檔案立卷管理系統(tǒng)的探究

王璐璐

[摘 要]檔案立卷管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)檔案立卷和檔案查閱兩大功能進(jìn)行了有針對(duì)性的全面設(shè)計(jì)，進(jìn)行了檔案管理思路轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理、虛擬立卷、電子案卷、網(wǎng)上查閱等多項(xiàng)功能，即保留了傳統(tǒng)管理模式中保密性好、監(jiān)管性嚴(yán)的長(zhǎng)處，也增加了新型管理手段下檢索性強(qiáng)、查閱效率高等新特點(diǎn)，科學(xué)高效地完成基礎(chǔ)工作建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]管理;檔案;數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用由來(lái)已久，最早可以追溯到上個(gè)世紀(jì)九十年代初期，在某些單位就推廣應(yīng)用了基于FOXBASE數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的單機(jī)版檔案管理程序，從理論上來(lái)說(shuō)應(yīng)該發(fā)展得相當(dāng)成熟和完善，但在實(shí)際中，很多單位的檔案部門(mén)是一個(gè)邊緣化部門(mén)，不受重視，檔案部門(mén)只不過(guò)是例行機(jī)構(gòu)設(shè)置中不得不存在的一塊雞肋，檔案工作也逐漸脫離常態(tài)化機(jī)制，檔案的集中管理、規(guī)范管理的力度越來(lái)越弱。即便檔案管理工作具有國(guó)家規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，但具體到某一個(gè)行業(yè)或某一個(gè)單位，能真正落實(shí)到位的卻如鳳毛麟角。因?yàn)椴槐恢匾暎瑱n案管理工作的資金投入、人力投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以滿(mǎn)足檔案信息化工作的開(kāi)展，也無(wú)法保證檔案日常管理系統(tǒng)的及時(shí)更新?lián)Q代。很多單位仍在使用老舊的檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)無(wú)法完成對(duì)電子檔案的有效管理，無(wú)法進(jìn)行虛擬組卷，無(wú)法進(jìn)行B/S模式的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，資料管理能力孱弱，利用率低下，手工操作量龐大。而檔案立卷管理系統(tǒng)則在對(duì)解決上述問(wèn)題上有所助益。

1.系統(tǒng)目標(biāo)

本系統(tǒng)是根據(jù)某單位的實(shí)際工作現(xiàn)狀而開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，主要針對(duì)單位檔案管理高新技術(shù)應(yīng)用和信息化處理方面存在的不足和缺陷而設(shè)計(jì)，旨在提高系部層次的二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的信息化程度，在不影響檔案安全性的前提下，提高檔案工作的效率和檔案利用效率，降低兼職檔案員的工作強(qiáng)度，在專(zhuān)職檔案員人力不足的狀況下，分擔(dān)一級(jí)檔案管理部門(mén)的檔案管理工作量，減輕一級(jí)檔案管理部門(mén)的檔案流通利用壓力，補(bǔ)充一級(jí)檔案管理部門(mén)所欠缺的電子檔案數(shù)據(jù)，使檔案管理工作能更完善地適應(yīng)檔案資料載體多樣性的變化趨勢(shì)，逐步走進(jìn)科技化、網(wǎng)絡(luò)化、高效化的管理模式。

本系統(tǒng)運(yùn)用UML進(jìn)行面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)、分析與開(kāi)發(fā)的知識(shí)和建模手段，進(jìn)行了系統(tǒng)的參與者界定、用例的描述、活動(dòng)圖分析及數(shù)據(jù)庫(kù)建模等設(shè)計(jì)，并計(jì)劃運(yùn)用JAVA Script、C#、JSP、SQL Server、Visual Studio等開(kāi)發(fā)語(yǔ)言和工具完成對(duì)系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

2.管理層面的可行性分析

檔案管理工作從單位組建開(kāi)始就已開(kāi)展，但這項(xiàng)工作并非主要工作，而是多年處于單位職能邊緣化狀態(tài)，在管理改革上被關(guān)注的程度不夠。幾十年來(lái)，隨著單位發(fā)展的不斷壯大，業(yè)務(wù)的逐步拓展，檔案的數(shù)量和種類(lèi)也越來(lái)越多，但在專(zhuān)職檔案管理人員的編制上并沒(méi)有變化，檔案管理手段和方式也沒(méi)有及時(shí)得到改進(jìn)，檔案管理模式并沒(méi)有發(fā)生實(shí)質(zhì)上的改進(jìn)。雖然也配備了計(jì)算機(jī)等各種終端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但相應(yīng)的軟件系統(tǒng)版本老舊，操作繁瑣、系統(tǒng)龐大、虛設(shè)功能較多，與單位管理政策和管理現(xiàn)狀匹配不足，不能很好地提升檔案管理的科技化程度。這就造成了因人手不足、管理現(xiàn)代化程度不高而使檔案歸檔不及時(shí)、錯(cuò)誤發(fā)生率增加、檔案利用效率低下、檢索不便等不利于檔案管理和利用的現(xiàn)狀。

因此，為了從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理工作的效果，增強(qiáng)檔案利用處理的高效性，在當(dāng)今信息化程度日漸高漲的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，將檔案管理工作進(jìn)行信息化運(yùn)作是管理上的迫切需要，也是切合檔案載體電子化趨勢(shì)的迫切需要。

3.技術(shù)層面的可行性分析

在硬件方面，單位的網(wǎng)絡(luò)體系經(jīng)過(guò)多年的運(yùn)行己建設(shè)得非常完善，安全性高，管理嚴(yán)格，維護(hù)及時(shí)，計(jì)算機(jī)終端的普及率和聯(lián)網(wǎng)率非常高，單位二級(jí)機(jī)構(gòu)的兼職檔案員的計(jì)算機(jī)配備率為100%，給檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行提供了可靠充足的設(shè)施保障。在人員素質(zhì)方面，雖然檔案員這個(gè)崗位始終被認(rèn)為技術(shù)含金量不高，一直處于人員綜合素質(zhì)偏低、年齡偏大的尷尬狀態(tài)，但隨著兼職檔案員的出現(xiàn)，這一狀態(tài)已得到很大的改善，經(jīng)過(guò)單位多年來(lái)信息化工作的開(kāi)展，OA系統(tǒng)的全面推進(jìn)和實(shí)施，各種辦公所需的計(jì)算機(jī)操作技能得到了大面積的普及，兼職檔案員們所具備的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力已足以使檔案管理系統(tǒng)在較短的時(shí)間內(nèi)得到良好的推廣應(yīng)用，而不需要花太多的人力和時(shí)間專(zhuān)門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)，這使得檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用在技術(shù)層面上具有良好的可行性。

4.系統(tǒng)功能需求

本系統(tǒng)主要提供二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)兼職檔案員在完成檔案管理工作各項(xiàng)職能要求時(shí)所需要的操作功能，是針對(duì)提升基層檔案管理工作質(zhì)量和效率而進(jìn)行的設(shè)計(jì)，從安全性、實(shí)用性、高效性和可操作性等方面著手進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，主要括了用戶(hù)登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案?jìng)浞莸雀黜?xiàng)功能模塊。按照檔案管理工作的實(shí)際要求，細(xì)化為用戶(hù)登入、安全登出、用戶(hù)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案錄入、檔案修改、立卷標(biāo)準(zhǔn)錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出、及檔案的備份和還原等功能。

總之，本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是結(jié)合本單位具體實(shí)際進(jìn)行的，該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用能有效地解決檔案管理中的局限性，能適應(yīng)多形式載體檔案管理的需求，提高檔案資料的完備性;能降低檔案工作的工作強(qiáng)度，提高檔案歸檔的及時(shí)性;能拓展檔案檢索模式，提高檔案利用的高效性;能充分為其他各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的服務(wù)，發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。

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