(xué)生不予學(xué)歷電子注冊。

學(xué)歷注冊流程：學(xué)校將通過畢業(yè)審查、完成輔修課程并獲得輔修學(xué)歷的學(xué)生數(shù)據(jù)整理成名單發(fā)放給各學(xué)院讓學(xué)生進(jìn)行核對并確認(rèn)，信息準(zhǔn)確無誤后上傳到管理平臺的學(xué)歷證書標(biāo)注及輔修標(biāo)注，經(jīng)教育部復(fù)查審核通過后，國家承認(rèn)并予以保護(hù)。

（四）學(xué)生票：為保障學(xué)生寒暑假順利購買火車票，在學(xué)生火車票優(yōu)惠卡中寫入學(xué)生姓名、身份證號碼、乘車區(qū)間、入學(xué)日期、優(yōu)惠次數(shù)等五項(xiàng)內(nèi)容，并將優(yōu)惠卡信息注冊到學(xué)生學(xué)籍電子注冊信息中，保證優(yōu)惠卡寫入信息與學(xué)生證填寫內(nèi)容、學(xué)生學(xué)籍電子注冊信息一致。

（五）圖像校對：學(xué)歷圖像是畢業(yè)證以及學(xué)生學(xué)歷上網(wǎng)必需相片，由新華社統(tǒng)一采集，報(bào)送新華社圖像采集中心進(jìn)行處理。未參加學(xué)歷電子圖像采集學(xué)生，將無法按期發(fā)放畢業(yè)證。學(xué)生在進(jìn)行學(xué)歷圖像采集（畢業(yè)生照相）后一段時(shí)間須到學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行“學(xué)歷圖像校對”工作。畢業(yè)生應(yīng)認(rèn)真做好本人“學(xué)歷圖像校對”，如發(fā)現(xiàn)本人信息采集有誤應(yīng)及時(shí)告之學(xué)籍學(xué)歷管理部門。

三、學(xué)籍電子注冊工作中存在的幾個(gè)問題及對策

（一）存在的問題

1、管理部門分工、職責(zé)不明確。學(xué)籍注冊工作涉及到高校的管理部門較多，如招生部門、學(xué)生管理部門、教務(wù)處及學(xué)生所在院系。由于不同部門的職責(zé)不同，學(xué)校對學(xué)籍管理工作分工不明確，如教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)籍管理，但各院系管理學(xué)生的工作人員歸屬于學(xué)生管理部門，教務(wù)部門下達(dá)任務(wù)時(shí)較周折，須下達(dá)給學(xué)院教務(wù)管理部門，學(xué)院的教務(wù)管理部門上報(bào)至學(xué)院，再將此工作下達(dá)給學(xué)院學(xué)生管理部門，有時(shí)還需再轉(zhuǎn)交給學(xué)生輔導(dǎo)員。耗時(shí)長，為學(xué)籍注冊工作增大了難度。

2、新生學(xué)籍準(zhǔn)確性較差，信息核對、修改時(shí)間長。首先，學(xué)校將應(yīng)該在注冊前將發(fā)生錯(cuò)誤的錄取信息進(jìn)行更改的步驟改到新生自查時(shí)進(jìn)行，這必然降低了新生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第二，由于學(xué)校對學(xué)籍注冊的宣傳力度不夠，師生對自查工作不重視，學(xué)籍注冊后新生自查進(jìn)度慢。第三，信息核對后發(fā)現(xiàn)信息有誤，要根據(jù)錯(cuò)誤的類型予以更正，并且提交相關(guān)材料和證明，某些證明材料需要戶口所在地派出所提供，外地考生辦理相關(guān)的材料需要較長時(shí)間，拖延了新生學(xué)籍注冊工作進(jìn)度。

3、存在重名重身份證號碼的新生。產(chǎn)生重名重身份證號碼的情況有兩種原因：高考后某些因素未及時(shí)來報(bào)到，高校為其保留學(xué)籍；學(xué)生離校后所在高校沒有及時(shí)對學(xué)籍信息進(jìn)行處理。

（二）對策

1、完善學(xué)籍管理制度、明確學(xué)校各職能部門的工作職責(zé)，上下協(xié)調(diào)一致，簡化工作流程，才能提高工作效率；2、應(yīng)用新生報(bào)到及學(xué)生注冊系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上新生信息核對，提高信息核對工作的效率；3、在招生發(fā)放錄取通知書時(shí)、新生入學(xué)教育時(shí)采取措施加強(qiáng)學(xué)信網(wǎng)電子注冊宣傳力度，強(qiáng)調(diào)電子注冊的重要性；4、提高學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，vfp數(shù)據(jù)庫操作能力以及圖像處理能力；培養(yǎng)學(xué)籍管理人員較強(qiáng)的法律意識、責(zé)任感和工作主動性，做好學(xué)籍注冊的宣傳工作和及時(shí)有效處理學(xué)籍信息。

隨著學(xué)籍管理的信息化進(jìn)程，電子注冊成為了學(xué)籍管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，新生數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性成為學(xué)籍管理的重要基礎(chǔ)，只有完善學(xué)籍管理制度、完善新生注冊流程、提高管理人員素質(zhì)才能更好的規(guī)范和完善學(xué)籍電子注冊工作，才能更好的服務(wù)于高校、服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會。

[1]高櫻.高等學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的現(xiàn)狀及對策研究[J].理論研究,2013(3):20-21.

[2]路華清.信息化背景下高校學(xué)籍管理面臨的挑戰(zhàn)及未來展望[J].2010(10):5-6.

[3]于雪燕.高僧院校新生學(xué)籍電子注冊工作淺述[J].2010(16):192-193.