關(guān)于OA系統(tǒng)應(yīng)用及其檔案管理的探索

文/上海市長寧區(qū)疾病預(yù)防控制中心 李丁芳

一、OA環(huán)境下檔案管理概述

在傳統(tǒng)辦公中，紙質(zhì)文件是最為常用的信息記錄載體，對它們進(jìn)行相應(yīng)的整理和歸檔便可生成紙質(zhì)檔案。而通過辦公自動化方式生成的檔案屬于一種電子文件，這類電子文件需要借助某些現(xiàn)代化工具才能讀取，同時(shí)它們的載體也突破了紙質(zhì)載體的限制，而是以化學(xué)磁性材料為載體，如磁盤或者光盤。相較紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用屬于一種革命性的變化，一方面顛覆了檔案工作的對象，另一方面也改變了檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)①。

二、OA系統(tǒng)的應(yīng)用

（一）構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上

現(xiàn)階段，絕大多數(shù)OA系統(tǒng)的應(yīng)用是建立在以辦公事務(wù)為目標(biāo)對象的計(jì)算機(jī)自動化管理這一基礎(chǔ)之上的，其主要應(yīng)用領(lǐng)域如下：1.文件處理；2.事務(wù)處理；3.文字處理；4.檔案處理；5.日程處理；6.郵件收發(fā)；7.收文發(fā)文；8.出差出勤；9.文件轉(zhuǎn)流；10.電子報(bào)表；11.會議管理；12.車輛管理等②。由 OA的應(yīng)用領(lǐng)域可以看出，OA具有廣泛的適用性,但實(shí)際應(yīng)用并非想象中那么簡單，在應(yīng)用過程中應(yīng)結(jié)合的管理的思想及技術(shù)，使OA系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾硖峁└鼮楦咝У姆?wù)。管理是單位得以存在和發(fā)展的一個(gè)不可或缺的推動力，正是由于管理的存在和需要而衍生出了一系列的辦公事務(wù)，所以，OA系統(tǒng)的應(yīng)用從某種意義而言是構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上的，只有如此，才能保證其能夠高效發(fā)揮作用。部分單位在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，其整體辦公工作反而有增無減，其根本原因在于沒有把握好OA、管理之間的角色定位。

（二）與工作管理相結(jié)合

對諸多辦公活動過程分析發(fā)現(xiàn)，其實(shí)現(xiàn)的過程是一個(gè)由“人通過工作”來實(shí)現(xiàn)的過程，所以，對于OA系統(tǒng)而言，工作管理屬于一個(gè)基本組成單元，將該類問題更好地解決掉有助于促進(jìn)OA系統(tǒng)得以更好的應(yīng)用。在設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)的過程中，應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”的思想，同時(shí)結(jié)合兼顧三大管理工作，即：1.個(gè)人工作管理；2.組織工作管理；3.項(xiàng)目工作管理②。

（三）采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管

對OA系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)，通常會遇到各種各樣的矛盾或者問題。這不僅是軟件編制的問題，同時(shí)也需要管理監(jiān)督的介入和保證。當(dāng)OA系統(tǒng)的諸項(xiàng)需求得到確定之后，接下來便需要進(jìn)入到編程環(huán)節(jié)，此時(shí)，應(yīng)予以必要且適度的監(jiān)督，從而保證編程工作得以高效開展。這要求相關(guān)管理人員善于工作的綜合規(guī)劃，要保證實(shí)際工作進(jìn)度，滿足“量”的實(shí)際要求同時(shí)還應(yīng)該保證編程質(zhì)量，滿足“質(zhì)”的的實(shí)際要求。

三、如何應(yīng)用OA系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理

（一）注重軟硬件升級，提高安全性

應(yīng)用OA系統(tǒng)對電子檔案予以管理的過程中，經(jīng)常會遇到不兼容的問題，又或者是各類安全風(fēng)險(xiǎn)問題，所以，有必要促進(jìn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步整合、統(tǒng)一，以實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的有效升級，同時(shí)予以理想的安全檢查。應(yīng)每隔一段時(shí)間便對OA系統(tǒng)所涉及的軟硬件展開相應(yīng)的檢查工作、更新工作、升級工作以及維修工作，從而為OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行、高效運(yùn)行營造一個(gè)有利的環(huán)境。

（二）完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程

應(yīng)結(jié)合電子檔案本身特點(diǎn)，建立并完善相應(yīng)的制度，從而降低電子檔案及其管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)?？傊粌H要建立健全與之相應(yīng)的管理制度，還需要不斷完善其操作標(biāo)準(zhǔn)，使其制度化、流程化，對各個(gè)部門提出統(tǒng)一要求，如儲存格式以及處理方式、對保管環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)以及收集環(huán)節(jié)所涉及的標(biāo)準(zhǔn)予以進(jìn)一步完善，從而防止實(shí)踐操作環(huán)節(jié)發(fā)生問題。

（三）分布推進(jìn)，注重檔案數(shù)據(jù)積累

應(yīng)重視并做好文書檔案數(shù)據(jù)的不斷積累工作，這是一個(gè)長期且繁雜的工作，需要較大的時(shí)間和毅力。在致力于現(xiàn)代化檔案管理的過程中，通過分步推進(jìn)的方式，有步驟、有程序地促成紙質(zhì)檔案到電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，有目的、有計(jì)劃地對電子檔案及其內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富和完善，從而推動檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化電子檔案的服務(wù)意識，在不斷積累數(shù)據(jù)資料的過程中，做好一系列檔案信息服務(wù)的開發(fā)工作。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著OA系統(tǒng)的應(yīng)用，以及其他檔案管理方式、技術(shù)的相繼創(chuàng)新和引入，在很大程度上加快了檔案管理的辦公自動化進(jìn)程，使得工作程序得以大幅簡化，進(jìn)而促進(jìn)了工作效率的大幅提升。

注釋：

①李志文,黃猛,廖華春.對珠江委電子政務(wù)二期工程綜合辦公系統(tǒng)建設(shè)的探討[J].人民珠江,2010(06):89-91.

②王海燕.基于供電企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化管理分析[J].科技與企業(yè),2013(19):69-71.

③王維娜.中央企業(yè)檔案工作評價(jià)信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].中國檔案,2013(10):103-105.