事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

文/赤峰市人民防空辦公室 石維嘉

事業(yè)單位的檔案真實記錄了事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，對事業(yè)單位制定長遠發(fā)展計劃有著重要的借鑒意義。事業(yè)單位檔案管理，是一項艱巨而重要的長期性工作。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，并針對存在的一些問題，探究了加強其管理工作的優(yōu)化途徑。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

事業(yè)單位檔案管理，因沒有受到應(yīng)有的重視，在實際工作中存在一些問題，制約了管理工作的高效開展，具體分析如下。

（一）檔案管理體系不完善

我國很多事業(yè)單位都不具備完善的檔案管理體系，普遍缺乏規(guī)范的管理制度。這種情況下，單位的檔案管理人員就不能依照相關(guān)章程進行管理工作。比如他們不能按照規(guī)范的檔案收集范圍進行相關(guān)資料的收集；不能依照程序規(guī)范地將收集到的資料進行歸檔；不能按照管理細則，對其分類保存等，導(dǎo)致檔案的日常管理工作雜亂無章。即使有些事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案制度，在具體的工作中也沒有依照管理章程辦事，隨意性很強。可見，建立了檔案管理制度的單位也缺乏嚴格的執(zhí)行力度，知識檔案制度的權(quán)威性降低，執(zhí)行力不足，發(fā)揮的制度能效不明顯。并且，很多事業(yè)單位的檔案管理者，職責劃分不明確，一旦出現(xiàn)問題，就相互推脫，互不擔責的狀況，將很多工作置于三不管境地。

（二）管理人員專業(yè)水平低下

事業(yè)單位檔案管理者素質(zhì)的高低，直接影響管理效果的好壞。當前，我國很多事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)性不強、技術(shù)水平不高。他們中很多都沒受過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的收集、歸檔、裝訂、管理程序等都不熟悉。甚至很多單位的檔案管理者都是其他崗位借調(diào)過來的，身兼數(shù)職，他們沒有足夠時間與精力管理檔案工作，平常基本無暇顧及檔案事宜，只有上級檢查時做做樣子罷了，這就造成檔案管理處于癱瘓狀態(tài)。其實，檔案管理是一個專業(yè)性很強的工作，這些不專業(yè)的檔案管理者，一方面專業(yè)素質(zhì)不高，并一方面因單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視度不夠，使檔案管理人員的工作熱情不高，工作態(tài)度散漫，導(dǎo)致管理效率低下。

二、加強檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）完善檔案管理體系

制定科學、規(guī)范的檔案管理體系是做好事業(yè)單位檔案管理工作的前提，針對當前事業(yè)單位檔案管理體系中存在的問題，管理人員應(yīng)積極建立一套與事業(yè)單位特點相匹配的管理體系，以促進檔案管理工作的順利開展。在建立事業(yè)單位的檔案管理制度時，應(yīng)遵循以下原則：1.應(yīng)充分分析本單位的具體特點及檔案實際，制度條款應(yīng)體現(xiàn)科學性及合理性。2.檔案管理制度應(yīng)具備可操作性、實用性、方便性等特點，提高其內(nèi)容應(yīng)具的規(guī)范性與指導(dǎo)性。3.確保檔案管理制度不僅可以約束員工，而且能夠約束領(lǐng)導(dǎo)。因為單位領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理工作的楷模，檔案管理制度能否落實，領(lǐng)導(dǎo)的行為具有重要影響。4.檔案管理制度應(yīng)具有權(quán)威性，可將單位員工與領(lǐng)導(dǎo)的晉升、評級等活動與檔案執(zhí)行情況掛鉤，用完善的獎懲制度激勵事業(yè)單位人員積極執(zhí)行管理章程。

（二）提高管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理，是一項專業(yè)性、技術(shù)性都很強的工作。所以，要想加強檔案管理，必須提高管理人員的整體素質(zhì)。提升管理者素質(zhì)可從以下兩點入手：第一，嚴把招聘關(guān)，吸納高素質(zhì)人才加入檔案管理隊伍。第二，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們能更熟練地掌握檔案管理工作的流程與管理技巧。培訓(xùn)內(nèi)容主要有兩部分：1.對檔案管理者進行系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，并結(jié)合單位自身發(fā)展特點，使其能將理論知識與檔案實情有機結(jié)合起來。2.加強對檔案管理者職業(yè)道德的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案管理者隨意與應(yīng)付的心態(tài)，將完善的獎懲制度納入檔案管理中，激發(fā)管理者的工作熱情，并嚴格按照檔案管理制度認真完成管理工作的各個環(huán)節(jié)。為提高培訓(xùn)是要，事業(yè)單位必須加大教育培訓(xùn)資金投入，并制定詳細的、可行性高的培訓(xùn)方案，條件允許的話可選派優(yōu)秀檔案管理人員到高校檔案管理專業(yè)進修學習。

（三）優(yōu)化管理手段

隨著科學技術(shù)的日新月異，檔案管理工作也應(yīng)積極將先進的信息技術(shù)引進工作中來，以提高檔案管理效率。目前很多事業(yè)單位都很重視檔案管理的信息化，并積極創(chuàng)建信息化管理模式。將計算機技術(shù)引入事業(yè)單位的檔案管理，是檔案工作進入現(xiàn)代化的重要標志。檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，大幅提高了檢索效率。首先管理者要建立恰當?shù)臄?shù)據(jù)庫，然后把紙質(zhì)檔案中的所有內(nèi)容輸入計算機，并按照一定的標準將其歸納分類，所有信息就有條不紊地儲存到了計算機中。當需要查閱相應(yīng)檔案信息時，只需要在計算機中輸入相關(guān)關(guān)鍵詞并點擊搜索，就能很容易找到所有相關(guān)內(nèi)容。檔案管理的信息化，不僅使管理人員的檢索變得快捷，還有利于授權(quán)的使用者很方便地從終端查找到需要的檔案信息并下載，可大大提高檔案信息的利用價值。

總之，事業(yè)單位的檔案管理是其日常管理工作的主要組成部分，只有完善檔案管理體系、提高管理人員素質(zhì)、優(yōu)化管理手段，才能推動檔案管理工作的快速、高效開展，才能為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

[1]高培軍.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].青春歲月,2012(23).

[2]容寧.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].黑龍江檔案,2012(05).