淺談地名檔案的電子化管理

李紅梅

一、地名檔案電子化管理的重要性

地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及與其相關(guān)的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統(tǒng)的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調(diào)查、編研、科學(xué)研究、開發(fā)利用等為主要內(nèi)容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現(xiàn)象、語言現(xiàn)象、歷史現(xiàn)象、地理現(xiàn)象以及地名的空間分布情況等。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產(chǎn)品的不斷增多，社會上出現(xiàn)了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設(shè)不僅是信息時代發(fā)展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、信息技術(shù)手段，以地名檔案資源為管理對象，運(yùn)用檔案管理學(xué)最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。收集環(huán)節(jié)主要是將紙質(zhì)資料和電子資料統(tǒng)一制作目錄，核對后歸檔。整理環(huán)節(jié)是依托計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，標(biāo)明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖形化管理。保管環(huán)節(jié)主要是采用常規(guī)保存，在搬運(yùn)、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發(fā)和利用應(yīng)屬同一環(huán)節(jié)，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用開發(fā)。

地名檔案電子化管理打破了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、傳輸?shù)燃夹g(shù)手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件、圖片、音像及圖形等的數(shù)字化信息，并充分利用數(shù)字識別和分級存儲等高科技手段將有關(guān)電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數(shù)據(jù)庫等各種大容量存儲介質(zhì)上，同時可將有關(guān)數(shù)字地名信息發(fā)布到局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應(yīng)用到所需要的地名電子檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)地名檔案信息電子化的管理與應(yīng)用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網(wǎng)絡(luò)使地名檔案信息進(jìn)行異地傳輸和利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)地名檔案資源的共享，還便于通過計算機(jī)進(jìn)行快速檢索與利用，促進(jìn)各種高科技技術(shù)在地名檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)而推動地名檔案信息資源的綜合開發(fā)利用。地名檔案電子化可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使地名檔案網(wǎng)站成為檔案宣傳和檔案信息服務(wù)的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，為社會各界提供網(wǎng)上搜索和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮地名檔案信息資源服務(wù)社會的作用。

二、地名檔案電子化管理的要點(diǎn)

1.電子地名檔案信息的采集

現(xiàn)有地名檔案多半是紙質(zhì)檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統(tǒng)檔案的電子化、從業(yè)務(wù)部門接受的電子文件和網(wǎng)絡(luò)上具有檔案價值的相關(guān)信息資源等。地名檔案工作者應(yīng)與城建部門建立密切友好的合作關(guān)系，及時了解城市總體規(guī)劃，做好記載和信息采集工作。信息數(shù)據(jù)包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進(jìn)行電子化時，要根據(jù)電子化的不同原因（利用、復(fù)制或保存等）選擇不同的技術(shù)。電子檔案管理部門應(yīng)和信息形成者簽訂協(xié)議，對移交信息的格式、范圍等作出規(guī)定。

2.電子地名檔案信息的處理

地名檔案的管理具有動態(tài)性，隨著城市化和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，不斷出現(xiàn)新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內(nèi)容，并對這些內(nèi)容的真實(shí)性、完整性進(jìn)行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應(yīng)將其檔案從行政區(qū)域地名類別中列出，作為歷史地名單獨(dú)存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補(bǔ)充。對那些更新的地名應(yīng)將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。

3.電子地名檔案信息的查詢

地名檔案管理電子化的核心是應(yīng)用計算機(jī)，對地名檔案進(jìn)行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索功能，能根據(jù)檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化;能根據(jù)用戶需要設(shè)置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理。

4.電子地名檔案信息的發(fā)布

電子地名檔案信息的發(fā)布是面向有針對性需求的服務(wù)對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進(jìn)行信息發(fā)布，包括：對各立檔單位及相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網(wǎng)上查詢和搜索等。

5.電子地名檔案信息的安全

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護(hù)措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統(tǒng)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全，信息安全和用戶利用的安全等。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果對電子檔案信息進(jìn)行預(yù)防性和治理性安全保護(hù)是一種有效的措施，在有限的權(quán)限范圍內(nèi)讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。

6.電子地名檔案信息的保存

傳統(tǒng)地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發(fā)并提供利用。在傳統(tǒng)環(huán)境下，紙質(zhì)地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環(huán)境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今社會，硬軟件更新?lián)Q代的速度又非?？?，常出現(xiàn)當(dāng)前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術(shù)問題，一個系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息卻無法在別的系統(tǒng)中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。

三、地名檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

1.電子地名檔案的歸檔系統(tǒng)建設(shè)與管理

利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)研究成果，收集地名數(shù)據(jù)庫信息，通過信息系統(tǒng)建設(shè)，將電子地名文件在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸、整理、歸檔與提取運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運(yùn)用用戶身份認(rèn)證、電子簽名等技術(shù)手段，保障電子地名信息的真實(shí)性、完整性和長期可用性。

2.電子地名檔案統(tǒng)一的管理與服務(wù)平臺建設(shè)

電子地名檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是相輔相成的兩個方面，設(shè)計一套統(tǒng)一的電子地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，包括電子地名檔案形成的標(biāo)準(zhǔn)、電子地名檔案存儲與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及電子地名檔案利用的標(biāo)準(zhǔn)等，從而增強(qiáng)電子地名檔案服務(wù)平臺的管理能力，提高網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力， 提高服務(wù)管理的現(xiàn)代化水平。

3.電子地名檔案資源規(guī)范使用的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

地名檔案管理部門有責(zé)任有義務(wù)整合轄區(qū)內(nèi)的地名資源，根據(jù)《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術(shù)語》等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)?shù)氐孛芾淼囊?guī)范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規(guī)范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務(wù)。

4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發(fā)利用能力建設(shè)

大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統(tǒng)功能的完善，為電子地名檔案的編研創(chuàng)造了良好條件。充分利用搜索引擎技術(shù)，可以有效建立與主題、內(nèi)容關(guān)聯(lián)的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。

5.電子地名檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

電子地名檔案信息網(wǎng)站是地名檔案管理部門宣傳業(yè)務(wù)、面向社會收集檔案、提供服務(wù)的重要窗口，是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與社會民眾之間建立良性互動的有效途徑。充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的作用和功能，通過有線和無線兩種方式同時為互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)和手機(jī)等移動終端提供個性化的地名數(shù)字信息服務(wù)，從而可以大幅提升地名檔案管理工作人員的工作效率和社會民眾享受服務(wù)的便捷性。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃檔案資料館）endprint