加強(qiáng)城市社區(qū)檔案管理工作的思考

文/長(zhǎng)慶油田礦區(qū)事業(yè)部興隆園物業(yè)服務(wù)處 賀建東

城市社區(qū)檔案是在社區(qū)組織在管理服務(wù)等工作中形成的，具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。社區(qū)檔案工作既是社區(qū)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是社區(qū)工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是檔案管理體系建設(shè)的組成部分。城市社區(qū)檔案工作在一定程度上影響著城市的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，如何加強(qiáng)城市社區(qū)檔案管理工作，使其與社區(qū)發(fā)展同步，促進(jìn)城市社區(qū)事業(yè)發(fā)展，適應(yīng)當(dāng)今日新月異的發(fā)展形勢(shì)，是一個(gè)亟待解決的問題。

一、城市社區(qū)檔案管理存在的問題

（一）管理機(jī)制問題

首先是管理機(jī)構(gòu)不明確，大多數(shù)社區(qū)沒有檔案管理機(jī)構(gòu)，不同程度地存在著社區(qū)工作人員自行收存各類材料的現(xiàn)象；其次是檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)社區(qū)管理服務(wù)中形成的檔案材料不能及時(shí)系統(tǒng)規(guī)范的整理、立卷、歸檔和編目，影響了社區(qū)檔案的開發(fā)和利用；三是各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，造成檔案管理工作無(wú)章可循或有章不依的局面。

（二）管理人員問題

一是目前，大多數(shù)社區(qū)基本上無(wú)專職檔案管理人員，在個(gè)別社區(qū)就是有檔案管理人員也大多都是兼職，致使檔案工作時(shí)常處于突擊應(yīng)付的狀態(tài)。二是社區(qū)工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，兼職人員大多都對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案工作一知半解。三是檔案工作人員需要具備認(rèn)真細(xì)致，踏實(shí)工作的基本特質(zhì)，但大多數(shù)社區(qū)工作人員認(rèn)為檔案工作無(wú)實(shí)惠，沒出息，對(duì)從事社區(qū)檔案管理工作不安心，也缺乏信心。

（三）檔案材料收集問題

首先是社區(qū)工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)社區(qū)公共事務(wù)、社會(huì)管理和建設(shè)過程中形成的文件材料、影像資料不交檔案室保存，認(rèn)為自己保存保險(xiǎn)，使用也方便，不愿意將形成的材料交檔案室存檔；二是社區(qū)工作人員對(duì)檔案轉(zhuǎn)化利用實(shí)際意義沒有明確的認(rèn)知，對(duì)可以產(chǎn)生的社會(huì)效益核心檔案材料不重視，缺乏必要的監(jiān)管；三是社區(qū)檔案材料不完善，不連貫，長(zhǎng)期處于分散狀態(tài)，影響了社區(qū)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。

（四）信息資源共享問題

一是長(zhǎng)期以來(lái)，社區(qū)檔案工作處于無(wú)機(jī)構(gòu)或自成體系的狀態(tài)，只滿足于“你查我用”的被動(dòng)式服務(wù)，致使檔案材料利用效率低，其價(jià)值不能得到有效發(fā)揮。二是目前社區(qū)檔案管理工作大多都是單機(jī)管理，與“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)歸檔”的要求，與檔案信息計(jì)算機(jī)管理、收集、存儲(chǔ)、發(fā)布以及遠(yuǎn)程查詢利用的目標(biāo)還相差甚遠(yuǎn)。

二、加強(qiáng)城市社區(qū)檔案管理的措施

（一）建立健全管理機(jī)構(gòu)

加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)社區(qū)檔案工作與社區(qū)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。一是在社區(qū)設(shè)立檔案室，由街道辦負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，安排專人負(fù)責(zé)收集整理社區(qū)各類載體檔案材料。二是在街道辦事處設(shè)立檔案資料信息中心。由街道辦負(fù)責(zé)所轄區(qū)域社區(qū)及入住單位形成的各類檔案資料及信息的收集、整理、歸檔工作。三是由民政部門牽頭，社區(qū)協(xié)助配合設(shè)立綜合檔案室，建立完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，每個(gè)社區(qū)明確一名兼職人員負(fù)責(zé)向綜合檔案室收集報(bào)送社區(qū)文書、基建、圖片照片、音響等各類檔案資料，并協(xié)助做好檔案查借閱等工作，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案集中統(tǒng)一管理。

（二）完善各項(xiàng)管理制度

社區(qū)檔案工作在社區(qū)管理體制機(jī)制、社區(qū)管理服務(wù)等方面發(fā)揮重要作用。政府社區(qū)主管部門和檔案行政管理部門在深入了解掌握社區(qū)機(jī)構(gòu)構(gòu)架、居民構(gòu)成等基本情況和社區(qū)檔案的形成特點(diǎn)、管理規(guī)律、服務(wù)需求的基礎(chǔ)上，完善社區(qū)檔案管理等制度標(biāo)準(zhǔn)，明確社區(qū)檔案資料收集范圍、具體保管期限、檢索及提供利用具體要求，進(jìn)一步加強(qiáng)社區(qū)檔案規(guī)范化管理，有效開發(fā)利用社區(qū)檔案資源，更好地為城市建設(shè)服務(wù)。

（三）保證檔案材料齊全完整

一是圍繞保存歷史、工作查考、服務(wù)群眾等社區(qū)重點(diǎn)工作，按照各類檔案材料收集范圍和保管期限要求，收集社區(qū)文書檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。二是制定檔案材料收集和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)細(xì)則，定期組織開展檔案兼職人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)和檔案材料收集整理情況納入社區(qū)年度考核。三是結(jié)合社區(qū)重大活動(dòng)，由社區(qū)專兼職檔案人員主動(dòng)向社區(qū)各個(gè)時(shí)期工作人員征集社區(qū)建設(shè)和管理中個(gè)人手中保存的具有保存價(jià)值的文件、實(shí)物、照片，豐富社區(qū)檔案內(nèi)容。

（四）發(fā)揮檔案資源共享的作用

社區(qū)檔案管理和檔案工作要圍繞城市社區(qū)發(fā)展中心，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變“你查我找”為“我編你用”，變“死檔案”為“活資料”，最大限度開發(fā)和利用檔案資源，為社區(qū)發(fā)展服務(wù)。要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域，加大社區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用力度，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案資源共享。完善社區(qū)檔案資源體系，優(yōu)化檔案管理配置，提高檔案資源綜合利用效能。積極探索創(chuàng)新，搭建社區(qū)檔案信息資源共享平臺(tái)，定期發(fā)布檔案資料目錄，改變檔案信息單一模式，使檔案工作為社區(qū)各項(xiàng)工作有效開展提供服務(wù)。

[1]陜西省檔案局,陜西省民政廳.關(guān)于加強(qiáng)全省社區(qū)檔案工作的意見[S].陜檔聯(lián)發(fā)[2004]3號(hào).