長(zhǎng)城電商全面提升中國(guó)石化物資采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)

文/鄧云慶 杜婧博

按照國(guó)資委關(guān)于開(kāi)展中央企業(yè)管理提升活動(dòng)，推廣中國(guó)石化采購(gòu)管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的部署，中國(guó)石化全面梳理采購(gòu)管理和電子化采購(gòu)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，積極開(kāi)展與中央企業(yè)的廣泛交流，為了更好的與中央企業(yè)共享先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和成果，經(jīng)中國(guó)石化黨組批準(zhǔn)，成立北京長(zhǎng)城電子商務(wù)有限公司（簡(jiǎn)稱“長(zhǎng)城電商”），全面承擔(dān)中國(guó)石化物資采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)運(yùn)維提升工作，并為中央企業(yè)推進(jìn)集中采購(gòu)和電子化采購(gòu)提供高效服務(wù)。

2000年8月15日，以物資采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)開(kāi)通運(yùn)行為標(biāo)志，中國(guó)石化全面進(jìn)入電子化采購(gòu)新時(shí)代。經(jīng)過(guò)14年的持續(xù)推進(jìn)，中國(guó)石化電子化采購(gòu)工作實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展。經(jīng)過(guò)五次重大系統(tǒng)改版升級(jí)，中國(guó)石化電子商務(wù)系統(tǒng)功能更加完善，流程更加規(guī)范，運(yùn)行更加穩(wěn)定，“以人為本”的設(shè)計(jì)理念得到全面落實(shí)。

中國(guó)石化電子商務(wù)采購(gòu)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

統(tǒng)一采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

中國(guó)石化首先對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，根據(jù)物資屬性和采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)行特點(diǎn)，形成了鋼材、設(shè)備、配件、煤炭4個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。隨后對(duì)4個(gè)業(yè)務(wù)流程的共性特征進(jìn)行提煉，進(jìn)而整合為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。

梳理采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主要控制點(diǎn)

在統(tǒng)一采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，中國(guó)石化對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和主要控制點(diǎn)進(jìn)行全面梳理。梳理出制訂采購(gòu)計(jì)劃、編制詢價(jià)方案、編制和發(fā)送詢價(jià)書(shū)、供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)、編制采購(gòu)方案、簽訂合同、接貨驗(yàn)收、貨款支付8個(gè)環(huán)節(jié)，明確編制詢價(jià)方案和采購(gòu)方案2個(gè)主要控制點(diǎn)。編制詢價(jià)方案主要是選擇采購(gòu)方式和供應(yīng)商范圍，編制采購(gòu)方案主要是確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。中國(guó)石化將這兩個(gè)主要控制點(diǎn)分設(shè)，由計(jì)劃員和采購(gòu)員兩個(gè)不相容崗位實(shí)施操作。

將采購(gòu)管理要求嵌入系統(tǒng)

將統(tǒng)一的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程固化到系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員只能按系統(tǒng)設(shè)定的權(quán)限和規(guī)定的步驟實(shí)施采購(gòu)操作。

將供應(yīng)商及其許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄導(dǎo)入系統(tǒng)，采購(gòu)業(yè)務(wù)只能在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)商，只能在供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄范圍內(nèi)進(jìn)行交易。

將采購(gòu)審批的管理要求固化到系統(tǒng)，對(duì)詢價(jià)方案和采購(gòu)方案設(shè)置審批環(huán)節(jié)，審批通過(guò)才能操作后續(xù)業(yè)務(wù)，突出對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的控制。

將采購(gòu)報(bào)價(jià)揭示的管理要求固化到系統(tǒng)，設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)揭示功能，報(bào)價(jià)截止日期前，所有人員無(wú)法看到報(bào)價(jià)內(nèi)容；報(bào)價(jià)揭示后，供應(yīng)商不得修改報(bào)價(jià)內(nèi)容，杜絕暗箱操作，實(shí)現(xiàn)完全密封報(bào)價(jià)。

將供應(yīng)商量化考核的管理要求固化到系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行打分評(píng)價(jià)，由系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商歷史得分和當(dāng)次評(píng)價(jià)情況進(jìn)行匯總，形成供應(yīng)商綜合得分，作為選擇供應(yīng)商和確定采購(gòu)價(jià)格的參考依據(jù)，促進(jìn)采購(gòu)決策更加科學(xué)；將對(duì)物資采購(gòu)的實(shí)時(shí)監(jiān)控要求固化到系統(tǒng)，除設(shè)置計(jì)劃員、采購(gòu)員和采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人等用戶外，系統(tǒng)還專門(mén)設(shè)置設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、機(jī)動(dòng)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察等部門(mén)和使用單位，以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等用戶角色，用戶可以實(shí)時(shí)登陸系統(tǒng)，了解采購(gòu)進(jìn)程，監(jiān)管采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)。

將采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程搬上網(wǎng)

網(wǎng)上制訂物資采購(gòu)計(jì)劃——將物資需求信息錄入系統(tǒng)，在網(wǎng)上制訂物資采購(gòu)計(jì)劃，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期和交貨地點(diǎn)等信息。

網(wǎng)上編制詢價(jià)方案——匯總物資需求，選擇采購(gòu)方式和詢價(jià)供應(yīng)商范圍，經(jīng)審批后形成詢價(jià)方案。

網(wǎng)上編制和發(fā)送詢價(jià)書(shū)——根據(jù)詢價(jià)方案，在網(wǎng)上編制詢價(jià)書(shū)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)書(shū)。

供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)——供應(yīng)商在網(wǎng)上接收詢價(jià)書(shū)，按照詢價(jià)內(nèi)容進(jìn)行報(bào)價(jià)后，網(wǎng)上遞交報(bào)價(jià)書(shū)。

網(wǎng)上比價(jià)和確定擬選供應(yīng)商，編制采購(gòu)方案——業(yè)務(wù)人員在報(bào)價(jià)截止期后揭示報(bào)價(jià)，在網(wǎng)上對(duì)比分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)，擇優(yōu)確定擬選供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格，經(jīng)審批后形成采購(gòu)方案。

網(wǎng)上簽訂合同——根據(jù)采購(gòu)方案起草采購(gòu)合同，按規(guī)定權(quán)限審批。合同執(zhí)行完畢后，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，核銷合同。

中國(guó)石化電子商務(wù)采購(gòu)平臺(tái)的主要特點(diǎn)

采購(gòu)資源、信息資源高度集成

（1）總部、企業(yè)采購(gòu)人員、供應(yīng)商協(xié)同操作，信息一次錄入全程共享。包括企業(yè)采購(gòu)人員編制需求訂單；企業(yè)、總部采購(gòu)人員按照分工發(fā)詢價(jià)、接收?qǐng)?bào)價(jià)、確定供應(yīng)商和價(jià)格；供應(yīng)商按照詢價(jià)要求上網(wǎng)報(bào)價(jià)。

（2）采購(gòu)決策信息自動(dòng)匯總并推送到業(yè)務(wù)操作界面。在每一條物資明細(xì)下面，系統(tǒng)自動(dòng)提示同種物資的歷史最高價(jià)、最低價(jià)、平均價(jià)和最近一筆成交價(jià)，供業(yè)務(wù)人員參考；在確定供應(yīng)商頁(yè)面，系統(tǒng)自動(dòng)提示所有報(bào)價(jià)供應(yīng)商的歷史得分，并由高到低排列，供業(yè)務(wù)人員參考，避免了“唯最低價(jià)”中選，選擇供應(yīng)商更加科學(xué)理性

固化了科學(xué)理性的業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制

（1）專業(yè)化分工、流程化操作。計(jì)劃員負(fù)責(zé)接收需求訂單、編制詢價(jià)方案；采購(gòu)員發(fā)詢價(jià)、接收?qǐng)?bào)價(jià)、確定供應(yīng)商和價(jià)格；過(guò)程控制員負(fù)責(zé)排產(chǎn)計(jì)劃、制造進(jìn)度、物流、結(jié)算付款等合同執(zhí)行操作。計(jì)劃、采購(gòu)、過(guò)程控制分段操作，采購(gòu)權(quán)力分置，環(huán)節(jié)間相互制約，流程操作相互配合。

（2）動(dòng)態(tài)量化考核、業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨。報(bào)價(jià)揭示后，對(duì)每一筆報(bào)價(jià)進(jìn)行打分；合同執(zhí)行完畢后對(duì)該合同執(zhí)行情況進(jìn)行打分；不打分無(wú)法進(jìn)行后續(xù)操作；每日零時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將打分?jǐn)?shù)據(jù)傳遞到供應(yīng)商系統(tǒng)，匯總形成每個(gè)供應(yīng)商的綜合打分，然后回傳到電子商務(wù)系統(tǒng)；采購(gòu)員在編制采購(gòu)方案時(shí)按照綜合得分選擇供應(yīng)商、確定價(jià)格，避免了“唯最低價(jià)中標(biāo)”。

（3）框架協(xié)議采購(gòu)。在研究消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上，將同一時(shí)期，不同企業(yè)的相同物資需求整合起來(lái)與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，具體要求按框架協(xié)議形成訂單，按照訂單執(zhí)行，避免一單一采購(gòu)，極大提高工作效率?？蚣軈f(xié)議采購(gòu)也是集中采購(gòu)的更高級(jí)實(shí)現(xiàn)形式。

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

（1）突出采購(gòu)工作本質(zhì)特征。超脫物資所屬專業(yè)和品種，站在更高的層面研究物資的成本構(gòu)成、消耗規(guī)律、市場(chǎng)供求變化趨勢(shì)，采購(gòu)性能價(jià)格比最優(yōu)、全生命周期運(yùn)行總成本最低的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，是采購(gòu)工作的本質(zhì)要求；把需求、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、確定供應(yīng)商與價(jià)格、合同等采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)歸納提取出來(lái)，把鋼材、煤炭、設(shè)備、配件等專業(yè)業(yè)務(wù)統(tǒng)一起來(lái)，把招標(biāo)、詢比價(jià)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)等采購(gòu)方式集成起來(lái)，把采購(gòu)單據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，形成統(tǒng)一的流程，達(dá)到規(guī)范業(yè)務(wù)、簡(jiǎn)化操作、提升水平的目的。

（2）融合先進(jìn)的采購(gòu)理念和管理思想。專業(yè)化分工、流程化操作。按照業(yè)務(wù)屬性進(jìn)行分段操作，實(shí)現(xiàn)權(quán)力分置、環(huán)節(jié)間相互制約與配合、流程化操作；內(nèi)置供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，按照目錄制管理，網(wǎng)絡(luò)外供應(yīng)商無(wú)法參與交易，杜絕網(wǎng)絡(luò)外采購(gòu)；動(dòng)態(tài)量化考核、業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨。采購(gòu)業(yè)務(wù)逐筆打分，按照綜合得分制訂采購(gòu)決策，采購(gòu)工作更加科學(xué)理性；密封報(bào)價(jià)。在報(bào)價(jià)截止期之前，采購(gòu)人員無(wú)法看到報(bào)價(jià)內(nèi)容；達(dá)到報(bào)價(jià)截止時(shí)點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)揭示報(bào)價(jià)，任何人無(wú)法修改報(bào)價(jià)內(nèi)容。營(yíng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的良好氛圍。

（3）強(qiáng)化管理控制功能。按照流程引導(dǎo)，逐個(gè)環(huán)節(jié)流程化操作，不能縮短也不能跳過(guò)；詢價(jià)方案、采購(gòu)方案等采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)過(guò)審批；每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)必須進(jìn)行打分評(píng)價(jià)；采購(gòu)業(yè)務(wù)得到有效管控，采購(gòu)行為顯著規(guī)范。

（4）借鑒先進(jìn)的做法和經(jīng)驗(yàn)。參照殼牌反向拍賣(mài)采購(gòu)，設(shè)計(jì)了動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購(gòu)流程；參照三一重工全球供應(yīng)商管理經(jīng)驗(yàn)，完善供應(yīng)商管理流程；參照國(guó)家電網(wǎng)招標(biāo)采購(gòu)，優(yōu)化完善招標(biāo)采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)專家在線打分，在線開(kāi)標(biāo)。

海量的采購(gòu)歷史信息

（1）多達(dá)2100萬(wàn)條采購(gòu)過(guò)程信息和歷史信息。隨著網(wǎng)上采購(gòu)的持續(xù)推進(jìn)，網(wǎng)上采購(gòu)規(guī)模快速擴(kuò)大、網(wǎng)上交易的物資品種不斷增加，14年來(lái)系統(tǒng)積累了需求訂單1073萬(wàn)條，詢價(jià)方案148萬(wàn)條，報(bào)價(jià)書(shū)269萬(wàn)條，采購(gòu)方案131萬(wàn)條，采購(gòu)合同222萬(wàn)條

（2）采購(gòu)數(shù)據(jù)是無(wú)形的寶貴財(cái)富。采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)和供應(yīng)商評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)為采購(gòu)決策提供了豐富的科學(xué)依據(jù)；需求訂單和采購(gòu)合同為研究消耗規(guī)律提供了強(qiáng)大的參考；供應(yīng)商供貨信息為采購(gòu)尋源提供了有效途徑；采購(gòu)歷史信息為采購(gòu)監(jiān)管和采購(gòu)工作績(jī)效分析提供了有力支撐。

完備的物料編碼體系

物料編碼體系的建立，有力的支撐了中國(guó)石化專業(yè)化分工、流程化操作，動(dòng)態(tài)量化考核、業(yè)績(jī)引導(dǎo)訂貨，供應(yīng)商目錄制管理等管理思想的實(shí)施，促進(jìn)了集中采購(gòu)的深入發(fā)展，為采購(gòu)情況匯總分析、采購(gòu)決策制訂、采購(gòu)信息共享和信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換，系統(tǒng)集成奠定了重要基礎(chǔ)。

強(qiáng)大的系統(tǒng)功能架構(gòu)和技術(shù)支撐體系

（1）系統(tǒng)架構(gòu)先進(jìn)、性能穩(wěn)定。經(jīng)過(guò)多年不斷的學(xué)習(xí)交流，持續(xù)不斷的改造、完善，系統(tǒng)功能成熟、性能穩(wěn)定；系統(tǒng)采用流行的數(shù)據(jù)處理層、業(yè)務(wù)邏輯層、展示層三層架構(gòu)，可靈活的橫向、縱向擴(kuò)展，充分適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求；擁有解決大用戶量、大數(shù)據(jù)處理量、大并發(fā)訪問(wèn)量所造成的系統(tǒng)性能不穩(wěn)定問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)。

（2）全面實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成，信息資源共享。對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)與ERP、供應(yīng)商管理、儲(chǔ)備管理、合同管理、物資供應(yīng)管理數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等采購(gòu)相關(guān)系統(tǒng)集成； 對(duì)外實(shí)現(xiàn)與寶鋼、天鋼等五大鋼廠銷售系統(tǒng)互通互聯(lián)，共享需求、庫(kù)存、排產(chǎn)、物流、結(jié)算付款等信息。

（3）擁有一支懂物資采購(gòu)、懂電子商務(wù)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)精湛的系統(tǒng)研發(fā)與運(yùn)維團(tuán)隊(duì)。

中國(guó)石化電子化采購(gòu)取得的成效顯著的，首先是采購(gòu)理念發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)采購(gòu)模式實(shí)現(xiàn)了徹底的變革，規(guī)范了采購(gòu)業(yè)務(wù)、打造了采購(gòu)陽(yáng)光工程，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息快速傳遞和廣泛共享，有效地降低了采購(gòu)成本和采購(gòu)費(fèi)用，極大地提高了采購(gòu)工作效率。未來(lái)，長(zhǎng)城電商將繼續(xù)依托中國(guó)石化14年來(lái)的電子化采購(gòu)成果，持續(xù)優(yōu)化電子商務(wù)系統(tǒng)。一方面滿足中國(guó)石化采購(gòu)管理體制，運(yùn)行機(jī)制、規(guī)章制度不斷優(yōu)化調(diào)整和采購(gòu)業(yè)務(wù)快速發(fā)展的需要；另一方面，長(zhǎng)城電商將一如既往為社會(huì)提供B2B電子商務(wù)網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)服務(wù)，承擔(dān)電子化采購(gòu)、供應(yīng)鏈管理信息化及企業(yè)物資集中采購(gòu)等業(yè)務(wù)的咨詢、為眾多企業(yè)優(yōu)化資源配置、提高資源使用效率和降低資源使用成本提供支持。