新形勢下市政工程檔案管理存在的問題及對策研究

文/新鄉(xiāng)市市政工程處 王躍琴

新形勢下市政工程檔案管理存在的問題及對策研究

文/新鄉(xiāng)市市政工程處 王躍琴

新形勢下如何正視市政工程檔案管理中存在的問題，并及時的采取有利的措施進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能確保市政工程的順利進(jìn)行，保障檔案資料的完整性和精確性。本文中，筆者首先分析了目前市政工程建設(shè)中檔案管理存在的問題，然后探究了一些針對性的對策，希望能對工程的檔案管理起到一定的優(yōu)化作用。

新形勢；市政工程；檔案管理；對策

市政工程建設(shè)勞力又勞心，作為公共工程建設(shè)，牽扯到方方面面的問題，需要收集、處理和整合非常多的檔案資料，并且對于檔案資料的管理已經(jīng)成為市政工程建設(shè)的有機組成部分。市政工程是城市發(fā)展的基礎(chǔ)工程，也是城市賴以發(fā)展和成長的基石，作為市政工程建設(shè)的全程記錄，檔案資料管理的意義非常重要。

一、目前市政工程檔案管理存在的主要問題

目前的市政工程建設(shè)節(jié)奏很快，重數(shù)量忽視質(zhì)量的情形很難避免，對于檔案資料的管理來說，相關(guān)的部門還沒有提上重要的議程上來，實踐證明，不解決此種問題就會嚴(yán)重影響市政工程建設(shè)的速度和質(zhì)量。

（一）檔案不齊全，存檔質(zhì)量差

市政工程操作的流程較為復(fù)雜，需要經(jīng)歷的文件資料也較多，但是由于工程建設(shè)中，從業(yè)人員意識淡薄，很多情況下只重視市政工程實體建設(shè)的速度和質(zhì)量，而忽視了建設(shè)過程中工程建設(shè)的細(xì)節(jié)記錄，這就是檔案管理，沒有及時的把市政工程建設(shè)的情況記錄在案。甚至有的市政工程項目由于規(guī)模較小，連基本的文件資料都沒有進(jìn)行收集和歸檔，嚴(yán)重造成了市政工程建設(shè)檔案的殘缺性和失實性。在市政工程建設(shè)的過程中，檔案的收集工作不及時，歸檔的速度跟不上，造成檔案資料不齊全，并且在存檔的時候，沒有嚴(yán)格按照檔案管理的要求和規(guī)范進(jìn)行管理，導(dǎo)致很多的檔案資料丟失、破損等。

（二）市政工程檔案管理不到位

市政工程的建設(shè)中存在重工程忽視檔案管理的現(xiàn)狀，在工程建設(shè)的檔案管理上存在很多的漏洞和缺陷，管理的不科學(xué)和不規(guī)范導(dǎo)致現(xiàn)有工程檔案資料失真殘缺時有發(fā)生，并且由于各種因素的限制，市政工程檔案資料的管理工作具有一定的被動性和滯后性，在一些工程建設(shè)中還沒有建立科學(xué)的規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作不到位，出現(xiàn)缺位的現(xiàn)象。隨著社會科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在市政工程檔案的管理中，一些新的技術(shù)還沒有得到使用，嚴(yán)重阻礙了市政工程建設(shè)檔案管理自動化和系統(tǒng)化的道路。由于各種市政工程檔案管理制度的不規(guī)范、不科學(xué)和不完善使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設(shè)的約束性。

（三）檔案管理員素質(zhì)有待提高，工作不認(rèn)真

檔案管理工作本身就是枯燥乏味的，工作非常的單一，就是與大量的文件打交道，導(dǎo)致檔案管理人員容易出現(xiàn)工作疲倦癥，從而會對工作崗位產(chǎn)生抱怨，導(dǎo)致工作效率急劇下降。其實，檔案管理工作本身是需要一些工作技能和技巧的，需要一定認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是由于人們對檔案管理的不重視，檔案管理崗位吸引不到優(yōu)秀的人才，導(dǎo)致檔案管理隊伍素質(zhì)普遍較差，無論是工作技能還是工作態(tài)度都存在一些問題，這些都制約著檔案管理工作的發(fā)展。

二、優(yōu)化市政工程檔案管理的對策探究

隨著社會的發(fā)展，市政工程建設(shè)的項目越來越大，項目的種類也是越來越豐富，有城市道路、排水系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建等，而工程檔案對其過程有著全程的記錄，為此，從另外一個角度講只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應(yīng)付突發(fā)事件提供有力的依據(jù)。

（一）構(gòu)建檔案管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化作業(yè)

對于檔案管理工作來說，最有效的優(yōu)化措施就是建立科學(xué)規(guī)范的管理制度，制度不但可以約束從業(yè)人員的行為，還能實現(xiàn)對檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化作業(yè)，有利于提高檔案管理的效能。制度是最為公正的也是最為有力的工作規(guī)范和工作要求，檔案管理制度的完善與健全關(guān)系到檔案管理工作的進(jìn)展。我們知道，市政工程的檔案管理工作本身就是一個較為細(xì)致、嚴(yán)肅和縝密的工作，有自身的工作流程和工作模式，所以實現(xiàn)制度化的作業(yè)是非常必要的，這不但是檔案管理本身的要求，也是社會發(fā)展對市政工程建設(shè)發(fā)展的要求。市政工程建設(shè)構(gòu)建健全的檔案管理制度必須立足實際，依據(jù)具體的項目建設(shè)，并有效的遵守《檔案法》等相關(guān)檔案管理文件中的規(guī)定，從檔案的收集、整理、評估、歸檔、封存、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)入手，建立健全完善的并且是具有針對性與可行性的檔案管理制度。

（二）強化隊伍素質(zhì)建設(shè)，提高工作效能

對于任何工作來說，其關(guān)鍵作用的還是人，所以在檔案資料的管理中，強化市政檔案資料管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的，這不但可以提高檔案管理的質(zhì)量和水平，還能提升市政工程建設(shè)的質(zhì)量，也為后期的市政改造提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)資料。對于市政工程建設(shè)的從業(yè)人員來說，不僅僅要掌握必要的檔案資料管理技能和專業(yè)知識，還需要對市政工程有所了解，對國家相關(guān)的規(guī)章制度及城市規(guī)劃有著一定的了解，也可以說，稱職的檔案管理人員應(yīng)該是擁有專業(yè)技能和廣泛知識的人才。

（三）突出市政工程檔案資料的的完整性與系統(tǒng)化

對于市政工程建設(shè)來說，需要完整的資料記載，因為市政工程建設(shè)有著一定的變動性和改造性，如果沒有完整的資料收集，對以后的市政工程修改都會存在很大的影響。為了保證市政工程檔案資料的完整性，作為從業(yè)人員一定要及時全面的記錄工程的進(jìn)展，存在的問題等，并對其進(jìn)行歸類和歸檔，實現(xiàn)檔案資料的系統(tǒng)化。市政工程項目歸檔材料只有在完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理和編目，科學(xué)分類，合理組卷，才能為今后工程管理和運行提供依據(jù)。把握歸檔文件的系統(tǒng)性，是實現(xiàn)市政工程檔案有效利用的先決條件。

[1]姜清文.市政工程資料管理存在的問題及建議[J].城市建設(shè)理論研究，2013(10).

[2]李嘉豪.檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(17).