探析企業(yè)傳統(tǒng)檔案形式的發(fā)展與改革

文/青海鹽湖工業(yè)股份有限公司化工分公司 石峰

探析企業(yè)傳統(tǒng)檔案形式的發(fā)展與改革

文/青海鹽湖工業(yè)股份有限公司化工分公司 石峰

在信息技術發(fā)展迅速的年代，傳統(tǒng)檔案的特點導致企業(yè)檔案管理效率低下，同時，在電子檔案應運而生時，也存在不少問題，應當將兩者有效結合，取長補短，保證檔案資料歸檔的高效性和資料內容的真實性和原始性。

企業(yè)；傳統(tǒng)檔案形式；改革與發(fā)展

隨著計算機技術、網絡信息技術的普及與發(fā)展，各行各業(yè)的辦公都逐漸實現(xiàn)自動網絡化。電子計算機在檔案管理各個環(huán)節(jié)的滲透和應用，對傳統(tǒng)檔案的形式不時沖擊，傳統(tǒng)檔案漸漸不能滿足企業(yè)工作發(fā)展迅速的需求，針對這一現(xiàn)狀，需要對傳統(tǒng)檔案的發(fā)展形式作出調整，從而促使整個檔案管理工作發(fā)生變化與改革。

一、企業(yè)傳統(tǒng)檔案發(fā)展現(xiàn)狀

傳統(tǒng)檔案因介質受到限制，導致檔案管理效率低，紙質檔案儲存空間有限，雖然有增加存放紙質檔案空間，但是收到資金方面制約，不能達到保存全部檔案的空間條件，導致保存數(shù)量仍然有限，保存年限短。雖然使實物，查證，咨詢等一目了然，但是不得不花費工作時間和精力，查詢過程復雜，傳統(tǒng)檔案受存放制約。

二、導致企業(yè)傳統(tǒng)檔案發(fā)展現(xiàn)狀的原因

由于紙質檔案檔案占空間大，耗費資金多，不僅增加檔案管理工作量，而且很多情況下會造成重要檔案流失等。傳統(tǒng)檔案管理，需等檔案資料形成后才能進行歸檔開始管理，存在資料的寄存過程，傳統(tǒng)檔案形式存在單一性，缺乏生動性，不能生動反映出的信息圖、文、聲、像，信息不全面。缺乏迅速性和準確性。不能對信息的數(shù)字編碼進行存儲、傳遞、加工處理。查閱過程復雜。傳統(tǒng)檔案需要通過檔案號等進行人工查找，保密等級的資料需授權證明才能進行查看。

三、傳統(tǒng)檔案形式的改革與發(fā)展

（一）利用多媒體技術實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的多樣化保存

在網絡時代到來之際，檔案管理形式緊靠傳統(tǒng)形式已經顯然不能跟上企業(yè)發(fā)展步伐，電子檔案應運而生，由于它具有成本低、信息容量大、檢索快捷、傳輸方便等傳統(tǒng)紙質檔案無法比擬的優(yōu)點，它的產生受到了社會各界的青睞。電子檔案儲存密度高，節(jié)約了空間。電子檔案的信息可修改性強，可隨時進行編輯和修改，統(tǒng)一歸檔，節(jié)省時間，有利于檔案管理工作的進行。多媒體可將檔案形式表現(xiàn)多樣化，通過音頻，視頻，錄像等把檔案信息全面化。檔案保存安全性提高。進行電子檔案歸檔時，可直接通過電腦對檔案數(shù)據(jù)進行分析，分類，編號等，便于檔案保管，保證文件真實，安全性。相對于傳統(tǒng)檔案，電子檔案的查詢比較方便，可通過注冊，登陸搜索查看檔案，更為快捷，便捷。

（二）提升電子檔案的管理技術和效率

同時，電子檔案也有需要完善的地方。例如，電子檔案不能保存檔案的原始性。比如親筆手稿，領導者的親筆簽署等，電子檔案虛擬化嚴重，比較難以表現(xiàn)出真實與原始性。檔案價值需要以歸檔文件的完整性來維護。由于電子文件的格式，存儲方式比較復雜，如多媒體文件需要將多種格式文件集成后才能展示圖文聲茂的效果，在收集資料時候比傳統(tǒng)文檔過程困難，要求投入更多精力。安全性難以保證。由于電子檔案存放時間，不能保證檔案資料被泄露，被計算機病毒侵襲、黑客攻擊等，更容易被修改，竊取等，這直接減少了它的保密性，一旦疏忽，后果嚴重?？勺x性難題。電子檔案需要運用電腦軟件硬件進行查閱，電腦的穩(wěn)定性決定閱讀檔案內容的速度和質量，很多情況下，電子檔案文件受到電腦系統(tǒng)，軟件硬件的影響，不能被正確讀出，會影響企業(yè)檔案管理的工作效率和進度。

（三）將傳統(tǒng)檔案和電子檔案有機的結合利用

雖然高科技與網絡為我們帶來許多方便之處，但是在企業(yè)檔案管理上，如果單一依靠電子檔案形式，就無法起到全面發(fā)展的作用。對促進傳統(tǒng)檔案形式的發(fā)展，應當有效將傳統(tǒng)檔案形式和電子檔案形式相結合，雙管齊下。傳統(tǒng)檔案是電子檔案形成的基礎。電子檔案的基礎是其信息資源成為電子化資源，而這些電子化檔案信息資源的建設，離不開傳統(tǒng)檔案的支持。收集檔案過程，以傳統(tǒng)檔案管理形式，進行收集，整理，加工，從而在電腦上存檔，同時，傳統(tǒng)檔案的資料也需要保存，成為電子檔案的信息庫，以保證電子檔案最終的真實性，原始性。電子檔案應該在傳統(tǒng)檔案的基礎上發(fā)展，而不該摒棄傳統(tǒng)檔案，電子檔案將信息資源擴大，搜集范圍更廣，為傳統(tǒng)檔案搜集過程帶來便捷，傳統(tǒng)檔案的收藏又為電子檔案的數(shù)據(jù)，資料等保存增加安全性，真實性。二者相輔相成。

電子信息技術的不斷發(fā)展，使得電子檔案受到企業(yè)檔案管理工作人員的青睞，提高辦公效率。由于傳統(tǒng)檔案與電子檔案在歸檔方式，保管方式和查詢方式的不同，在對傳統(tǒng)檔案形式發(fā)展的基礎上，需要有效結合電子檔案和傳統(tǒng)檔案，在保證電子檔案發(fā)展高效迅速的同時，對傳統(tǒng)檔案需要保留，從而為企業(yè)帶來更好服務。

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富,2008(9).

[2]周柳琳.檔案館未來發(fā)展道路探索之建設學習型檔案館[J].蘭臺世界,2010(52).