論電子檔案信息公開與檔案信息安全

李春君

黑龍江省第一地質(zhì)勘察院 黑龍江牡丹江 157000

論電子檔案信息公開與檔案信息安全

李春君

黑龍江省第一地質(zhì)勘察院 黑龍江牡丹江 157000

近些年，隨著科學技術的迅猛的發(fā)展，網(wǎng)絡平臺已經(jīng)得到了充分的開發(fā)和利用。電子檔案管理不在拘泥于傳統(tǒng)的保存路徑和形式，而是通過網(wǎng)絡將檔案信息公開化。在這種環(huán)境下，電子檔案安全問題成為了當前急需解決的問題。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低是檔案信息安全的先決條件，技術操作、電子檔案信息內(nèi)容原始性和存儲設備安全等都影響著電子檔案信息的安全。

電子檔案；信息公開；信息安全

自人類進入21世紀以來，隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術和多媒體信息化在檔案存儲工作中起到了非常重要的作用，從而產(chǎn)生了電子檔案[1]。在這個網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展和資源共享的時代，檔案信息公開化成為了這個新時代的必然結(jié)果。然而，電子檔案信息公開化存在一定的弊端，如對電子檔案進行輸入、傳送、存儲過程中，可能存在因操作造成數(shù)據(jù)丟失、黑客偷竊、電腦病毒等問題。因此，這要求工作人員努力學習，以確保檔案信息安全。

1.確保檔案信息可以安全管理

檔案工作是一項相對保密的工作，因為檔案中的信息不僅影響著廣大人民的自身利益，甚至威脅著國家的安全和社會的穩(wěn)定。因為檔案的內(nèi)容和一般的網(wǎng)絡信息不可同日而語，檔案的內(nèi)容既涉及到了國家機密和各部門的活動歷史過程，也包含了各行各業(yè)很多敏感的信息[2]。如果國家檔案信息被非法分子惡意傳播，那么整個國家的安全會受到嚴重的威脅，國家的穩(wěn)步發(fā)展也會受到重大的影響；如果各個企業(yè)的各行各業(yè)的敏感信息被非法利用，人民的利益會受到嚴重損害。因此，就目前的局勢分析，提高檔案信息安全已經(jīng)成為社會發(fā)展的必要過程。

2.提高電子檔案信息安全性的具體措施

2.1 提高電子檔案工作者和管理者的綜合素質(zhì)

從事檔案管理工作人員的素質(zhì)高低是決定電子檔案信息安全性大小的關鍵要素之一。如果一個人的素質(zhì)不夠高，即使非常周密的檔案信息安全系統(tǒng)也是徒勞，所以要加強電子檔案工作人員的教育工作。因為人在檔案管理過程中起到了雙重作用，一方面人是電子檔案信息安全的最大護衛(wèi)者，而另一方面人也可以是檔案信息安全問題的制造者。人為地泄露秘密成為檔案信息安全的最大影響因素之一。因此要加強對電子檔案工作者的教育和培訓，從思想上意識到電子檔案信息安全的重要性，從政治覺悟上加強對電子檔案安全的保護，任何一個工作單位，完善的管理制度可以大幅度地降低工作的失誤。對進入檔案室的管理人員要進行嚴格管理。這樣要加強檔案存儲電腦的使用權和使用IP地址范圍限制。

2.2 確保操作安全

操作安全性存在偶然性和必然性。有些操作失誤是客觀因素所致的，而有些操作安全問題則是主觀意識所為。因此，加強電子檔案工作者的操作安全存在必要性。完美的管理制度和先進的科學技術是電子檔案信息安全的雙重保障。電子檔案信息工作者不僅要有較強的安全性觀念，還要具備先進的安全技術。先進的網(wǎng)絡安全技術主要體現(xiàn)在訪問控制技術、防治病毒技術和安全檢測技術三方面，這些都可以確保電子檔案信息在網(wǎng)絡上安全存儲和利用。充分掌握先進技術的基礎上，良好的操作習慣也是確保電子檔案安全性的重要保障之一[3]。養(yǎng)成資料備份的習慣是檔案工作人員應具備的重要素質(zhì)之一，在網(wǎng)絡病毒隨處可見的網(wǎng)絡時代，電子檔案隨時都有被入侵的危險，因此要將重要檔案信息備份于服務器中，應用最原始的儲存器光盤、磁盤進程對檔案信息存儲，以保證原始數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。異地備份在檔案信息存儲中也起到了同樣重要的作用。

2.3 降低電子檔案信息內(nèi)容的篡改率

電子信息內(nèi)容安全在檔案工作中尤為重要。電子郵件和網(wǎng)頁瀏覽等方式作為檔案信息公開的主要兩種主要途徑，因為病毒的存在，使得電子檔案在傳送過程中存在很大的安全隱患。即使病毒威脅著檔案信息內(nèi)容安全，但是應用先進的網(wǎng)絡技術可以有效地防止非法用戶的侵入，以及病毒的入侵。因此，應用先進的防、殺毒軟件對檔案信息的內(nèi)容進行檢測是非常必要的，尤其是在電子郵件方式發(fā)出前；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，首先要用安全的瀏覽器，其次要應用內(nèi)容過濾系統(tǒng)、阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)后的攻擊事件。先進的技術和完善的電子檔案管理體系配合才更能確保檔案信息的安全，保證其原始性。檔案管理工作者的操作失誤的弊端很大，因為儲存加密工作做得再好，也無法消除這個弊端。因此建立健全的電子檔案存儲系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案工作者的操作手法，進而降低操作系統(tǒng)人員的失誤，是提高電子檔案信息的重要措施之一。

2.4 電子檔案硬件設備的安全保障

電子檔案作為一種新興的以中國網(wǎng)絡產(chǎn)物，因為它的高效性，使得電子檔案存在一定的風險。而電子檔案存儲設備是電子檔案的載體，設備的安全直接影響著電子檔案的安全性，因此要加強電子設備安全性的控制。電子檔案管理部門熒光周期性地對電子文件進行檢查記錄和對電腦軟件進行更新。電腦機房要嚴禁非檔案人員進入，可以對電腦機房加密或者采用指紋錄入的方法進行管理。如果有特殊原因，非有權進入電腦機房的工作人員必須經(jīng)過 上級領導的批準、同意后才可以進入。加強對進出電子檔案存儲場所人員的控制和管理，在有電子檔案信息泄露事件發(fā)生時，就可以追查出泄密的人員。網(wǎng)絡是一個開放的平臺，對于關乎國家、企業(yè)命運等絕對機密的信息，應該盡量避免在網(wǎng)絡上公開。

2.5 建立完善系統(tǒng)的電子檔案安全管理法制

電子檔案信息安全法制的建立可以有效的保障電子檔案信息的安全運行[3]。對于原始的檔案，主要記錄在紙張上，其原始記錄性得到了保證和確定。從法律的角度講，電子檔案作為一種新型的檔案記錄形式不具有法律效力，一方面是因為只有白紙黑子才具有法律效力，另一方面是因為電子檔案信息存在復制性和可修改性。這使得電子檔案安全法制在制定過程中造成一定的困難。因此我們可以從以下幾方面進行著手。首先把電子檔案法制的觀念大眾化，努力宣傳《檔案法》，加強對違法人員的懲罰力度；其次對檔案信息安全發(fā)過的研究程度要有足夠的深度，努力提升理論研究的主動性，積極和國際水平接軌；將電子檔案信息法規(guī)更加細致化，不給非法分子有機可乘。努力建成完整的安全法規(guī)，可以從整體上保障電子檔案信息的安全。

3.結(jié)語

電子檔案信息安全管理是檔案信息資源建設工作的重點，有效地進行電子檔案信息安全管理是保障檔案信息的原始性、真實性，發(fā)揮檔案憑證性和依據(jù)性作用的基礎性工作，也是檔案部門在信息化建設中面臨的新挑戰(zhàn)。因為檔案的信息涉及到了我們國家的政治、經(jīng)濟、文化、軍事等重要的信息，可以說檔案掌握著一個國家的命脈，因此我們要加強電子檔案信息安全的管理。不僅要完善安全制度體系和硬件設施的加強，還要努力提高工作人員的綜合素質(zhì)，從而降低操作失誤等安全隱患。

[1]張榮翠.淺談確保電子檔案信息管理安全管理的有效途徑[J].黑龍江檔案,2012(2):95.

[2]汪淵,蔣凡,陳國良.基于圖論的網(wǎng)絡安全分析方法研究與應用[J].小型微型計算機系統(tǒng),2012,24(10):1865-1869.

[3]侯海翔,王宇聆,趙群.網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息安全管理及保密技術[J].科技創(chuàng)新導報,2013(27):194.