利用新木桶理論 做好高校檔案收集工作

文/河北聯(lián)合大學(xué) 吳新麗 閆明

利用新木桶理論 做好高校檔案收集工作

文/河北聯(lián)合大學(xué) 吳新麗 閆明

把管理學(xué)中的“新木桶”理論，運(yùn)用到高校檔案工作中，探討了高校檔案收集工作中遇到的種種困難，以及應(yīng)對(duì)的措施。使高校的檔案收集工作早日實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

新木桶理論；高校檔案工作；檔案收集

一、引言

“新木桶”理論在表述方式上和“舊木桶”理論一樣簡(jiǎn)單，其基本內(nèi)容表達(dá)為：一木桶能夠裝水的多少，還由桶底的大小決定的。試想桶底很小，木板再長(zhǎng)、木板的緊密度再高，也裝不了多少水。一木桶能夠裝水的多少，還由木板和木板之間的緊密度決定。如果木桶的木板之間縫隙很大，也裝不了水的。如果木桶的木板之間沒(méi)有一絲的縫隙，一定可以裝水的。

高校檔案工作之所以能夠不斷發(fā)展和進(jìn)步，與學(xué)校檔案收集的高效率是分不開(kāi)的。檔案收集是檔案部門積累檔案的一種手段，是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，檔案收集工作做得好壞、質(zhì)量高低，直接影響到其他工作環(huán)節(jié)乃至整個(gè)檔案工作的開(kāi)展。如果把檔案收集工作比作是一個(gè)木桶，那么就必須整理好桶底的核心板(檔案意識(shí))和地基板(規(guī)章制度),運(yùn)用各種途徑補(bǔ)齊短板,保持獨(dú)特優(yōu)勢(shì)的長(zhǎng)板,利用效的黏合劑(凝聚力)和桶箍(督查催辦制度)搭建一個(gè)堅(jiān)實(shí)牢固的新木桶(良好的檔案收集工作)。

二、做好新木桶的桶底

木桶底板是木桶能否容水的基礎(chǔ)，一個(gè)完整的木桶,除了木桶中長(zhǎng)板、短板，還有底板。正是這誰(shuí)也不太重視的底板，決定這只木桶能不能容水，能容多大重量的水。這只底板正是提高檔案收集工作的基礎(chǔ)，即檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是開(kāi)展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但是，在很多高校存在著檔案意識(shí)薄弱的問(wèn)題，以至于出現(xiàn)不主動(dòng)收集、不按時(shí)歸檔、甚至遺失等眾多問(wèn)題，直接影響了檔案收集的齊全性、完整性。

那么如何衡量承載高校檔案收集工作質(zhì)量這個(gè)木桶的桶底是否堅(jiān)實(shí)，使得這只新木桶的盛水量越來(lái)越多，成為木桶底板的巨大挑戰(zhàn)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高認(rèn)識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集工作是否重視和支持，是提高檔案管理水平的重要保證。只有積極主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，才能為檔案收集工作予以人力、物力方面提供保障。也只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才可能把檔案工作列入議事日程。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該通過(guò)各種渠道加強(qiáng)宣傳，使各個(gè)部門處室以及教職工充分意識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展和建設(shè)的作用。另外，領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)上的重視，對(duì)職工就是一種感召，在某種程度上，職工就會(huì)變被動(dòng)為主動(dòng)，自覺(jué)的做好檔案的收集工作。這樣才能形成領(lǐng)導(dǎo)重視，全員建檔、存檔、愛(ài)檔的高度責(zé)任意識(shí)。

（二）隊(duì)伍建設(shè)，重在堅(jiān)持

隨著全球信息化和高校教育的不斷深化和發(fā)展，對(duì)于檔案人員無(wú)論從思想上還是業(yè)務(wù)上都提出了更高的要求。一是要把綜合素質(zhì)較高的人才安排到檔案工作崗位上。當(dāng)今高校檔案事業(yè)的發(fā)展不僅需要政治覺(jué)悟高、責(zé)任心強(qiáng)的人來(lái)承擔(dān)，而且還要有懂專業(yè)、有開(kāi)拓精神的新生力量參與。二是加強(qiáng)對(duì)高校檔案人員的繼續(xù)教育。通過(guò)參加培訓(xùn)，全面提高其綜合素質(zhì)及工作水平。三是提高檔案人員的地位和待遇，用激勵(lì)機(jī)制留住人才、吸引人才、必須要提高檔案工作者的地位，自覺(jué)自愿地加入到檔案事業(yè)建設(shè)行列中。

三、黏合劑和桶箍保證桶幫的無(wú)縫連接

一個(gè)木桶如果出現(xiàn)某塊板之間的契合不緊密，就會(huì)出現(xiàn)漏水，不僅影響盛水量，而且水桶也會(huì)越來(lái)越松，最后導(dǎo)致徹底散架。影響檔案收集質(zhì)量的因素有很多，而這個(gè)桶幫是由檔案收集工作的各個(gè)因素所搭建的，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，整個(gè)收集質(zhì)量就會(huì)受損。為了解決這個(gè)問(wèn)題，我們從兩個(gè)方面著手，一方面增加檔案部門的凝聚力這種黏膠的黏合作用；另一方面要利用督查催辦制度這個(gè)桶箍來(lái)強(qiáng)化桶板的無(wú)縫連接。

（一）增加高校檔案部門的凝聚力黏合作用

當(dāng)今社會(huì),一個(gè)高效率的團(tuán)隊(duì)是成功必不可少的因素之一,團(tuán)隊(duì)成員間的互幫互助、相互協(xié)作、取長(zhǎng)補(bǔ)短,將為自身和集體的發(fā)展提供一個(gè)良好的契機(jī)。為了，保證高校檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量，我們可以從以下方面來(lái)提高增強(qiáng)檔案工作者的凝聚力。建立團(tuán)隊(duì)的核心力量，這個(gè)核心力量可能是團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)（一個(gè)值得大家追隨的人），也可能是這個(gè)團(tuán)隊(duì)的共同奮斗目標(biāo)，為了這個(gè)目標(biāo)，可以大大提高團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)效率。制定有效的高校檔案收集制度，在長(zhǎng)短期目標(biāo)的感召下，還要建議一套褒獎(jiǎng)制度，形成有效地制約機(jī)制，另外，還要加強(qiáng)檔案部門和各個(gè)部門之間的交流，在封閉的環(huán)境下很難提高整體素質(zhì)，再次，還需要開(kāi)展一些檔案收集技能比武，拓展培訓(xùn)等加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力的活動(dòng)。只有這樣團(tuán)隊(duì)成員間的關(guān)系變得密切起來(lái)，大家同舟共濟(jì)，共赴使命，凝聚力提高與加強(qiáng)了，才是我們做好檔案收集工作的保證。

（二）適當(dāng)引入督查催辦制度這個(gè)桶箍

督查催辦制度就是為了進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)校各部門的全局觀念，規(guī)范管理，有效地提高工作效率而制定的監(jiān)督約束機(jī)制。為了確保高校檔案收集的齊全、完整，保證政令暢通、令行禁止，推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，必須制定符合本部門的規(guī)章制度。若因人為因素造成延誤或失誤，導(dǎo)致不良后果或影響的，追究直接責(zé)任人和負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任并通報(bào)批評(píng)。

總之，加強(qiáng)和提高校檔案的收集數(shù)量和質(zhì)量，是高校做好檔案工作的基礎(chǔ)。高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者對(duì)收集工作予以高度重視，不斷改進(jìn)管理方法，上下齊心協(xié)力，增強(qiáng)凝聚力，才能為整個(gè)檔案工作打好基礎(chǔ)，逐漸使檔案管理走向規(guī)范化、制度化，這樣也才能適應(yīng)高校的發(fā)展和建設(shè)！

[1]梁建梅,陳少慧.教學(xué)檔案的管理與信息化建設(shè)[M].北京:中國(guó)書(shū)籍出版社,2013:172-177.

[2]田艷玲.以新木桶理論嚴(yán)把科技查新質(zhì)量關(guān)[J].情報(bào)探索,2009(1):72-73.