新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新研究

文/天津市濱海新區(qū)漢沽廣播電視局 劉育光

新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新研究

文/天津市濱海新區(qū)漢沽廣播電視局 劉育光

辦公室是企業(yè)或者事業(yè)單位的辦事機構(gòu)，它能夠促進機構(gòu)內(nèi)部的所有的事務都順利的進行。為了使內(nèi)部更加的協(xié)調(diào)，必須對辦公室進行合理的管理，并且做好辦公室的所有工作。在新的形勢下，辦公室的管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，因為市場競爭越來越激烈，單位需要加強管理和控制，只有這樣才能夠適應競爭的需要。筆者根據(jù)實際情況，針對新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新進行了研究，希望能為廣大的相關工作者提供一些參考依據(jù)。

辦公室；管理；創(chuàng)新；實踐；新形勢

一、辦公室的含義

（一）什么是辦公室

所謂的辦公室，指的是政府機關、團體或者單位內(nèi)部所設立的辦事機構(gòu)，同時也是指設在管理者身邊，為管理者服務、溝通上級和下級、完成事務的主要地方。如果沒有辦公室，單位和機構(gòu)內(nèi)部的工作將很難進行。

（二）辦公室的特征

首先，辦公室具有一定的綜合性，它是由多個方面的信息所組成的，同時它也是由不同級別的工作人員所組成的。其次，它具有服務性，它的功能便是為管理者以及工作人員提供服務，促進內(nèi)部工作的進行。最后，它還具有復雜性，因為它是具體的辦事結(jié)構(gòu)，不管是大事還是小事，都必須要匯集到辦公室當中。這些事情都比較繁雜，和機構(gòu)的各個部門緊密相連。所以它又具有一定的復雜。

二、新形勢下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）思想觀念發(fā)生改變

辦公室是單位的辦事機構(gòu)，它需要處理的事務非常復雜，涉及的面也廣。很多的工作人員認為辦公室所處理的事務和機構(gòu)的效益無關，甚至也不能產(chǎn)生經(jīng)濟利益，所以不重視。這種觀點是錯誤的，辦公室所處理的繁雜事務關系到機構(gòu)的發(fā)展。如果不處理好這些細小繁雜的事，很可能對單位或者機構(gòu)產(chǎn)生不良的影響。

（二）服務質(zhì)量發(fā)生改變

在新的形勢下，機構(gòu)以及單位面臨激烈的市場競爭，各項工作和任務以及要處理的事情日益增多，如果辦公室工作的服務質(zhì)量不高，那么就不能進行合理的內(nèi)部控制，并且還會出現(xiàn)更大的問題。從目前來看，大部分辦公室的服務質(zhì)量都非常低，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎上，工作也處于被動的狀態(tài)。這在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。

（三）人員的素質(zhì)發(fā)生改變

因為經(jīng)濟水平在提高，社會也在不斷的進步，如果辦公室人員的素質(zhì)沒有得到提高，那么就不能適應社會競爭的要求。人才是促進機構(gòu)發(fā)展的第一要素，很多單位都沒有意識到這個重要的問題，所以沒有對辦公室工作人員進行培訓，致使工作人員的業(yè)務素質(zhì)很低，不能夠處理好辦公室事務，同時還使得單位的正常工不能合理的運轉(zhuǎn)。

三、新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新

（一）樹立以人為本的意識

在新的時期，國家提出了構(gòu)建和諧社會的決定，同時為了構(gòu)建和諧辦公室，單位也必須樹立以人為本的意識。要構(gòu)建和諧辦公室，就必須達到工作人員之間和諧相處、部門和部門之間相互協(xié)調(diào)、工作人員和單位之間相互依存的目標。機構(gòu)和單位應該不斷的探索，采取合理的措施來調(diào)動工作人員的積極性，使工作人員發(fā)揮出自身的潛能，主動的承擔自己的責任和義務。另外，管理者還要做到處處為工作人員著想，讓工作人員明白自己的利益和單位的發(fā)展是緊密相連的，這樣才能構(gòu)建和諧辦公室。

（二）樹立創(chuàng)新意識

創(chuàng)新對于單位的發(fā)展來說非常重要，因為它是單位發(fā)展的動力。所以管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，使辦公室的管理工作具有創(chuàng)新性和可行性，而且能夠被工作人員所接受。除了要在原有的工作模式和運行機制上進行創(chuàng)新以外，還要勇于探索，用創(chuàng)造性思維來對工作進行謀劃，構(gòu)建一個完整而合理的辦公室管理模式，這樣才有利于單位的發(fā)展。

（三）建立完善的管理制度

管理人員要建立一套完善而合理的辦公室管理方法，將每一項工作進行嚴格的規(guī)范。使工作人員嚴格的按照規(guī)范來操作，做到以制度管理，按制度辦事。另外還要將責任落實到工作人員頭上，使他們明確自身的職責范圍。同時還要讓工作人員明白，辦公室無小事，每一項細小而繁雜的工作都關系到辦公室整體功能的發(fā)揮，同時也和機構(gòu)及單位的發(fā)展密切相關。

（四）加強對工作人員的培訓

只有加強了對工作人員的培訓，提高了他們的整體素質(zhì)，才能夠促進辦公室事務的合理進行。因此，機構(gòu)和單位必須積極的鼓勵工作人員參加各類培訓，為他們提供學習和培訓的機會，比如每年都創(chuàng)造一個能夠讓辦公室人員外出學習的機會。在培訓的時候還要對其進行考核，讓所有人員的考核結(jié)果和薪資、晉升、獎金等掛鉤。這樣才能使他們的素質(zhì)和技能得到提高，更好為單位服務。

四、總結(jié)與體會

單位和機構(gòu)要想提高工作的效率，并且取得一定的經(jīng)濟效益，就必須積極的對辦公室管理工作進行探索，合理的推進辦公室的管理工作。只有這樣才能真正的搞好單位的辦公室管理工作，并且為單位和機構(gòu)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

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