淺談如何提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用

文/國家海洋局東海信息中心 蔡夢凡 張春艷 楊帆

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

如何提高檔案管理的質(zhì)量與利用則要從檔案管理的各要素一一著手提高。就管理科技檔案而言，對檔案工作者更是高要求，要從頭把關(guān)，了解業(yè)務(wù)知識，熟悉項目內(nèi)容概要等，至始至終得參與資料積累、歸檔工作，方能提高科技檔案管理的質(zhì)量和利用。

一、提高業(yè)務(wù)人員對科技檔案歸檔的認(rèn)識

大多數(shù)人認(rèn)為科技檔案管理的工作只是檔案人員對科技項目資料的整理，與業(yè)務(wù)人無關(guān)，其實不然。首先要了解什么是科技檔案。科技檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和在城市建設(shè)工作中都是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作，為科技生產(chǎn)活動提供技術(shù)條件,為組織管理工作提供信息依據(jù),是生產(chǎn)技術(shù)管理、科研、設(shè)計管理或城市建設(shè)管理等的一個組成部分。其管理機(jī)構(gòu)通常為檔案室或檔案館。國家或?qū)I(yè)主管部門的科技檔案館是科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位，代表國家或?qū)I(yè)系統(tǒng)收集和保管需要長久保存的重要的科技檔案的基地。在更大范圍內(nèi)組織和開發(fā)利用科技檔案信息資源，實現(xiàn)科技檔案信息的社會共享?？萍紮n案管理是從累計資料到資料管理，包括鑒定、分類、整理、立卷、保管等多個步驟，以及歸檔后的檔案利用。這是需要業(yè)務(wù)人員與檔案人員共同參與進(jìn)行的。提高業(yè)務(wù)人員對科技檔案歸檔的要求、規(guī)范的認(rèn)識，可以從科技項目的開始就有目的地對重要資料進(jìn)行收集、分類等工作。積累、管理、利用，這三者的關(guān)系是緊密相關(guān)的，積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用是最終目的。只有前期工作做得到位，資料等收集齊全，基礎(chǔ)才扎實可靠，管理起來也是順理成章的事。因此對業(yè)務(wù)人員普及科技檔案歸檔的要求規(guī)范，是提高科技檔案管理質(zhì)量的地基。

二、檔案人員應(yīng)深入科研項目從始至終參與歸檔過程

俗話說隔行如隔山，檔案人員面對科研項目里的各專業(yè)領(lǐng)域知識，不可能完全能夠理解，對于科研項目的操作流程也不如業(yè)務(wù)人員來的熟悉透徹。因此檔案人員想提高科技檔案管理的質(zhì)量，需要深入科研項目的每個過程中，不斷地收集、整理資料，了解項目的具體實施過程和內(nèi)容。檔案人員參與到科研項目中，還能指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員歸檔的規(guī)則與具體的組卷、排序、裝訂等細(xì)節(jié)問題。這樣能提高檔案人員和業(yè)務(wù)人員的溝通及配合，使科技檔案的歸檔程序能夠有序開展。

三、搞好科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格要求科技檔案基礎(chǔ)工作

各類檔案都有國家制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這就是做好檔案管理工作的規(guī)范和準(zhǔn)則。每一個企業(yè)、部門都應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。科技檔案有專業(yè)性、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實性這些特點。以海洋系統(tǒng)為例，科技檔案的種類包括專項檔案、船舶檔案、基本建設(shè)檔案等，根據(jù)不同類別的科技檔案，制定符合本單位實際情況的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。統(tǒng)一內(nèi)容、排序組卷、頁碼、裝訂要求等，打好科技檔案基礎(chǔ)，能使整個單位的科技檔案格式統(tǒng)一、整齊有序。

四、做好檔案系統(tǒng)工作，提高檔案利用

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案中的信息，滿足其需求的行為過程，也是檔案信息潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案是否得到充分利用，很大程度都取決于檔案系統(tǒng)中全引目錄是否準(zhǔn)確無誤、一目了然，讓檔案利用者在需要查找檔案的過程中通過模糊查找、關(guān)鍵詞查找，輕松簡便地找到其所需要的檔案目錄，并通過目錄找到實體檔案，從而體現(xiàn)檔案的利用價值。

五、結(jié)論

綜上所述，要提高科技檔案管理的質(zhì)量與利用，需要從源頭和根本出發(fā)，提高歸檔的前提和基礎(chǔ)質(zhì)量，并普及檔案知識，加深科技業(yè)務(wù)人員對歸檔工作的認(rèn)識度及重視度。做好規(guī)范的檔案歸檔制度，制定符合實際情況的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。完善檔案系統(tǒng)的檢索，提高科技檔案的利用，使檔案自身的價值得到最大發(fā)揮。

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