芻議現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用

眭峰平

摘 要：作為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，提高人們生產(chǎn)生活效率的重要手段，計(jì)算機(jī)技術(shù)日益得到廣泛使用。本文針對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化情況進(jìn)行了大致分析，并對(duì)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理運(yùn)用進(jìn)行了討論，以供實(shí)際工作參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，可有效提高企業(yè)日常工作效率，提升辦公靈活性，有力推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

1.1 促進(jìn)辦公環(huán)境的優(yōu)化與擴(kuò)大

傳統(tǒng)式辦公室極容易受到時(shí)間、空間的約束，便利性較差，但應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公。另外，應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公環(huán)境，得到充分優(yōu)化，在擺脫以往繁雜的人工操作的同時(shí)，也能夠強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)各部門人員的相互協(xié)作。在內(nèi)部辦公信息交流過程中，各人員的意見交流均可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)化。

1.2 提升辦公效率，減少辦公成本

隨著信息時(shí)代的到來，企業(yè)發(fā)展對(duì)辦公效率的要求更為嚴(yán)格。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，企業(yè)可以在辦公過程中及時(shí)掌握最新和最具價(jià)值的信息，高層管理人員也能夠根據(jù)這部分信息及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的決策，辦公效率得到充分提高。除行業(yè)內(nèi)部最新新聞與政策外，計(jì)算機(jī)辦公環(huán)境下，還可以全面滿足員工想要了解的信息，各部門人員均可以使用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，隨時(shí)查詢相關(guān)信息，與以往傳統(tǒng)式工作方法相比更為便捷。

另外，傳統(tǒng)辦公中，各部門人員的相互溝通以及調(diào)配也需要投入一定成本，但是在計(jì)算機(jī)辦公環(huán)境下，只需要使用郵件、企業(yè)QQ、內(nèi)部論壇等網(wǎng)絡(luò)交流工具，即可實(shí)現(xiàn)雙向交流溝通。在提高辦公效率的同時(shí)，還避免了紙質(zhì)文檔交流等辦公方式的資源消耗，使得辦公成本有效減少。

1.3 提升企業(yè)潛在資源利用率

傳統(tǒng)式辦公，因?yàn)闀?huì)受到各方面客觀條件約束，使得企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過程中所累積的寶貴資料無法得到有效保存，也可能出現(xiàn)部分保存好的資料積壓過久，查閱過程較為繁雜，可利用性較低。若采用計(jì)算機(jī)辦公，則可以有效解決以上問題。

通過將運(yùn)營(yíng)過程中的采購(gòu)銷售等信息錄入計(jì)算機(jī)辦公管理系統(tǒng)當(dāng)中，可以充分整合企業(yè)內(nèi)部信息，使得企業(yè)各部門人員在工作過程中可更為便捷的提取并使用相關(guān)信息。另外，公司在運(yùn)行過程中所留下的寶貴歷史資料，也能夠得到有效儲(chǔ)存，為公司的可持續(xù)發(fā)展提供有力參考。

2 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用

2.1 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用

2.1.1 信息數(shù)據(jù)的處理

現(xiàn)代化辦公管理工作當(dāng)中需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行強(qiáng)化定量分析，即對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行基礎(chǔ)整理。作為辦公處理的中心工作之一，需要使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各類信息采取過濾、分類等相關(guān)處理后，使信息更具時(shí)效。

信息數(shù)據(jù)處理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)又分為兩種情況。一種是針對(duì)文字類資料的處理，屬于基礎(chǔ)性辦公工作，主要是利用word或者excel表格等office編輯工具，對(duì)文字類資料進(jìn)行整合處理，完善其排版，使得文字類資料更為簡(jiǎn)潔明了，促進(jìn)辦公效率的提升。另一種，是針對(duì)圖像類資料的處理，可使用PPT類軟件對(duì)統(tǒng)計(jì)圖形進(jìn)行整合，也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的圖像處理功能，對(duì)平時(shí)工作中的照片等圖像進(jìn)行處理。

2.1.2 為決策提供參考與輔助

利用計(jì)算機(jī)整合收集各類信息后，可對(duì)其進(jìn)行較全面的分析處理，并針對(duì)企業(yè)未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可使得這一過程更為直接，方便企業(yè)管理，提高決策有效性。

2.1.3 網(wǎng)絡(luò)通訊功能

隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)逐漸成為其重要組成部分，利用網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)可使得企業(yè)各部門得到更為密切的聯(lián)系，尤其是部門間的各類信息共享方面，在促進(jìn)各類辦公資源利用率的同時(shí)，也可以使得企業(yè)內(nèi)外信息交流更加及時(shí)有效。

常見的網(wǎng)絡(luò)通訊功能包括計(jì)算機(jī)會(huì)議等等，利用平板電腦等各類通訊設(shè)備，即便是各部門人員不在同一處工作，也能夠統(tǒng)一進(jìn)行會(huì)議，在公司推出新方案、新決策后，可以第一時(shí)間貫徹落實(shí)到各個(gè)部門，辦公效率較高。

2.2 現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的未來應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化也得到有效提高，其未來發(fā)展可表現(xiàn)在以下幾個(gè)部分。

一是辦公的更加智能化，既包括各類計(jì)算機(jī)辦公軟件的智能化操作功能的完善，又包括辦公環(huán)境的無線化，即利用3G與4G通信技術(shù)，使得辦公過程中信息的交流更為便利。

二是多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如計(jì)算機(jī)視頻技術(shù)的日益完善，召開企業(yè)內(nèi)部會(huì)議時(shí)互動(dòng)性更強(qiáng)烈；辦公軟件的日益?zhèn)€性化，根據(jù)企業(yè)情況、部門情況以及個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整，使得辦公更加人性化，提高辦公效率。

現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用仍具有廣闊前景。

3 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用越來越廣泛。以功能豐富多樣化計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的自動(dòng)化辦公，可以有效改善以往的工作模式，提高企業(yè)辦公效率，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

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