淺談檔案管理

文/圍場(chǎng)縣交通局 王永利

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案管理是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理工作條理清晰、結(jié)構(gòu)完整是十分重要的。因此，如何對(duì)新時(shí)期檔案科學(xué)化管理成為了一個(gè)舉足輕重的問(wèn)題。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

新時(shí)期檔案的管理流程同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣，也分為收集、鑒定、整理、分類、保管、利用這幾個(gè)流程，包括特殊的轉(zhuǎn)遞工作。隨著計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備的廣泛應(yīng)用，有著幾十年的傳統(tǒng)檔案制度卻仍舊在運(yùn)行，傳統(tǒng)檔案的流程早已不適應(yīng)國(guó)家新的人才戰(zhàn)略以及現(xiàn)代改革。檔案材料的收集渠道是很廣泛的，收集制度、移交制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、補(bǔ)充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個(gè)部門，在實(shí)踐中也出現(xiàn)了許多缺漏。這些內(nèi)容簡(jiǎn)單地只能反映個(gè)人的生平等基本狀況，對(duì)人才預(yù)測(cè)、培養(yǎng)、評(píng)定、選拔等則作用不大，而對(duì)于社會(huì)及其需要的信用材料、工作情況則根本沒(méi)有，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面的評(píng)判，不能夠反映個(gè)人的專長(zhǎng)和特點(diǎn)。

二、檔案管理中存在的弊端

檔案的檢索效率低。檔案的檢索方式可以分為手工檢索和計(jì)算機(jī)信息檢索。當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理中手工和人工的檢索占有比較大的比重。很多單位檔案的管理在檔案的硬件設(shè)施基礎(chǔ)差。檔案管理要管理規(guī)范、環(huán)境良好，然而在現(xiàn)實(shí)工作中，很多的單位在其他工作中完善硬件設(shè)施，在人事檔案管理中規(guī)范不足、標(biāo)準(zhǔn)不高，引起檔案材料丟失、霉變的事情時(shí)有發(fā)生，進(jìn)而對(duì)檔案的利用產(chǎn)生了影響。檔案管理管理水平不高，管理落后。實(shí)際工作中對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作重視不足，不配備專職人員，管理手段陳舊，不懂人事檔案管理，往往調(diào)閱檔案都是采用手工操作方式、反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆和字跡褪色現(xiàn)象出現(xiàn)，影響檔案完整。

三、檔案信息化的必要性

檔案信息化就是利用技術(shù)手段對(duì)現(xiàn)存的有價(jià)值的文檔語(yǔ)音、圖像、影像、電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等各類資源進(jìn)行收集、加工和處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，以便于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行高效快捷地存儲(chǔ)、管理、檢索、利用和傳播，使用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，都能從網(wǎng)絡(luò)上得到所需要的各種電子資源。檔案信息化的核心是文檔一體化的管理，對(duì)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)和硬件掃描儀都有很高的要求，同時(shí)制作人員的素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)顯得更為重要。同一份檔案中有多種文件，小的是一張票據(jù)，大的是零號(hào)圖紙。同一份檔案需要多個(gè)型號(hào)的掃描儀共同完成掃描工作。根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀。對(duì)于超大幅面檔案則采取縮微拍攝或小幅面掃描后圖象拼接方式完成。與傳統(tǒng)檔案相比，它占用的物理空間小。檔案信息化收藏?cái)?shù)字形式的信息，除了紙介質(zhì)的書刊資料外，還收錄其它一切可以數(shù)字化的信息，如視頻、音頻資料、計(jì)算機(jī)程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。檔案信息化建設(shè)最重要的一點(diǎn)是建立以數(shù)字信息為主的各種信息資源，形成互聯(lián)網(wǎng)上的整體優(yōu)勢(shì)。將原件保存在更適宜的環(huán)境中，而數(shù)字化的資料由于實(shí)現(xiàn)原件的復(fù)制，并不影響一般意義上的查閱。利用數(shù)字化檔案的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見(jiàn)面，而只通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與檔案館聯(lián)系，檔案館專業(yè)人員通過(guò)電子郵件及電子咨詢臺(tái)與用戶聯(lián)系。用戶也可以直接通過(guò)電腦登錄至檔案信息化館的主頁(yè)，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。

四、檔案信息化管理流程

（一）檔案接收

接收需要整理的檔案資料，完成清點(diǎn)、登記、整理、編寫卷內(nèi)目錄，確定掃描內(nèi)容。

（二）檔案掃描

根據(jù)檔案原件大小選擇不同的掃描儀完成掃描工作，并按要求存成 TIFF、JPEG、GIF、BMP等文件格式。

（三）檔案去污

手動(dòng)或自動(dòng)去除檔案上存在的臟點(diǎn)、污漬、黑邊。將圖像旋轉(zhuǎn)（90度、180度）或翻轉(zhuǎn)（上下、左右）得到正確圖像。

（四）索引著錄

根據(jù)要求進(jìn)行標(biāo)引，人工錄入著錄信息或利用OCR輔助生成著錄信息，并按要求導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（五）最終檢驗(yàn)

最終檢驗(yàn)需要專人完成，對(duì)錄入文字與掃描文件進(jìn)行對(duì)照檢驗(yàn)，對(duì)掃描文件進(jìn)行逐頁(yè)檢查，并杜絕掛接錯(cuò)誤。

（六）復(fù)卷裝訂

檔案裝訂是檔案加工的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，主要包括案卷恢復(fù)、卷內(nèi)目錄的修正、打印案卷封面、打印檔案目錄、裝訂檔案、分盒包裝、打印卷盒，最后移交檔案室。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案不會(huì)消失，但隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化將迎頭趕上主導(dǎo)潮流。未來(lái)檔案管理將注重特色服務(wù)、注重技術(shù)手段。以能否迅速占有信息資源并且向社會(huì)提供信息產(chǎn)品，這會(huì)成為衡量檔案管理水平的新標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案信息化管理是新時(shí)期檔案管理的一個(gè)必然結(jié)果，檔案信息化管理使得檔案管理步入信息化時(shí)代。