城建檔案的管理與利用

文/揚州市江都區(qū)城建檔案館 李蘭

城建檔案管理質(zhì)量的好壞，影響到城建工程竣工后對相關(guān)信息的查閱及利用，為提高城建檔案的利用價值，必須加強對其的有效管理。

一、重視城建檔案的重要性

城建檔案管理工作，是城市管理、建設(shè)、規(guī)劃過程中的主要環(huán)節(jié)，其對城建進程的順利、健康、快速開展具有重要的指導與借鑒意義。城建檔案管理機構(gòu)是城市建設(shè)的科研基地、信息基地，也是研究技術(shù)創(chuàng)新、信息技術(shù)、城市歷史的平臺，具有著眼未來、服務(wù)現(xiàn)實、保存歷史的職能其工作目的是擴大社會服務(wù)。因此，必須把城建檔案管理工作納入城建事業(yè)規(guī)劃之中，通過制定并完善各種政策措施，健全城建檔案的管理機構(gòu)，并賦予檔案管理機構(gòu)管理及保管檔案兩種職能。在添加設(shè)備、經(jīng)費渠道、人員編制、管理范圍、機構(gòu)設(shè)置等方面，上級檔案機構(gòu)因積極解決一些具體問題，在財力、物力、人力等方面應(yīng)給予適當?shù)膬?yōu)惠政策及必要的支持，促進城建檔案管理工作的高效開展。

二、加強城建檔案管理的策略

基于城建檔案管理的重要作用，必須加強對其管理，以提高其對城市建設(shè)及社會發(fā)展的積極作用。

（一）規(guī)范檔案管理流程

隨著信息時代的到來，城建檔案管理應(yīng)將傳統(tǒng)的實體管理和信息管理有機結(jié)合起來，既可發(fā)揮實體檔案的歷史憑證作用，游客展示城建信息的先進價值，使城建信息成為一種珍貴的管理資源及經(jīng)濟資源，使這些資源與生活實際充分結(jié)合，創(chuàng)造出更大的社會效益。據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當前城建檔案的利用中，近90%是查詢利用，查詢的目的是為城建工程的規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)及產(chǎn)權(quán)憑證、產(chǎn)籍平整、調(diào)查取證等，利用該檔案的人一般都是行政管理人員、專業(yè)的技術(shù)人員等。城建檔案一直以來都是社會主義建設(shè)的重要內(nèi)容，當前，城建檔案的利用方式多為需要查詢資料的人員上門查詢，由于查詢時間限制，查閱者主要通過對檔案原件進行復制或抄錄的形式進行利用，致使需要大量查閱檔案資料的用戶要往返多次才可達到查閱目的。可見，城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，是其必然的發(fā)展趨勢，也是社會發(fā)展的需求。由于城建管理者對原始檔案缺乏精心提取與深度加工，使其對檔案的編纂、研究不充分，沒有形成規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化的編研成果，原因為城建檔案管理者對社會機構(gòu)需求檔案信息的了解過少。所以，城建檔案管理者，應(yīng)改變傳統(tǒng)的對外服務(wù)方式，變用戶的需求服務(wù)到主動上門服務(wù)，積極了解社會需求信息，積極做好城市工程建設(shè)的前期介入，主動上門指導、服務(wù)，為城建建設(shè)的重點工程進行全過程、全方位的跟蹤指導服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理手段

為提高城建檔案的利用價值，可從以下幾點入手，切實做好檔案信息收集工作，使檔案具有更多的使用功能。

第一，提高特色檔案的收集力度。隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)上各種信息達到了空前豐富的狀態(tài)，對城建檔案機構(gòu)來說是一種新的發(fā)展機遇，也是重大挑戰(zhàn)。因此，城建檔案管理人員可通過收集特色檔案以提升自身的競爭力，提高特色檔案的館藏力度，豐富檔案的信息內(nèi)容。實現(xiàn)情報信息、圖案、檔案的綜合管理，是新時期城建檔案管理的發(fā)展趨勢。專業(yè)的檔案管理機構(gòu)，更應(yīng)該積極拓展檔案內(nèi)容來源渠道，突破傳統(tǒng)信息收集方式的局限性，重點收集典型性的城建資料，及與城建檔案有關(guān)的價值信息，為擴大、提高城建檔案的服務(wù)能力創(chuàng)造條件。

第二，積極建設(shè)數(shù)字檔案。在信息規(guī)范化、標準化工作的前提下，將城建檔案管理的動心轉(zhuǎn)移至建立信息化檔案上，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機，使城建檔案實現(xiàn)先進的網(wǎng)絡(luò)咨詢、利用、查閱、檢索等服務(wù)，促進城建檔案實現(xiàn)信息化專業(yè)城建服務(wù)的目標。要落實城建檔案的信息化，應(yīng)重點落實以下五點工作：1.極大豐富城建檔案的信息儲備。應(yīng)重點收集城市管理、建設(shè)、規(guī)劃中形成的重要電子文檔，將其和紙質(zhì)玩當想結(jié)合，一起館藏。2.完善信息化檔案設(shè)備的軟硬件設(shè)施。軟件應(yīng)包含城建檔案的利用、保管、統(tǒng)計、鑒定、整理、收集等環(huán)節(jié)，并且囊括檔案信息的儲存管理、整理入檔、搜索查詢、數(shù)據(jù)接收等功能。硬件需涵蓋存儲設(shè)備、輸出設(shè)備、圖文輸入等。3.提高城建檔案的信息化程度。分步驟、有秩序?qū)n案管理機構(gòu)中收納的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并建立恰當?shù)男畔?shù)據(jù)庫，對其進行動態(tài)管理。4.加大對檔案管理人員培訓力度。在崗的檔案管理人員應(yīng)具備較高的專業(yè)技能，所以有關(guān)部門應(yīng)積極為工作人員提供培訓機會，以提升其整體素質(zhì)。培訓內(nèi)容主要為：工程知識、檔案管理知識、多媒體技術(shù)、信息加工技術(shù)等。5.及時添加城建檔案相關(guān)信息。信息的使用價值取決于其自身的權(quán)威性、準確性、實用性。為提升城建檔案的使用價值，必須及時吸納新的信息入檔。通過完善信息錄入、匯編、采集等相關(guān)制度，使城建當心資料的收集及利用形成良好的運行模式，為社會各階層提供高效、便捷的服務(wù)。

總之，城建檔案高效管理，是提升其利用價值的前提與基礎(chǔ)。因此，我們應(yīng)不斷創(chuàng)新工作方式與服務(wù)意識，借助先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)，扎實做好城建檔案信息收集與整理工作，為社會提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

[1]張華河.談城建檔案的管理與使用及可持續(xù)發(fā)展[J].山東檔案,2008(01).

[2]丁喜麗.強化城建檔案管理提高檔案歸檔質(zhì)量[J].城建檔案,2013(10).