淺談如何提升人事檔案管理的效能

文/赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 賈洪慧

著名的管理學(xué)大師西蒙曾說(shuō)過(guò):管理就是決策。人事檔案的管理是人事工作得以順利開(kāi)展的一大基礎(chǔ)，人事檔案可以為企業(yè)、機(jī)關(guān)以及各種組織提供大量的客觀、可靠且真實(shí)的信息，為決策提供科學(xué)依據(jù)。在當(dāng)今社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的進(jìn)程中，隨之企業(yè)的高速發(fā)展，人事檔案的管理也越來(lái)越得到人們的廣泛的認(rèn)同和重視，人事檔案管理效能的提高也會(huì)為企業(yè)的快速發(fā)展提供重要的動(dòng)力。因此，我們要以科學(xué)的眼光、科學(xué)的發(fā)展觀來(lái)觀察人事檔案的管理問(wèn)題，不斷提高人事檔案的管理效能。對(duì)在現(xiàn)實(shí)工作中所遇到的檔案管理問(wèn)題，應(yīng)該有所了解并根據(jù)出現(xiàn)的問(wèn)題，具體問(wèn)題具體分析，有針對(duì)性地解決，從而提高人事檔案的管理質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案管理工作更好地開(kāi)展。

一、當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案管理是一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的工作，一些機(jī)關(guān)或是組織或是單位對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)度并不是很高，由于對(duì)人事檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不到位，常常出現(xiàn)應(yīng)付了事的不良現(xiàn)象，具體的工作落實(shí)不到位，也缺乏人事檔案管理的督導(dǎo)工作。有些領(lǐng)導(dǎo)還一直認(rèn)為提拔人員主要注重其德能方面的表現(xiàn)，人事檔案在這方面起不到一點(diǎn)作用。對(duì)檔案工作的不重視，管理意識(shí)的缺乏致使許多人忽視于人事檔案管理的性質(zhì)、地位和作用，導(dǎo)致人事檔案工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，難以很好的開(kāi)展人事工作。

（二）缺乏完備的人事檔案管理制度

目前，我國(guó)人事檔案的管理工作缺乏健全的規(guī)章制度，甚至有些根本未建立自己的檔案管理章程、制度，這衍生出許多問(wèn)題。要提升人事檔案的管理水平，首先就要提高人事檔案的規(guī)范化管理水平。當(dāng)前主要缺乏人事檔案管理工作的指導(dǎo)檢查工作，沒(méi)有一套可行的完善的規(guī)范化的管理辦法。

（三）人事檔案管理缺乏規(guī)范性、時(shí)效性

在一些企業(yè)、機(jī)關(guān)中，人事檔案的相關(guān)管理檔案的材料過(guò)于陳舊，事件的記錄時(shí)間較為久遠(yuǎn)。長(zhǎng)期擱置的且已經(jīng)歸入人事檔案中的許多材料并沒(méi)有得到認(rèn)真的鑒定，普遍出現(xiàn)信息過(guò)時(shí)的問(wèn)題。同時(shí)，許多單位中的檔案材料只是應(yīng)付、走程序工作，沒(méi)有進(jìn)行有效的管理，對(duì)現(xiàn)實(shí)工作以及現(xiàn)實(shí)的人事反映較少，反而阻礙了人力資源管理部門工作的有效開(kāi)展。與此同時(shí)，當(dāng)前人事檔案管理缺乏完整的法律法規(guī)的規(guī)范工作，缺少人事檔案的管理小組，缺乏人事檔案管理工作的宏觀指導(dǎo)，缺乏系統(tǒng)完整的規(guī)范方法。此外，相關(guān)工作人員的培訓(xùn)較少，導(dǎo)致其工作方法較為陳舊、老套，工作效率低。

二、提升人事檔案管理效能的對(duì)策

（一）建立健全人事檔案管理制度

高效能的人事檔案管理工作需要制度的支撐與保障。根據(jù)本企業(yè)、機(jī)關(guān)、組織機(jī)構(gòu)自身的特點(diǎn)建立符合自身的人事檔案管理制度，并在運(yùn)行中不斷進(jìn)行修改與完善。在工作中，嚴(yán)格按照人事檔案管理的制度來(lái)辦事，要做到有章可循，有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。并定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定工作小組的具體工作計(jì)劃，每年不定期地進(jìn)行各管檔單位的抽檢，查看檔案管理工作的開(kāi)展情況，并依據(jù)問(wèn)題提出相關(guān)的詳細(xì)的的工作建議，進(jìn)一步提高管檔單位的人事檔案管理水平。

（二）提升人員管理意識(shí)和人員素質(zhì)

人事檔案管理工作需要得到領(lǐng)導(dǎo)者的重視，不能再被輕視。同時(shí)管理人事檔案的工作人員的素質(zhì)也有待提高。人事檔案管理不是簡(jiǎn)單的工作，它的開(kāi)展需要工作理人員具備較高的工作素質(zhì)。人事檔案管理工作要求工作人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性、扎實(shí)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，人事檔案的管理人員要適應(yīng)新時(shí)代要求，掌握先進(jìn)且科學(xué)的管理方式，注重理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐操作相結(jié)合，與時(shí)俱進(jìn)，在學(xué)習(xí)中，不斷提升自身的素質(zhì)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)工作人員的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合，組織檔案管理人員到一些先進(jìn)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，同時(shí)積極組織工作人員參加一些檔案法知識(shí)競(jìng)賽，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和人事檔案的管理服務(wù)水平。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范人事檔案管理

在人事檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，要求各部門自身進(jìn)行部門立卷制度，嚴(yán)格各部門間人事檔案的交接手續(xù)，從源頭上確保檔案的規(guī)范性和完整性。人事檔案相關(guān)材料的管理要嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任分工制，將人事檔案的管理具體到各部門、各個(gè)人體。人事檔案的管理可以堅(jiān)持“集中與分散”、“定期與不定期”的兩種方式，跟蹤收集信息、資料，資料分類編目、立卷保管。

（四）整體創(chuàng)新人事檔案管理工作

在檔案管理中，不斷進(jìn)行探索，積極創(chuàng)新，推進(jìn)人事檔案信息化管理。建設(shè)人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，開(kāi)展數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向檔案信息化的轉(zhuǎn)化，建立人事檔案資源平臺(tái)，提供高效化、精準(zhǔn)化管理，使人事檔案管理工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、時(shí)效化、規(guī)范化、信息化的工作軌道。

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[2]谷文靜.淺談我國(guó)信息時(shí)代人事檔案管理趨勢(shì)[J].中國(guó)科技縱橫,2023.(2).

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[4]崔艷秋.探析人事檔案管理模式的發(fā)展方向[J]科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2023.(2).