辦公室精細化管理方法淺談

文/長慶油田分公司水電廠 宋鵬 王飛 方凡 劉浩東

一、辦公室實施精細化管理的必要性

辦公室工作是單位黨政管理的重要組成部分。目前辦公室工作面臨著許多新的任務和挑戰(zhàn)，將精細化引入到辦公室管理是各級領導和辦公室工作者討論的一個熱門話題，對于辦公室管理實踐也具有很強的指導意義。

（一）辦公室工作特點決定了必須進行精細化管理

辦公室所具有的參謀性、中樞性、事務性、突發(fā)性等特點，決定了實施精細化管理的必要性。

1.參謀性。辦公室是為領導及整個單位提供輔助支持、參謀服務的部門，辦公室的工作建議有可能影響到領導的決策，辦公室的言行也體現(xiàn)著領導的意志，任何工作失誤會影響工作部署和落實效果。因此，在履行參謀職責時必須進行充分細致的調研論證，為領導提供準確可靠的信息，在執(zhí)行決定時必須堅守原則，執(zhí)行制度，不能擅作決定，自作主張。

2.中樞性。辦公室不同于其他職能部門，它附屬于決策層，作為領導的助手，是領導的延伸，為整個活動輸送信息，溝通協(xié)調，組織聯(lián)絡，處理活動所產(chǎn)生的內部事務；如果沒有這些工作，企業(yè)將無法正常運轉。辦公室是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是同外界聯(lián)絡的窗口，因此它是單位中名副其實的中樞機構。

3.事務性。辦公室工作的事務性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。印章管理、信訪穩(wěn)定、接待工作、對外聯(lián)絡、領導活動安排、機關車輛調派等，很多工作都非常具體、瑣碎，卻是維系企業(yè)正常運轉的重要組成部分。這些工作平常似乎不引人注意，但都是辦公室的基礎性工作，必須細致入微。

4.突發(fā)性。辦公室所具有的職能決定了辦公室要經(jīng)常處理臨時性、突發(fā)性的事務，實際工作不確定因素多。這就要求辦公室必須扎實認真地做好日常基礎工作，并形成一套應急措施，遇事不慌亂，大事能應對。

（二）辦公室的內在要求決定了必須進行精細化管理

辦公室是為領導決策服務、為中心工作服務的核心部門，其內在要求決定了精細化管理的必要性。

1.工作任務重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合協(xié)調、會議籌備、信息回饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務，同時，還要承擔許多臨時性、應急性和額外性的任務，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”，沒有合理的計劃，沒有充足的時間保障就無法做到精益求精。

2.工作難度大、要求高。如在參與政務方面，由于辦公室人員大量時間陷入在事務性工作中，深入實際不夠、掌握素材不多、調查研究不足、分析問題不透，導致調研工作脫離實際，無法為領導及時、準確地提供辦公室應具有的參謀助手、協(xié)調綜合、審核把關、運轉保障和督促檢查等職能。辦公室對整個單位的正常運轉起著獨特的樞紐作用，每項工作都具有極強的政策性和原則性。這就決定我們必須把握辦公室工作的內在規(guī)律，按照科學化、精細化管理的要求加強管理，以保證辦公室各項工作的高效有序。

3.工作影響面廣、責任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作職能的內在要求，決定了辦公室工作必須走科學化、規(guī)范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。

二、辦公室實施精細化管理的方法

辦公室實施精細化管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，應從崗位職責、規(guī)章制度、工作流程、績效考核、保障手段和人員素質等方面著手，運用科學理論和方法指導推動工作實踐，以全面實現(xiàn)辦公室工作的精細化。

（一）深化標準化管理，增強精細管理的剛性約束

1.細分崗位職責。明確劃分辦公室每個崗位的權責是落實崗位責任制的前提。制定崗位職責時，應打破按人定責的慣例，為每一個實際存在的崗位制定一份崗位職責，要明確行政、黨委、機要、事務等具體職責；有交叉領導的業(yè)務，要以分管領導為主分別編制職責。所有崗位都要明確崗位界限、分管領導，即便是一人身兼多崗，也能做到職責到崗，責任到人，職能不交叉、不重疊，工作不漏項、不缺失。

2.加強制度建設。制度是管理的基礎和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規(guī)程和行動準則。首先，制度必須健全。凡辦公室主管的工作都要建立相應的規(guī)章制度，如會議、公文、印信、信訪、檔案、保密等各方面的規(guī)章制度，既要切實可行，又要全面覆蓋所有業(yè)務，不能漏項掛空擋。第二，制度必須持續(xù)完善。每年必須對制度進行一次合規(guī)性、適用性、操作性評價，如果實際工作發(fā)生了變化或上級部門發(fā)布新的制度，就需要及時修訂、增補，以適應內外環(huán)境的變化。當同類業(yè)務的補充制度逐步增多時，還需要適當整合，方便下級單位操作執(zhí)行。

3.開展業(yè)務流程再造。標準化業(yè)務流程是管理制度的有效延伸，是標準化管理體系的重要組成部分，具有層次清晰，結構合理的特點，查詢極其方便迅速，是管理者和崗位操作人員的工作指南。當制度梳理完畢后，要按照標準化體系業(yè)務“全覆蓋”的原則，依據(jù)管理域架構的設置，將制度要素編制為流程文件，與管理制度對應歸類，形成一套協(xié)調配合、自我完善的管理體系和運行機制，如發(fā)文辦理、收文辦理、會務工作、督查督辦、工作調研、信訪處理等業(yè)務流程。執(zhí)行流程是抓好落實的關鍵，辦公室要堅持“崗位日檢，部門周檢，月度講評”，使標準意識深入人心，標準行為成為員工的工作習慣。

（二）深化調度管理，構建精細管理的工作架構

1.事前嚴密組織策劃。辦公室要堅持月度工作例會制度，月初召開一次策劃會，對本月需要落實的工作逐一分解，并強調補充臨時性、階段性重點工作，編制辦公室月度工作運行大表，每項任務責任到人，提出工作要求和完成時限，方便操作和考核。在接到臨時工作任務時，同樣要認真策劃，明確分管領導，提出工作要求。

2.事中嚴格控制協(xié)調。每月中旬要召開一次辦公室協(xié)調會，匯報工作進展情況，點評存在問題，指導工作方法，協(xié)調工作關系，糾正工作偏差。辦公室人員要將工作任務細化到日，每天填寫《工作日志》，按照輕重緩急記錄當日的重點工作、一般工作，干完一項注銷一項，并隨時記錄領導安排的臨時工作，每天下午梳理總結完成情況，做到月度工作分解到周，每周工作細化到日，當天工作日清日結。

3.事后全面考核評價。辦公室推行精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。首先，要完善辦公室主管業(yè)務考核標準，每月編發(fā)工作通報，講評辦公室業(yè)務執(zhí)行落實情況，以激勵先進，鞭策后進。其次，辦公室要建立獎懲辦法，對月度工作計劃的完成情況進行嚴格考核，確保每一項工作都得到有效落實。

（三）加強隊伍建設，確保精細管理深入推進

1.加強政治理論學習。要把加強辦公室工作人員的政治理論擺到突出位置，強化理論修養(yǎng)，使人人成為講政治、懂理論、善實踐的行家。辦公室領導要有選擇、有重點地輔導工作人員學習國家大政方針、上級文件、會議和領導講話精神，每月組織一次政治理論學習，從宏觀方面分析上級的工作意圖，從具體落實上結合實際提出工作措施，增強把握規(guī)律的意識、創(chuàng)新意識、精益求精的意識。

2.加強業(yè)務知識學習。要把加強辦公室工作人員的業(yè)務能力培養(yǎng)作為重要工作來抓，堅持“人人上講臺”制度，從講法律、講制度、講流程、講風險、講措施等方面出發(fā)，使人人都成為本系統(tǒng)的行家里手，也達到加深業(yè)務理解，共同學習提高的目的。

3.開展業(yè)務骨干培訓。辦公室不僅需要政治思想素質強、理論學術修養(yǎng)高、專項業(yè)務技能精的人才保證正常工作運行，還需要不斷發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)有思想、有抱負、有能力新生力量，保證辦公室人才梯隊不斷檔。要采取輪訓的方式，將骨干人員輪流抽調到辦公室學習，讓他們依次參與每個崗位的具體工作，在學習實踐中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，并進行重點培養(yǎng)。

三、辦公室業(yè)務實施精細化管理的措施

1.逐級審核，提高文字綜合質量。文字綜合是辦公室的核心業(yè)務。在文稿起草中推行大綱審核模式，按照“提綱草擬—文稿起草—辦公室主管領導審核—辦公室主要領導審核”的程序逐級把關，確保寫作方向正確，減少返工。

2.突出重點，提升督查督辦效能。督辦工作是促進工作效率，強化執(zhí)行力的有力手段。要從文件落實督辦抓起，把年度黨政重點工作任務部署作為重點，按季度督查落實情況，編發(fā)工作通報，及時向領導匯報工作進度。強化會議決議事項督辦，及時編發(fā)《督辦通知單》，定時督查催辦，確保會議決議能夠有效落實。

3.狠抓細節(jié)，保證會議籌備質量。會議管理是辦公室的重要工作，會議籌備要從細節(jié)入手。首先要嚴審議題。按照“部門填寫《議題征集單》—主管領導審核—主要領導審定—編列會議議程”的程序，逐級審查議題，確保議題歸口準確，研究事項充分醞釀。在組織會議過程中要注重細節(jié)。通知會議要填寫《會議通知單》，詳細登記通知人、通知時間、接收人、通知方式等，確保通知不漏人，查詢有實據(jù)。

4.重視信息，發(fā)揮參謀服務作用。日常工作信息是領導了解工作動態(tài)的重要途徑，是決策參考的重要依據(jù)。辦公室要善于從各種不同的渠道捕捉、篩選、加工有用的信息，梳理分析出領導關注的、敏感重要的信息，并按照固定的格式、指定的時間呈送領導閱研，為領導科學決策提供參謀。

四、結束語

精細化管理是被實踐證明的先進管理模式。本文通過系統(tǒng)分析認為，在辦公室工作中，有必要深入實施精細化管理，深化標準化管理、推行調度管理、加強隊伍建設等方法對辦公室實施精細化管理具有一定的指導意義，遵循規(guī)范、重視細節(jié)、勇于創(chuàng)新對提升辦公室業(yè)務精細化管理水平具有很強的現(xiàn)實意義。