論新時期檔案管理工作如何適應(yīng)國企改革

文/廣深鐵路實業(yè)發(fā)展總公司 陳玲

論新時期檔案管理工作如何適應(yīng)國企改革

文/廣深鐵路實業(yè)發(fā)展總公司 陳玲

我國國有企業(yè)改革使國企的企業(yè)制度發(fā)生了很大的變化，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案管理工作如何在新時期下迎接所面臨的挑戰(zhàn)，提高檔案管理的效率，成為國有企業(yè)檔案管理部門的關(guān)鍵問題。

新時期；檔案管理；國企改革

國有企業(yè)在生產(chǎn)管理的過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，這是對企業(yè)經(jīng)營活動的真實記錄與反映，對于國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要的參考價值。但是隨著國有企業(yè)改革的深入，特別是國有企業(yè)建立了現(xiàn)代企業(yè)制度，部分管理人員對于檔案管理工作不夠重視，以及檔案管理人員素質(zhì)下降等原因，造成了檔案管理工作效率的下降，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此應(yīng)當(dāng)采取有效的措施提高新時期下國有企業(yè)檔案管理的效率。

一、國有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

隨著我國國有企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)的管理方式方法都發(fā)生了巨大的變化，在現(xiàn)代企業(yè)中部分檔案管理部門不再獨立的存在于企業(yè)中。再加上我國國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)存在不清晰的狀態(tài)，在企業(yè)的改革和重組的過程中，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)沒有得到根本性的被動。再加上國有企業(yè)的改革使很多檔案管理機構(gòu)被撤消或者降級，影響了檔案管理工作的正常進行①。

部分國有企業(yè)在改革中將檔案管理結(jié)構(gòu)和部門進行合并，在一定程度上削弱了檔案管理部門的職能，影響了檔案管理工作的效率。部分檔案管理人員不能及時的跟隨時代發(fā)展的變化和企業(yè)改革的要求，存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強的情況。在檔案管理工作中不能夠按照相關(guān)的要求進行，工作方式不規(guī)范，具有比較大的隨意性。部門企業(yè)的檔案管理方法不能夠滿足時代發(fā)展的需要，特別是信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用下，部分企業(yè)在檔案管理中依然按照傳統(tǒng)的方法進行。這造成了檔案管理的弱化，使部分人員進行違規(guī)操作，披露假信息、進行非正常交易、涂改資料等，降低了檔案管理的效果③。

加強企業(yè)檔案管理工作，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營活動是維護檔案嚴肅性的作用措施。檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理和控制的重要內(nèi)容，企業(yè)風(fēng)險控制的好壞也直接體現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作中。在新時期下，國有企業(yè)要按照市場經(jīng)濟的要求加快自身的轉(zhuǎn)型。企業(yè)的管理水平的高低也反映在企業(yè)的檔案管理工作中，加強檔案管理工作對于降低企業(yè)的風(fēng)險也具有重要的意義。

二、提高新時期下國企檔案管理的方法和措施

為了適應(yīng)新時期下國企改革的需要，使企業(yè)的檔案管理工作能夠更加滿足企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的需要，可以從以下幾個方面做起：

（一）提高對檔案管理工作的認識

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立是部分管理者認為企業(yè)的目標就是利潤、盈利，對于檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理工作是一般性的事務(wù)工作，不是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要內(nèi)容。檔案作為企業(yè)經(jīng)營活動中重要的信息資源，它真實的記錄了企業(yè)基層性的工作。也是企業(yè)發(fā)展中的無形資產(chǎn)，對企業(yè)的管理工作具有重要的促進作用③。通過建立新時期下的檔案管理體系，使企業(yè)的檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，對于全面的反映企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的歷史過程具有重要的應(yīng)用。企業(yè)的管理者要認識到檔案管理工作的必要性和重要性，把檔案管理工作納入到企業(yè)正常的管理活動中。

（二）建立完善的檔案管理制度

信息技術(shù)的不斷進步使檔案管理手段和方法也得到了不斷的提高，有效的提高了檔案管理的效率。國有企業(yè)要及時的跟隨時代的變化，建立和時代相適應(yīng)的檔案管理體系，將不同門類的檔案資料進行統(tǒng)一管理，使檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展同步推進④?？梢栽趯嶋H的工作中建立檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理工作有章可循、有章可依。通過建立完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作的責(zé)任，規(guī)范檔案管理工作的秩序，確保檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都能夠得到有效的落實。通過建立完善的管理制度，實現(xiàn)對檔案文件和資料的集中管理，不僅節(jié)省了大量的人力，而且也便于檔案的收集、整理、歸檔等，避免了檔案資料丟失情況的發(fā)生，保障了檔案資料的安全。企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進先進的管理工具，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理，這樣可以有效的提高檔案管理的水平，保證了檔案資料的安全。

此外，提高檔案服務(wù)工作的好壞是檢驗檔案管理工作成效的重要標尺，企業(yè)要充分的發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)管理和發(fā)展中的作用，使檔案資源更好的企業(yè)的建設(shè)服務(wù)，可以通過開設(shè)閱覽室的方式方便企業(yè)工作人員的查閱和借閱。還應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，做好檔案管理的信息化工作，使檔案管理人員能夠從繁重的人力操作中解脫出來，使檔案管理人員有更多的瞬間來研究檔案資料中的有益的信息和價值；同時也可以使人們在網(wǎng)絡(luò)中就可以查找到相關(guān)的檔案信息。在日常的工作中管理人員要做好檔案信息的總結(jié)、歸納工作，使檔案管理工作從傳統(tǒng)的信息收集和保存者轉(zhuǎn)變?yōu)槌鲋\劃策的服務(wù)者，充分的發(fā)揮檔案資源的服務(wù)功能。

三、結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理工作客觀、真實的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的信息，為企業(yè)確定發(fā)展計劃和目標，實現(xiàn)各項工作的有序進行提供了大量具有參考價值的資料。在新時期下國有企業(yè)檔案管理部門要及時的跟隨企業(yè)的變化，主動的改變檔案管理的方法和方式，使檔案管理工作能夠有效的企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，切實的發(fā)揮檔案管理工作的價值。

注釋：

①李君鳳.國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實審視與求解之道[J].黑龍江檔案,2013,(02):110-110.

③梁藝暉.國企檔案管理現(xiàn)狀存在問題及對策[J].大江周刊:論壇,2012,(8):49-49.

③李映波,游丹,謝紅等.淺議國有資產(chǎn)及其檔案管理[J].云南檔案,2006,(3):29-31.

④徐亞芹.淺析面對當(dāng)前就業(yè)形式如何開展檔案管理工作[J].商品與質(zhì)量·科學(xué)理論,2011, (5):205.