可行性圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設

寧勇 劉戀

摘 要：本文通過對圖書館辦公自動化系統(tǒng)建設的幾個誤區(qū)，以及建設中所存在的問題進行闡述，并提出了相應的應對建議，希望在圖書館辦公自動化系統(tǒng)的建設工作中，形成一套可行的建設體系，希望能對建設辦公自動化起到一定的積極作用。

關鍵詞：辦公自動化系統(tǒng)；圖書館辦公；可行性建設

1 圖書館辦公自動化系統(tǒng)建設的幾個誤區(qū)

1.1 強調獨立開發(fā)與功能齊全

目前，部分圖書館管理人員有一個辦公自動化系統(tǒng)建設的誤區(qū)，過于強調辦公自動化系統(tǒng)的獨立開發(fā)，要求能夠隨時進行改進，滿足于圖書館自身的辦公需求。這樣的做法不太科學合理。因為，當前辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，已經(jīng)非常成熟，整個系統(tǒng)的建設涉及到的技術較多。如果強調獨立開發(fā)，是不可能獨立開發(fā)出一套優(yōu)秀的辦公自動化系統(tǒng)軟件。并且現(xiàn)在的辦公自動化系統(tǒng)融合許多管理理念，對于一名程序員開發(fā)人員來說，對于這些管理理念并不熟悉。而且獨立開發(fā)一套辦公自動化系統(tǒng)，耗時、耗力、耗財，雖然可能在一定程度上可以進行隨時改進，但是對于工作人員對系統(tǒng)的掌握并不是一件好事，這對于使用者來說會有得不償失的結果。對于功能方面來說，目前許多成熟的辦公系統(tǒng)，已經(jīng)發(fā)展的很成熟，許多功能都是可以進行無限擴充。但對于正常的圖書館辦公工作來說，并不是需要許多的功能，而且一套功能繁雜的系統(tǒng)，反而會影響到工作人員的使用，同時也增大了系統(tǒng)的維護成本。

1.2 強調“以貴為好”想一步到位

目前，許多圖書館并不具備自己開發(fā)辦公系統(tǒng)的能力，所以會對外進行采購。但是在采購過程中，經(jīng)常會以價格的高低來衡量系統(tǒng)的優(yōu)劣。這樣的理念是錯誤的，價格低廉的系統(tǒng)，有可能是一個小公司或者是個人開發(fā)的系統(tǒng)，在整個系統(tǒng)中存在許多的漏洞與BUG。而且售后服務也難以得到保證。價格高的系統(tǒng)，雖然在功能和穩(wěn)定性上較強，但是這些系統(tǒng)大多都是一些附加功能，這些功能增強了設計成本，從而造成辦公系統(tǒng)的價格高漲。所以通過價格來衡量系統(tǒng)的低劣是不對的，主要判斷一個產品優(yōu)劣，要看它是否適合需要。有的圖書館管理人員，認為價格高的系統(tǒng)，是可以一步到位，一勞永逸的。這也是一種非常錯誤的理念。在進行軟件選擇的過程中，應該選擇那些易于擴充升級的軟件。所有的辦公自動化軟件，目的是為了提高辦公效率，而不是根本意義上去解決管理問題，只是利用一種較為先進快捷的方式來幫助工作人員更有效地完成工作。

2 圖書館辦公自動化建設存在的問題

2.1 辦公系統(tǒng)培訓不到位影響對系統(tǒng)的使用

辦公系統(tǒng)的投入使用，需要針對使用人員進行系統(tǒng)的培訓。許多圖書館在自動化系統(tǒng)培訓時，采用的是脫離上機操作，經(jīng)常以理論講解來代替實踐操作。這樣的培訓方式對于工作人員來說，難以形成良好的實操記憶。對于系統(tǒng)的使用受到了一定程度的影響。

2.2 辦公系統(tǒng)了解不足導致功能使用受到影響

辦公系統(tǒng)的目的，在于利用快捷方面的功能提高人們辦公的工作效率。當前有許多圖書館的功能是被閑置的，這樣本質上對于工作效率的提高，沒有達到應有的標準與水平。多數(shù)圖書館辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)管理與文檔管理等方面的功能沒有使用，僅是局限于文字處理方面的工作。使用過程中，沒有對系統(tǒng)進行仔細的了解，許多的工作處理還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式。這些功能不使用，從一定程度上影響到了業(yè)務的開展以及領導的決策。

3 突出誤區(qū)以及解決問題的幾點建議

3.1 領導需要提高自動化辦公系統(tǒng)建設的重視程度

在自動化辦公系統(tǒng)建設中，圖書館內的工作人員都是需要進行使用的必要工作工具，這樣才能體現(xiàn)出辦公系統(tǒng)的使用效果。在辦公自動化系統(tǒng)流程中，許多業(yè)務都是與領導的決策相聯(lián)的。因此，圖書館領導需要起帶頭作用，促進普通工作人員的使用積極性和主動性，從而保證辦公自動化系統(tǒng)的使用效果。

3.2 對系統(tǒng)進行仔細規(guī)劃與了解，提升全員的操作水平

辦公自動化系統(tǒng)可以說，只是圖書館使用的多個信息系統(tǒng)中的一個系統(tǒng)。整個系統(tǒng)是以數(shù)字化和電子化體現(xiàn)的。但是在辦公系統(tǒng)中，一些專業(yè)軟件是不可能被其替代的。比如：財務、人事等方面的專用軟件。但是可以對系統(tǒng)進行規(guī)劃整合，充分發(fā)揮出辦公自動化軟件在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢。要發(fā)揮出系統(tǒng)應有的水平，隨著單位的管理水平、工作人員的操作使用水平的提高，使用效果也將逐漸顯現(xiàn)。當圖書館的自動化辦公系統(tǒng)使用達到一定的階段和水平之后，會出現(xiàn)一些管理問題和業(yè)務需求，這樣的發(fā)展過程對于推動系統(tǒng)發(fā)展有非常重要的推動力。

3.3 依照系統(tǒng)特點進行協(xié)同實施并進行優(yōu)化

在進行辦公系統(tǒng)的實施過程時，需要依照系統(tǒng)的特點進行合理的分工。相互配合完成系統(tǒng)的建設。相關業(yè)務部門，需要配合技術部門做好技術方面的指導和輔助，以便技術部門進行需求調研和試用。通過與開發(fā)方或者是技術部門的溝通，為系統(tǒng)的開發(fā)提出一份良好的建議文件。辦公自動化系統(tǒng)的本質是一套管理信息系統(tǒng)軟件，在其需求調研和開發(fā)使用過程中會發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互沖突的地方。當與原來管理方式出現(xiàn)沖突時，應對圖書館的管理水平進行分析，并且優(yōu)化出合理的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來實現(xiàn)。爭取把出現(xiàn)的問題與管理沖突，在進行調試與試用時解決。

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