項(xiàng)目合同管理——汽車零部件行業(yè)新品開發(fā)過程

孫要品

（上海交通大學(xué)機(jī)械與動(dòng)力工程學(xué)院，上海 200240）

在我們的生活中，廣義的合同是指當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。

在汽車零部件行業(yè)的新品開發(fā)項(xiàng)目中，在項(xiàng)目前期的一定階段應(yīng)用合同來完成客戶與供應(yīng)商之間承諾和約束。在這里的項(xiàng)目合同沿用了廣義合同的定義和法則，但是項(xiàng)目合同又區(qū)別于一般合同，一般來說僅限于項(xiàng)目開發(fā)方和需求方達(dá)成的書面承諾和協(xié)議，通常不具備法律效力，僅限于在特定的背景下形成的雙方的承諾，通用于行業(yè)內(nèi)，屬于企業(yè)間的書面約束。

在新品開發(fā)項(xiàng)目中訂立項(xiàng)目合同是指取得項(xiàng)目計(jì)劃的正式承諾和批準(zhǔn)的過程，因此在這里合同強(qiáng)調(diào)的是雙方達(dá)成一致認(rèn)可和承諾。所以在汽車零部件行業(yè)新品開發(fā)項(xiàng)目中的合同管理非常重要的一點(diǎn)就是合同一定是通過項(xiàng)目所有利益方認(rèn)可和批準(zhǔn)的，成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為之努力的方向。項(xiàng)目合同的訂立是一個(gè)過程，主要包括項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)、項(xiàng)目計(jì)劃完成和資源需求計(jì)劃3 個(gè)方面。因此，項(xiàng)目合同管理就是圍繞項(xiàng)目目標(biāo)確認(rèn)、項(xiàng)目計(jì)劃完成和資源需求計(jì)劃這3 個(gè)方面作為核心內(nèi)容展開。合同管理中非常重要的環(huán)節(jié)就是在合同形成訂立的整個(gè)過程中必須考慮項(xiàng)目目標(biāo)、進(jìn)度和資源3 個(gè)方面的平衡，在跟所有利益相關(guān)方充分溝通形成一致意見的基礎(chǔ)上形成最終的最優(yōu)方案，獲得公司領(lǐng)導(dǎo)層或者決策層的認(rèn)可和批準(zhǔn)。

項(xiàng)目目標(biāo)范圍的確定是我們制定項(xiàng)目合同的第一步，也是后續(xù)進(jìn)度和資源計(jì)劃的基礎(chǔ)，非常關(guān)鍵的一步。準(zhǔn)確的項(xiàng)目目標(biāo)范圍定義可以毫不夸張地說是我們項(xiàng)目合同管理成功的基石。

范圍管理是對(duì)所有項(xiàng)目交付目標(biāo)或交付物進(jìn)行定義和衡量，交付目標(biāo)是結(jié)果和輸出內(nèi)容因此必須是有形的、可衡量的和能夠成為前期工作完成證明的東西。在交付目標(biāo)的定義過程中我們可以時(shí)刻回顧記錄下來的交付目標(biāo)是否符合“S（具體的）M（可衡量得）A（面向行動(dòng)的）R（實(shí)際可行的）T（以時(shí)間為基礎(chǔ)的）”原則。我們必須得時(shí)刻關(guān)注交付目標(biāo)寫下來的一定是東西-“名詞”，而不是羅列的一系列任務(wù)-“動(dòng)詞”。

項(xiàng)目交付物的最終確認(rèn)，不只是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)給出的輸出同時(shí)也是得到客戶認(rèn)可的結(jié)果，因此在項(xiàng)目交付目標(biāo)的確認(rèn)過程中必須清楚地識(shí)別項(xiàng)目交付物的接受者，最好是能夠清晰的定義到具體的人而不是籠統(tǒng)的某個(gè)組織或者某個(gè)部門。交付成果不是編造出來的，獲取客戶的聲音和認(rèn)可是非常重要的，它能保證項(xiàng)目沿著正確的方向前進(jìn)。為了獲得準(zhǔn)確及時(shí)有效的客戶聲音和需求項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)甚至是公司領(lǐng)導(dǎo)層需要利用專門的時(shí)間和資源和工具來充分地收集和分析客戶的需求。某些項(xiàng)目也許需要比合同交付目標(biāo)部分允許的需要更多更具體的細(xì)節(jié)。這時(shí)也許團(tuán)隊(duì)需要一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)范圍子文檔，作為正式的合同文檔的附件。在這部分我們多次提到了客戶的聲音和項(xiàng)目交付目標(biāo)的緊密關(guān)系，實(shí)際上客戶聲音我們可以理解為客戶的需求而項(xiàng)目的交付物則是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的承諾。

通過以上的項(xiàng)目交付目標(biāo)定義過程我們已經(jīng)做出了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)于客戶同時(shí)也是對(duì)于所有內(nèi)部利益相關(guān)者的交付承諾，那么對(duì)于團(tuán)隊(duì)和內(nèi)外部的客戶來說接下來非常關(guān)鍵的內(nèi)容就是要完成這些交付目標(biāo)需要多長(zhǎng)時(shí)間或者說是兌現(xiàn)承諾。也許更多的時(shí)候是我們已經(jīng)拿到客戶的明確的需求時(shí)間節(jié)點(diǎn)，接下來的是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否能夠在被要求的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量的實(shí)現(xiàn)承諾。

進(jìn)度管理是確認(rèn)和跟蹤項(xiàng)目的工作任務(wù)、依存關(guān)系和時(shí)間安排。進(jìn)度管理可以幫助進(jìn)行日常工作的追蹤，預(yù)測(cè)未來某些可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展產(chǎn)生影響的事件并提前尋找對(duì)策，同時(shí)也能幫助我們清楚地看到影響項(xiàng)目進(jìn)展的關(guān)鍵時(shí)間。進(jìn)度管理可以分為4 個(gè)步驟完成。

第一步：找出項(xiàng)目所有需要完成的任務(wù)和這些任務(wù)完成得先后次序。我們首先可以應(yīng)用WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）的方式對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的交付目標(biāo)進(jìn)行分解成為一個(gè)個(gè)可以執(zhí)行的任務(wù)。這是一個(gè)從名詞（交付物）到動(dòng)詞（可執(zhí)行的任務(wù)）的轉(zhuǎn)化過程。通過工作分解結(jié)構(gòu)得到的任務(wù)清單需要詳細(xì)到我們要明確的知道每項(xiàng)任務(wù)有誰負(fù)責(zé)、需要多長(zhǎng)時(shí)間、需要多少成本和該項(xiàng)任務(wù)是否能夠清晰的追蹤進(jìn)展。然后就是給任務(wù)清單排序，關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖是非常方便和直觀的工具可以應(yīng)用。

下一步是完成工作分解，通過關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖得到的結(jié)果實(shí)例，如圖1 所示。

圖1 關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖

第二步：預(yù)測(cè)并確定任務(wù)持續(xù)時(shí)間。這是整個(gè)進(jìn)度管理中非常關(guān)鍵的一步，對(duì)于大多數(shù)的項(xiàng)目中的任務(wù)我們都可以依照經(jīng)驗(yàn)給出預(yù)測(cè)的時(shí)間，在時(shí)間預(yù)測(cè)中特別需要注意的一點(diǎn)就是每個(gè)人都不要私自預(yù)留富余時(shí)間，隱藏的富余可能會(huì)增加項(xiàng)目不必要的時(shí)間。對(duì)于一些沒有經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的任務(wù)推薦一種粗略的預(yù)測(cè)方法：

O—最樂觀的時(shí)間

M—最可能的時(shí)間

P—最悲觀的時(shí)間

第三步：計(jì)算關(guān)鍵路徑。獲得關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖并每項(xiàng)任務(wù)都被賦予完成時(shí)間后，我們就可以從關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖中尋找關(guān)鍵路徑了。下一步是關(guān)鍵路徑指項(xiàng)目任務(wù)中不含有任何富裕時(shí)間的活動(dòng)的路徑，如圖2 所示。

任務(wù)ACE 是屬于沒有任何自由時(shí)間的任務(wù)，所以被識(shí)別為關(guān)鍵路徑，B 和D 為非關(guān)鍵路徑可以適當(dāng)減少關(guān)注。關(guān)鍵路徑的識(shí)別可以幫助項(xiàng)目小組識(shí)別整個(gè)進(jìn)度管理種風(fēng)險(xiǎn)最大的地方、可以改善的地方和當(dāng)項(xiàng)目產(chǎn)生任何變化時(shí)，幫助識(shí)別、跟蹤變化對(duì)項(xiàng)目的影響。

第四部：將得出的相關(guān)信息標(biāo)注在進(jìn)度表上完成進(jìn)度追蹤表。這是比較輕松的一步了，只要把前面完成的信息整合借助干特圖或者M(jìn)S-Project 等進(jìn)度管理的常用工具完成一份追蹤表就可以了。

圖2 關(guān)鍵路徑圖

到這里我們就完成了進(jìn)度計(jì)劃的全部工作，接下來就是以次為基礎(chǔ)的追蹤和修正管理了。

項(xiàng)目中的資源管理是確定和跟蹤完成項(xiàng)目必要的資源，包括跨職能部門人力資源、預(yù)算，包括發(fā)展開支和資金和設(shè)備，設(shè)施，燃料等。合同中的資源計(jì)劃是保證項(xiàng)目獲得需要資源的唯一方式。通常項(xiàng)目中的資源管理包括以下幾個(gè)方面，職責(zé)定義、資源計(jì)劃、資源平衡、預(yù)算、資源獲得和計(jì)劃執(zhí)行。職責(zé)定義可以運(yùn)用RACI（R-執(zhí)行A-負(fù)責(zé)C-咨詢I-知情/通知）表來完成。資源計(jì)劃、資源平衡和預(yù)算通常的相輔相成反復(fù)進(jìn)行的。資源平衡主要依靠對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵路徑的識(shí)別和調(diào)整來完成，主要考慮資源平衡會(huì)對(duì)關(guān)鍵路徑造成怎樣的影響或者延后。資源獲得是資源管理中非常關(guān)鍵的一步，一般來說在合同形成過程中需要重點(diǎn)關(guān)注的就是和每個(gè)資源擁有者的溝通和互動(dòng)，一定是前期計(jì)劃形成的時(shí)候就要達(dá)成初步的共識(shí)。在資源獲得的過程中如果遇到任何問題，在必要的時(shí)候一定要及時(shí)上報(bào)并說明會(huì)造成的結(jié)果。資源計(jì)劃執(zhí)行得好壞直接影響項(xiàng)目的成功與否，同時(shí)資源計(jì)劃執(zhí)行的是否到位也衡量項(xiàng)目經(jīng)理的重要指標(biāo)。

在項(xiàng)目合同管理過程中，項(xiàng)目目標(biāo)范圍、進(jìn)度和資源是相互依靠又相對(duì)獨(dú)立的3 個(gè)方面，我們可以把范圍、進(jìn)度和資源視做三角形的三條邊這樣就形成了一個(gè)三角形，在整個(gè)合同形成的過程中項(xiàng)目經(jīng)理最重要的事情就是保證這個(gè)三角形的平衡。從幾何的角度解釋范圍、進(jìn)度和資源任何一方面的變化勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)三角形的平衡從而導(dǎo)致另外兩個(gè)方面的調(diào)整。因此我們可以簡(jiǎn)單的理解為整個(gè)合同以至于項(xiàng)目的過程項(xiàng)目經(jīng)理要做的就是不斷地根據(jù)變化調(diào)整、修正并維持范圍、進(jìn)度和資源這個(gè)項(xiàng)目三角形的平衡。

合同是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃階段的總和，因此項(xiàng)目合同階段識(shí)別的問題越清晰具體就能越準(zhǔn)確的指導(dǎo)和預(yù)測(cè)整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行情況。