對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

李偉玲

綏化市北林區(qū)民政局

對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

李偉玲

綏化市北林區(qū)民政局

檔案管理的現(xiàn)代化是科技和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案管理自身發(fā)展的需要。它主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化、檔案管理的虛擬化以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化幾個(gè)方面。但是由于目前我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理的模式還不成熟，所以存在各種各樣的問(wèn)題：缺乏專門(mén)的管理人才，缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，缺乏有效合理的管理方法等。在這樣的情況下，各級(jí)部門(mén)必須同心協(xié)力，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

檔案；管理；現(xiàn)代化

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1．1檔案管理的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時(shí)期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)兩個(gè)方面，通過(guò)信息化的渠道和方式，加強(qiáng)對(duì)于檔案資源的利用與開(kāi)發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1．2檔案管理的虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實(shí)行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過(guò)程中，需要進(jìn)行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力的同時(shí)，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計(jì)算機(jī)為檔案的載體，運(yùn)用智能化的計(jì)算機(jī)管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1．3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點(diǎn)在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開(kāi)放性和不安全性，所以更需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之下進(jìn)行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2．1自身發(fā)展的需要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國(guó)的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來(lái)越不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2．2加強(qiáng)保護(hù)的需要。另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無(wú)字等問(wèn)題，給檔案管理帶來(lái)了極大的不便。若要加強(qiáng)對(duì)這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來(lái)，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問(wèn)題。

2．3充分利用的必要。傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時(shí)間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問(wèn)題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)上同時(shí)進(jìn)行使用。

3.檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題

3．1缺乏專門(mén)的管理人才。檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問(wèn)題便是缺乏專門(mén)的管理人才。由于長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我們的檔案管理運(yùn)用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對(duì)現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時(shí)掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒(méi)有掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)，也缺少對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

3．2缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備。另外，由于檔案管理意識(shí)的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴(yán)重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動(dòng)化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開(kāi)發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3．3缺乏有效的管理方法。檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個(gè)重要的問(wèn)題是管理方法的問(wèn)題。由于現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施的時(shí)間較短，大多數(shù)部門(mén)還沒(méi)有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無(wú)序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實(shí)際操作過(guò)程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，對(duì)檔案的管理造成了不良的影響。

4.實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4．1人才的培養(yǎng)。現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡(jiǎn)單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識(shí)，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時(shí)，最好還能具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過(guò)各種有用的形式加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，例如聘請(qǐng)專門(mén)的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，開(kāi)展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識(shí)等。通過(guò)教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中的任何問(wèn)題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。

4．2設(shè)施的引進(jìn)?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。在這樣的情況下，給檔案管理部門(mén)及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門(mén)提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

5.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的經(jīng)濟(jì)和科技形式下，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用。但與此同時(shí)，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運(yùn)行過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題，例如缺乏管理人才、管理設(shè)備、管理方法等。在此情況下，要運(yùn)用合理的方法，通過(guò)人才的培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。