基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析

陳耀芬

建筑工程檔案是建筑工程中的重要組成部分，并貫穿于建筑工程項目的整個過程，對工程建設(shè)中的施工及管理資料進(jìn)行保存，真實反映工程建設(shè)的具體情況，利用價值極高。但是目前我國的工程建筑檔案管理工作依舊沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，一旦出現(xiàn)檔案資料保存不當(dāng)、遺失、缺損等問題，將給工程施工單位及檔案管理單位造成極大損失，阻礙工程建筑項目的發(fā)展?，F(xiàn)階段，隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度的加快，行業(yè)內(nèi)競爭的激烈，對建筑工程單位的自身管理要求也越來越高，促使建筑工程檔案管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等方面發(fā)展。

一、工程建筑檔案的特點及管理現(xiàn)狀

1、工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項目的方案設(shè)計，各項合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設(shè)計變更和技術(shù)交底等;同時還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點包括：⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實用性較強。

2、工程建筑檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化建設(shè)緩慢

盡管我國已經(jīng)逐漸加快建筑工程建設(shè)檔案信息化的建設(shè)步伐，但是對其的關(guān)注及投資力度還較小，不能滿足社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。在工程建筑檔案的信息化建設(shè)中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)受到越來越多的人的關(guān)注，但是多數(shù)工程建筑檔案管理單位在實際工作中，依然存在側(cè)重于實體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設(shè)的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進(jìn)行完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀。

（2）信息化建設(shè)動力不足

現(xiàn)階段，工程建筑檔案信息化建設(shè)一直處在起步階段，因此，在實際的信息化操作過程中，還會出現(xiàn)諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實際的信息化建設(shè)中，并未出現(xiàn)針對性較強的群體，從而導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢。另外，缺乏信息化建設(shè)人才也是導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)動力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)，因此，在具體操作中出現(xiàn)不盡心或者不關(guān)心的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)在實際工作中無法發(fā)揮出真正的功用，缺乏真實性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的建筑單位認(rèn)識到工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性，如規(guī)范檔案資料的儲存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎(chǔ)配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進(jìn)展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時代的發(fā)展，實用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實行有機(jī)結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現(xiàn)我國工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

3、加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實現(xiàn)信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設(shè)。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實現(xiàn)共享。另外，檔案管理數(shù)據(jù)庫還需實現(xiàn)自動化，并在數(shù)字化系統(tǒng)中將檔案資料標(biāo)明其存放位置，從而實現(xiàn)快速檢索。

4、強化信息化管理的安全意識

科技信息的迅速發(fā)展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。但是日新月異的信息化發(fā)展，也為競爭對手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機(jī)會，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會導(dǎo)致檔案外泄，給施工企業(yè)及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展。因此，相關(guān)的檔案管理部門需在實施工程建筑檔案信息化建設(shè)中，將工程建筑檔案內(nèi)的重要內(nèi)容進(jìn)行加密處理，運用計算機(jī)操作技術(shù)，提高機(jī)密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實際工作有機(jī)結(jié)合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中，還需注重對紙質(zhì)工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學(xué)合理。

在信息化的基礎(chǔ)上實施工程建筑檔案管理建設(shè)，不但能提高工程建筑檔案管理的有效性，而且能確保建筑工程項目實施過程的安全性及可靠性。但是目前我國的工程檔案管理信息化尚處在起步階段，還存在諸多的不足之處，因此，建筑工程檔案管理單位在今后的發(fā)展中，還需遵循建筑行業(yè)進(jìn)行信息化發(fā)展的規(guī)章制度，并借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理知識和經(jīng)驗技術(shù)，解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，推進(jìn)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)向前發(fā)展。

（作者單位：韶關(guān)市南楓建設(shè)有限公司）endprint