淺析人事檔案管理與利用

張麗妹

摘 要：干部人事檔案管理是我國人事制度改革的重要內(nèi)容，是干部人才信息的重要載體。在新形勢下，干部人事檔案如何更好地服務(wù)人才建設(shè)與人事管理，如何更好地選拔人才、發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才提供有力的支撐，如何更好地發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，需要我們進(jìn)行深入的思考與探索。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；利用；重要性；問題；對策

人才發(fā)展與社會人力資源的開發(fā)與利用是我們社會發(fā)展的主要動力。隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展和干部人事制度改革，合理正確地選人用人和配置人力資源已成為目前我國上至國家機(jī)關(guān)，下至企業(yè)事業(yè)單位亟需慎重考慮的問題。

一、人事檔案管理與利用的重要性

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要環(huán)節(jié)，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等各方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。人事檔案作為業(yè)單位人力資源工作的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據(jù)人力資源工作的需求加強(qiáng)信息建設(shè)。

二、人事檔案管理存在與利用存在的問題

1.材料不齊，資料不全。人事檔案材料不齊、資料不全降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值。人事檔案是每個人工作、生活、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的“縮影”，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實、具體和全面，且應(yīng)從多方面來反映一個人的全貌，以滿足工作的需要。由于歷史的原因，有的人出生年月互不一樣，學(xué)歷越填越高，任職經(jīng)歷、年月不盡一致，從檔案中既看不出有什么突出政績，也發(fā)現(xiàn)不了當(dāng)事人有什么專長，導(dǎo)致真實情況難以琢磨，使人力資源管理部門不能正確認(rèn)定當(dāng)事人確切情況。

2.人事檔案的管理體制散亂。長期以來，人事檔案收集、管理、開發(fā)、利用呈現(xiàn)了一種分散的情況?！叭藱n分離”現(xiàn)象比較普遍。一些地方和單位存在著分散管理狀況，有的由組織部門管理，有的由人事部門管理，還有的檔案寄存在辦公室進(jìn)行統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)管理干部檔案的部門主要掌握員工的個人履歷、學(xué)歷、職稱、工資、獎懲等方面的材料。因管理的分散，材料得不到及時的收集歸檔，影響了人事檔案的案卷質(zhì)量，使人事檔案在人力資源工作中不能發(fā)揮其作用。

3.人事檔案信息開發(fā)利用程度不高。由于人事檔案具有保密性和權(quán)威性的屬性，所以對其利用的限制條件較多，但完全忽視了其相對人的權(quán)利。目前，人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，有工作需要單位再安排工作人員進(jìn)行查檔，領(lǐng)導(dǎo)過問人事檔案工作少，工作人員兼職多，無法集中精力做好檔案管理工作，加上一些負(fù)責(zé)管理人事檔案的員工素質(zhì)不高，致使許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案柜里，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、解決人事檔案管理與利用問題的建議措施

1.建立和完善科學(xué)合理的人事檔案管理制度。對不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)行改革和完善，及時建立更為科學(xué)合理的管理制度，使得人事檔案工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化制度化、規(guī)范化。人事檔案的管理，必須按照人事檔案形成的客觀現(xiàn)實，對人事檔案資料進(jìn)行科學(xué)的組織和加工，按照人事檔案的形式、類別、性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保證人事檔案的完整、真實、全面、安全和實用，做到鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全、收集完整、利用方便、體系完整。各級各類人事檔案的主管部門同時也要在在遵循國家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身工作實際，完善檔案查借閱制度、材料收集制度、保管保密制度等，做到有章可循，有法必依。

2.加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)和運(yùn)用。人事檔案信息資源的開發(fā)，為組織人事工作奠定了良好的基礎(chǔ)。在長期實踐中，人事組織部門積累并保存了大量的人事檔案資料，只有系統(tǒng)、全面、有序、及時、高效地開發(fā)人事檔案信息資源，滿足人事工作的需要，并有效地為人才發(fā)展提供利用，才能充分顯示出它的價值。首先，要建立和完善干部人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案信息質(zhì)量高低，很大程度上取決于是否有豐富的信息儲量，只有將檔案個人各個時期、各個地方形成的有關(guān)德、才、能、績的材料都集中起來形成整體信息資源才能得到充分的開發(fā)和利用。其次，要建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。及時采集、更新和維護(hù)干部人事檔案信息數(shù)據(jù)，使干部檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化、全面化，實行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。再則，要建立個人電子檔案系統(tǒng)。把人事檔案中適宜公開的部分內(nèi)容，制成電子信息檔案，更好地為檔案查閱服務(wù)，從而提升干部檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。

3.提高人事檔案管理服務(wù)水平。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案應(yīng)更好地發(fā)揮其重要作用，將人力資源的開發(fā)建立在可靠、真實、科學(xué)的基礎(chǔ)上，達(dá)到知人善任、人盡其才的目的。首先，要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。人事檔案管理人員必須具備良好工作責(zé)任心和較高的政治素質(zhì)，此外，還要具備較高的服務(wù)意識、創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，要加快管理理念的轉(zhuǎn)變。人事檔案管理屬于人事工作和檔案工作的重要交叉部分，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上取決于管理人員?，F(xiàn)代化人事制度管理體制下，我們要對人事檔案的功能進(jìn)行重新的定位，應(yīng)以尊重人才、愛護(hù)人作為出發(fā)點(diǎn)，改變傳統(tǒng)觀念，使檔案從被動服務(wù)變?yōu)橹鲃?。再次，要充分發(fā)揮干部檔案在選拔干部、任用干部時的基礎(chǔ)借鑒作用。檔案管理人員應(yīng)及時收集整理好干部各時期的資料，并對最新的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行及時增補(bǔ)，做好個人檔案的綜合分析，主動向人事管理部門提供最新且準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，為上級準(zhǔn)確選人用人提供第一手可靠的資料。

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