探討公路四化管理在檔案工作中的應(yīng)用

文/河北唐山灤縣交通運輸局 薛艷

為推進公路檔案工作實現(xiàn)又好又快的發(fā)展，必須加強管理，提高管理水平。在以后我們需要實現(xiàn)檔案四化管理，主要包括標準化、規(guī)范化、集約化和人本化管理。只有全面提高行業(yè)管理水平，這樣才能具備現(xiàn)代化檔案發(fā)展要求，才能進一步促進檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化，才能規(guī)范行業(yè)管理行為，從而提高管理效率，使得行業(yè)有了屬于自己的風格。檔案管理需要推進標準化、規(guī)范化、集約化和人本化，轉(zhuǎn)變了之前的方式。目前，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)正在由外延式粗放型管理向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)內(nèi)涵式集約型管理轉(zhuǎn)變。檔案無疑是一個基礎(chǔ)性工作，對于檔案來說，實現(xiàn)四化勢在必行。

一、落實科學(xué)發(fā)展觀必須以實施檔案四化管理為條件

統(tǒng)籌兼顧，全面協(xié)調(diào)是科學(xué)發(fā)展觀的基本要求。檔案管理是四化管理的具體表現(xiàn)，以人為本的是它的核心，促進檔案全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展是其根本目的。把科學(xué)發(fā)展觀的要求落實到具體工作中，就要落實好四化管理，無疑找到了一個與檔案工作最佳結(jié)合點，才能取得最好的效果。

二、做好“三個服務(wù)”的有效途徑是實施檔案的四化管理

管理代表著生產(chǎn)力的發(fā)展，管理質(zhì)量對于管理水平有著重要影響，因此檔案要想好好發(fā)展就必須提高管理水平。要想提升檔案服務(wù)經(jīng)濟社會的發(fā)展和服務(wù)人民群眾的能力，實現(xiàn)檔案四化管理是關(guān)鍵。

做好檔案工作的客觀需求是實施檔案四化管理就目前時期而言，檔案工作面臨著由加快發(fā)展向科學(xué)發(fā)展、又好又快發(fā)展的指導(dǎo)思想轉(zhuǎn)變，這是一個轉(zhuǎn)型階段，管理中的矛盾和問題尤為突出，加強管理、提升服務(wù)無論對于檔案自身還是社會公眾都顯得尤為迫切。盡可能實現(xiàn)檔案科學(xué)管理水平，使得行業(yè)整體競爭實力變強，這樣事業(yè)便可持續(xù)的發(fā)展，實施檔案四化管理就成了必然。

三、公路“四化管理”的主要內(nèi)容

當系統(tǒng)工程比較復(fù)雜時，我們便可看出檔案四化管理各要素之間相互聯(lián)系。首先，標準化是四化管理的依據(jù)和基礎(chǔ)；其次，四化管理的方式通常是規(guī)范化，這是管理流程的一個具體的表現(xiàn)；第三，四化管理的是集中化的方式，這樣可以提現(xiàn)管理的高效率；最后，四化管理的核心必須達到人性化，這也是管理的最高要求。實施四化管理是要實現(xiàn)檔案科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展的前提。

1.在檔案管理實踐中，標準化管理指的是通過制定和實施標準達到統(tǒng)一、規(guī)范，這個過程主要是想得到最好管理秩序和管理效益。標準化的任務(wù)是設(shè)計、組織和建立標準體系，是一項系統(tǒng)工程。依據(jù)用途，標準可分為技術(shù)標準、管理標準、工作標準和服務(wù)標準。管理標準是四化管理的核心，主要強調(diào)的是管理服務(wù)的工作與服務(wù)標準。管理的標準化主要是指年度工作目標、工作標準、考核標準、以人為本的服務(wù)標準等。當我們制定管理制度時必須要達到工作的時效性與可操作性兩者統(tǒng)一，同時也要將人性化和集約化這兩者結(jié)合，有重點性和可操作性的管理，有利于之后的考核工作。通常制定管理制度必須找到重點,從簡單到難,找準著手點，這樣才能解決一些根本性問題、人民群眾切身利益等比較熱點問題。

2.通常規(guī)范化管理是指依據(jù)系統(tǒng)和單位以及部門的實際需求，制定非常合理的外表展示、基本制度和管理事物等程序，這樣便可形成既穩(wěn)定又統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，當然這是在“職責清晰化、業(yè)務(wù)程序化、形象統(tǒng)一化”的前提下。這樣才能通過不斷地完善體系并且實施實現(xiàn)高效率的協(xié)調(diào)、井井有序管理的過程。

3.集約化管理。集約化管理主要是想實現(xiàn)行業(yè)集中統(tǒng)一、步伐一致、命令通流、管理高效，從而提高了行業(yè)的執(zhí)行能力和高速發(fā)展，最終公路科學(xué)發(fā)展成為必然。當然這個過程是以集中與和諧高效的價值取向為主打路線，實現(xiàn)優(yōu)化要素和資源配置必須采取科學(xué)有效的管理手段，這樣才能達到少投入高回報。

4.人性化管理。人性化管理的前提是以人為本，對象是管理的主客體，中心是滿足人的正當需求。人性化管理主要是想盡可能的挖掘群眾干部積極工作的潛力，這樣人民滿意度與檔案公共信任度的管理方式也會提高，而且要積極促進管理目標人性化、管理過程和服務(wù)方式人性化。以人為本必須要尊重人、愛護人、關(guān)心人，同時做到權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀。盡可能的維護廣大人民群眾的根本利益，貫徹全心全意為人民服務(wù)的思想。

四、檔案工作中應(yīng)用公路“四化管理”

要想促進檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化，適應(yīng)現(xiàn)代檔案發(fā)展的形勢與要求，就必須做到以下幾點：行業(yè)管理行為要規(guī)范化，管理效率和能力要高，行業(yè)管理著重點也必須突出，這樣才可為公路四化工作的實施提供最大的支持，檔案工作中如何應(yīng)用四化管理是現(xiàn)在和未來要考慮的必要問題。

1.制定完善的規(guī)章制度，找出平常檔案管理工作中存在的根本性問題。在檔案工作中應(yīng)用公路“四化管理”，首先要找到并抓住日常工作中的根本性問題，全面梳理各項管理、工作和服務(wù)標準，對于不合理、不規(guī)范的要堅決清理和廢止，并建立完善有效的工作機制。在制定新的標準時，要做到對于有關(guān)群眾利益的任何難題，人性化、科學(xué)化管理制度是關(guān)鍵，抓住日常管理中的根本性問題，檔案管理工作必須達到精確、詳細、嚴格、實際等要求。

2.通常檔案管理工作體系必須要規(guī)范，這樣才能高效的運行。根據(jù)相對統(tǒng)一、非常規(guī)范和穩(wěn)定的要求實現(xiàn)的管理體系，來制定科學(xué)合理的檔案日常管理工作流程。首先我們要明確自己的責任。在明確分工的前提下，將工作任務(wù)詳細化，將責任歸到人，任務(wù)分配到具體的崗位，這是檔案人員的職責。所有工作人員要做到職責不同思想同，工作不同目標同。其次將業(yè)務(wù)程序規(guī)范化。要想高效協(xié)調(diào)、有秩序的管理過程，就必須以保證體系的統(tǒng)一、規(guī)范和穩(wěn)定。

3.檔案工作過程中行政執(zhí)行能力相對比較重要，必須對它進行優(yōu)化并且整合這樣才能達到集約化。在平時的檔案管理中，整合人力、資產(chǎn)和信息資源，同時兼顧其他部門的各個環(huán)節(jié)，優(yōu)化和促進人員和財物等要素的流動。同時我們必須刪除、壓縮、優(yōu)化和整合一些影響工作質(zhì)量以及重復(fù)、繁瑣和落后等不適用檔案管理工作的環(huán)節(jié)。

4.人性化的要求是在以人為本意識的基礎(chǔ)上，樹立服務(wù)思想。在檔案日常管理中，樹立服務(wù)思想，強化以人為本意識，舉辦“文明服務(wù)”、“微笑服務(wù)”等活動，可以快速的提高服務(wù)方式、服務(wù)水平等。作為檔案工作人員，如何快速準確查找到所需檔案是值得思考的問題。對于檢索工具，主要包括時間、文件標題、責任者、頁碼這四個信息，而普通借閱人查閱檔案時，通常只提供大概文件內(nèi)容或不完成的題目，因此，檔案工作人員一定要熟悉檔案檢索工具，能在工作中靈活變通，能通過檢索工具將借閱人所要的信息提供出大概的范圍，隨后可以通過簡單的詢問方式以縮小檢索范圍，這樣便可快速而準備查找出檔案。

五、檔案工作應(yīng)用中公路“四化管理”的要求

1.統(tǒng)籌兼顧、突出重點。對于各個部門的專兼職檔案員，要明確檔案四化管理的內(nèi)容，形成有依有據(jù)。有規(guī)律的環(huán)節(jié)，這樣四化管理便成為行業(yè)管路中最基本的依據(jù)。

2.當前檔案管理工作的實際需要不僅是制定制度規(guī)范需要考慮的一方面，而且行業(yè)發(fā)展未來也是要考慮的一方面。既要能滿足當前現(xiàn)狀，也要能適應(yīng)未來發(fā)展。

3.在公路檔案工作四化管理的實施過程中，我們可以動用全部的人員，通過層層動員，使得大家充分的理解實施公路檔案工作四化管理的重要意義，這樣就可以在明確活動開展的主導(dǎo)思想、主要內(nèi)容以及方法基礎(chǔ)上，使得干部職工的積極性和主動性得到了調(diào)動，充分的發(fā)揮了干部職工在這個項目實施過程中的主體作用，活動便可順利的進行。總之，我們就是通過動員，在提高認識、推進思想解放的基礎(chǔ)上，使得管理和建設(shè)都快速的發(fā)展，從而推動了四化管理。

4.必須注重結(jié)合從而達到相互促進。所以可以通過將實施公路檔案工作四化管理與單位其他工作結(jié)合起來，這樣才能使行業(yè)的精神文明建設(shè)領(lǐng)域得到拓展。

5.加強督導(dǎo)，營造氛圍。通過各部門檔案員相互的交流自身的經(jīng)驗，并且發(fā)布四化管理檔案信息，這樣便可促進工作的進行；只有通過大力的宣傳實施公路檔案工作四化管理的重大意義，宣傳做好四化管理的經(jīng)驗、做法、實例等，這樣便有了聲勢，為檔案工作四化管理的開展創(chuàng)造了好的氛圍。

六、結(jié)語

檔案四化管理過程相當復(fù)雜，它包括了檔案工作的很多方面，并且要求較高，要完成還是有一定的難度。我們必須認識到實施檔案四化管理的重要性與迫切性，將四化管理作為重要事項處理。當然在此過程中我們要建立健全黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)部門具體實施、相關(guān)部門緊密配合的領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機制?？梢酝ㄟ^保證物質(zhì)要求，并且經(jīng)費充分投入，這樣可以有利于開展檔案四化管理并將其落實，從而提高了四化的管理水平，促進了檔案事業(yè)的快速、穩(wěn)定的發(fā)展。

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