事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

文/山東省科學(xué)技術(shù)宣傳館 王娜

對于事業(yè)單位來說，人事檔案的重要性在于它是人才資源的重要信息，這都能夠體現(xiàn)單位所招攬的人才的個人履歷，以往的工作表現(xiàn)，曾將的獎罰情況以及個人的家庭背景等等，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)如果能夠?qū)挝坏娜藛T有更多的認識和了解，這樣才能夠加強領(lǐng)導(dǎo)，就可以更好地利用人才資源，做好人事管理工作。

一、事業(yè)單位在人事檔案管理工作上存在的問題

第一，目前很多事業(yè)單位并沒有充分認識到人事檔案的重要性。處理人事檔案管理工作可能給我們的感覺那是很簡單輕松的工作，于是就得不到我們的高度重視，因為很多人都覺得處理人事管理的工作是很難得到進一步提升的空間，這樣的認識經(jīng)過長時間的積累，就會慢慢讓我們造成對認識檔案管理工作的誤解，很多人基本都以為那不是單位的主要工作，是不能夠帶來任何效益的簡單工作，只要不要丟失單位的人事檔案就是做好了管理工作，對于人事檔案管理工作是這樣的認識就很難提高企業(yè)單位人事建設(shè)的服務(wù)和質(zhì)量。

第二，人事檔案管理水平低下，管理手段得不到更新。在新時代的今天，人事制度已經(jīng)得到不斷的改革和發(fā)展，很多認識單位和機構(gòu)在不斷作出調(diào)整，內(nèi)部人員也不時會有職位的提升或者崗位調(diào)動，畢竟現(xiàn)在的工作都不像以前有分配單位和職位，現(xiàn)在的自由招聘的人事信息量非常大，但是處理這些人事信息歸檔的工作人員大部分都是沒有接受過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的，可以說他們根本不知道人事檔案對于事業(yè)單位的重要性，所以對于要怎么將人事檔案進行歸類和整理，還有裝訂等等的工作都不熟悉，他們一般就是把人事檔案放進檔案盒就覺得完成了工作，這樣的管理人事檔案的水平相當(dāng)?shù)拖隆?/p>

第三，沒有充分做好人事信息的收集工作。由于很多事業(yè)單位的人事檔案管理制度不嚴格也不健全，所以在信息收集方面就會相當(dāng)被動，另外很多人對于檔案的材料準(zhǔn)備也不夠全面，真實性也不夠，本來作為人事檔案的信息就是應(yīng)該要追求客觀性和真實性，但是現(xiàn)在確實會存在很多虛假的信息現(xiàn)象，因為很多人都想得到更好的工作機會。另外現(xiàn)在的人事檔案上的評價和鑒定考核很多基本都是內(nèi)容一樣的話語，這樣就不能夠給單位領(lǐng)導(dǎo)真實的評價感覺，因為這樣是無法反映出真實的個人情況的，這樣對于檔案的質(zhì)量影響重大，于是檔案的利用率就比較低了。

一是人員檔案分離的問題嚴重。社會在不斷發(fā)展，人才資源現(xiàn)在已經(jīng)逐步走向市場化配置，人才流動頻繁，這樣就容易造成人員和檔案分離的情況，不要檔案的更是越來越多，因為存檔容易，但是調(diào)檔麻煩。

二是人事檔案的制作不夠合理規(guī)范。現(xiàn)在很多檔案的材料不一樣，紙張大小不一致，一份檔案，大小的紙張表格都有，對于一些破舊等等的檔案沒有進行再處理，慢慢地就會造成信息缺失的現(xiàn)象。

三是人事檔案信息沒有做到科學(xué)和信息化?，F(xiàn)在計算機使用率已經(jīng)越來越高，很多信息都要求電子信息化，這樣不僅清晰，而且要調(diào)動的時候也會很方便。但是在人事檔案管理的工作上就還沒有普及利用計算機的技術(shù)，在一些人事信息的登記還是停留在人工登記和整理，沒有將檔案信息錄入電腦，這樣就不便于管理檔案的工作和以后的檔案調(diào)動。

二、為了解決這些管理工作中存在的問題所作出思考和對策

第一，要提高對于人事檔案管理的認識，加強檔案的管理工作?，F(xiàn)在很多單位的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)越來越重視人事的檔案管理，對于事業(yè)單位的建設(shè)來說，也是有著重要的作用。不少事業(yè)單位已經(jīng)建立專門的檔案管理部門定期更新檔案信息和進行錄入管理，追求信息的及時性和真實性，務(wù)求做到規(guī)范化和科學(xué)化。

第二，加強管理檔案的人事隊伍培訓(xùn)，做好檔案管理工作。人事檔案的管理工作工作量大，涉及的信息很多，而且重要，管理人員要做好服務(wù)和保密的工作，所以我們要重視管理隊伍的培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)道德和個人素質(zhì)。定期做好培訓(xùn)工作，讓他們更加深入知道檔案管理工作的重要性，另外還要對他們進行管理技術(shù)的培訓(xùn)，提高他們管理檔案的水平，做好檔案管理的工作。

第三，建立嚴格的人事檔案管理工作相關(guān)制度。人事檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，隨著經(jīng)濟政治的不斷發(fā)展，對于很多人事的考核和要求都有了很大的提高，人事檔案的資料也在不斷增加，為了資料的全面性和真實性，管理人員要做好收集和處理工作，，對于不符合要求的資料要做好處理工作，資料不齊全的要做好補全工作，這些除了要求管理人員要嚴于律己做好把關(guān)工作之外，健全的管理制度還是必要的，這樣才能更好地提高認識檔案的管理水平。

第四，逐步加強人事檔案管理的信息水平和現(xiàn)代化水平。人事信息在新時代的今天除了文字信息，還有圖片信息和聲像信息，就這不得不依靠計算機的幫忙，將人事信息做好信息化管理，這才能更有效提高信息管理的效率，雖然信息重新錄入的工作量大，但是為了以后更方便工作，人事信息的電子信息化是非常有必要的。

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