探討數(shù)字化檔案 檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案概念的差異性

文/如東縣檔案局 萬云

探討數(shù)字化檔案 檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案概念的差異性

文/如東縣檔案局 萬云

數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案三個概念，由于文字沒有多大的區(qū)別，往往很容易使人們對這三個概念產(chǎn)生混淆。本文通過對這三個概念進(jìn)行全面的分析，可以得出：數(shù)字檔案是真正的檔案，而數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字的一種表現(xiàn)形式，是檔案數(shù)字的復(fù)制品，它是由檔案數(shù)字化演變的結(jié)果，并不是真正的檔案，而檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案演變的過程，其概念有廣義與狹義的區(qū)分。

數(shù)字化檔案；檔案數(shù)字化；數(shù)字檔案

數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案是現(xiàn)今檔案管理中出現(xiàn)頻率最多的三個概念，同時也是現(xiàn)代有關(guān)檔案管理文章中出現(xiàn)頻率最多的詞匯，并且隨著時間的推移，呈現(xiàn)逐年上升的趨勢。數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案三個概念的出現(xiàn)使人們?nèi)菀谆煜涓拍钆c使用方法，所以有必要對這三個概念進(jìn)行差異性區(qū)分，方便使用者理解與運用。

一、數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案最早是在1986年《美國全國地球物理資料中心的自然災(zāi)害活動》文章中提出的，但沒有對其下定義。在2005年發(fā)表的《數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問題研究》文章對數(shù)字化檔案進(jìn)行明確定義：“數(shù)字化檔案是檔案的復(fù)制品，經(jīng)過辦公自動化軟件形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案，是將傳統(tǒng)檔案形成數(shù)字化形式的檔案?！睌?shù)字化檔案包含兩部分，一是信息化的進(jìn)程，辦公自動化的出現(xiàn)使檔案管里大量的檔案生成電子文件，然后對生成的電子文件進(jìn)行歸檔存儲。另一部分是指檔案文件利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案文件進(jìn)行掃描、壓縮形成數(shù)字化的檔案。所以，數(shù)字化檔案是紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子文件歸檔后的一種表現(xiàn)形式，并不是真正的檔案。

二、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化最早是在1993年李惠波在《檔案學(xué)研究》提出的。2002年李小春對檔案數(shù)字化定義為：“檔案數(shù)字化是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用。其包括兩部分內(nèi)容：一是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文字信息、圖片信息等通過計算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)字化處理；二是檔案信息的數(shù)字化可以將紙質(zhì)檔案信息還原，用戶則可通過計算機(jī)將檔案信息輸出。”檔案數(shù)字化是以計算機(jī)為載體將紙質(zhì)檔案信息與檔案數(shù)字化進(jìn)行相互轉(zhuǎn)化。

三、數(shù)字檔案

1979年方志豪在《經(jīng)濟(jì)管理》上發(fā)表的文章中首次提到數(shù)字檔案，自此之后數(shù)字檔案開始頻繁使用。在2005年宋巖將數(shù)字檔案定義為：“數(shù)字檔案是將歷史記錄信息通過計算機(jī)等電子技術(shù)進(jìn)行數(shù)字編碼并保存的一種檔案，通過計算機(jī)數(shù)字編碼的形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體?！睌?shù)字檔案是真正的檔案，但卻是一種虛擬的檔案。

四、數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案概念的差異性

（一）數(shù)字化檔案與檔案數(shù)字化的不同

數(shù)字化檔案是檔案的復(fù)制品，并不是真正的檔案。而檔案數(shù)字化是以計算機(jī)為載體將檔案信息進(jìn)行錄入、轉(zhuǎn)化處理，是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字化的一個過程。檔案數(shù)字化的處理對象是檔案，而數(shù)字化檔案是檔案管理的輔助品。

檔案數(shù)字化是通過利用數(shù)字化技術(shù)，保護(hù)數(shù)字化檔案原件的保存與使用，是數(shù)字化檔案演變的過程，即沒有檔案數(shù)字化就不存在數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案的發(fā)展與檔案數(shù)字化的發(fā)展都是為了滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，保護(hù)檔案原件，提高檔案檢索速度，發(fā)揮出檔案信息的利用價值，促進(jìn)檔案資源的管理與開發(fā)利用。

（二）數(shù)字檔案與數(shù)字化檔案的不同

數(shù)字檔案是現(xiàn)代辦公自動化應(yīng)用軟件通過數(shù)字代碼的形式將歷史記錄下來，是現(xiàn)代社會檔案發(fā)展的一種新形式。數(shù)字化檔案是數(shù)字檔案的復(fù)制品，不具備檔案的基本屬性，因此數(shù)字化檔案不是真正的檔案。

（三）數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案的區(qū)別

數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案，都含有“檔案”與“數(shù)字”，其中數(shù)字化檔案與檔案數(shù)字化與“數(shù)字檔案”沒有任何關(guān)系，并不是真正的檔案。檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案演變的過程，而數(shù)字化檔案則是檔案數(shù)字化演變的必然結(jié)果，沒有檔案數(shù)字化就沒有數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字的復(fù)制品，而檔案數(shù)字化則是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的過程。

五、結(jié)語

通過對數(shù)字化檔案、檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案的概念差異性進(jìn)行分析研究，有利于人們對這三個概念的區(qū)分與使用，提高檔案信息的利用率，充分體現(xiàn)出檔案的價值，促進(jìn)檔案領(lǐng)域的發(fā)展。

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