高校二級學院辦公室工作質(zhì)量提高的對策探析

文/華南農(nóng)業(yè)大學動科學院 葉可可

高校二級學院辦公室工作質(zhì)量提高的對策探析

文/華南農(nóng)業(yè)大學動科學院 葉可可

辦公室工作是高校二級學院行政、教學和科研工作順利開展的重要保證。本文分析了新時期影響二級學院辦公室質(zhì)量提高的各種因素，并有針對性地提出了進一步提高學院辦公室工作質(zhì)量的對策和建議。

二級學院；辦公室；工作質(zhì)量

一、提高學院辦公室工作質(zhì)量的重要性

高校二級學院辦公室是二級學院行政、教學和科研工作順利開展的重要機構(gòu)。作為學院的綜合辦事機構(gòu)，辦公室在學院整體運轉(zhuǎn)過程中，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要作用，肩負著組織、協(xié)調(diào)、服務、參謀、督辦、信息傳遞等基本職能。隨著近年來擴大招生工作的穩(wěn)步推進，學院辦公室也在適應發(fā)展的需要，嘗試進行各種不同程度、不同方式的變革。尤其在以信息獲取為特征和任務的新時期，信息化正在影響和改變著師生的生活、學習和工作方式。如果無法及時適應時代的需要和變化，則會令辦公室工作難以做到與時俱進、根據(jù)形勢齊頭并進，相應地提高工作質(zhì)量，進而最終影響學院的行政、教學和科研工作。因此，在新時期必須更加清楚地認識到辦公室工作的重要性，要樹立與時俱進的時代意識，要善于抓住信息加快這一契機，不斷適應社會發(fā)展變化，摒棄某些陳舊過時的管理觀念，積極探討如何進一步提高辦公室工作的質(zhì)量，使學院教學科研工作正常運轉(zhuǎn)，為領(lǐng)導和廣大師生工作提供較高水平的服務質(zhì)量。

二、制約學院辦公室質(zhì)量提高的因素

（一）信息化令應對的任務名目更加繁多，工作量和強度有形加大

首先，許多高校的行政機構(gòu)主要按照政府機關(guān)的模式進行建制，甚至一些高校所設(shè)機構(gòu)在行政分工中有增無減，行政部門加上黨委部門，數(shù)量相當可觀。學院辦公室不但要做好學校校辦、行政機關(guān)部處、和黨辦及黨委部門下達的工作任務，還要做好本學院領(lǐng)導下達的各項任務和日常業(yè)務。其次，隨著電子信息系統(tǒng)的引入，辦公室從設(shè)備到軟件，再到管理模式和上級部門的工作也逐漸向信息化過渡。而這種過渡并沒有取代傳統(tǒng)工作模式，而是在此基礎(chǔ)上平行疊加任務，這就使得工作量有形加大。再次，學院辦公室作為學院對外的窗口，還將面臨著由于擴招以及體制改革而逐漸增多的各種校內(nèi)外來訪、接待和應酬等工作。工作量和強度的提高，容易致使工作效率和質(zhì)量形成向下波動的趨勢。

（二）對辦公室人員的協(xié)調(diào)能力提出更高的要求

辦公室是一個較為敏感和微妙的工作位置，處在學院領(lǐng)導、教師以及學生之間的位置。由于面向的各個服務對象屬性不同且各自的立足點不同，他們對一些問題的認識和處理可能存在分歧，容易產(chǎn)生不同的意見和看法。尤其在信息時期，由于工作應對的對象更加復雜化和多元化，各種不同的意見，甚至各方的利益表達也可能比以前更加明顯和重要。這對辦公室人員提出了更高的應對和協(xié)調(diào)能力要求，需要在協(xié)調(diào)、溝通上掌握具備較豐富的經(jīng)驗和較高的能力。

（三）老舊的管理方式在新時期將面臨更大挑戰(zhàn)

隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，一些傳統(tǒng)的管理觀念、手段和方式在新時期將會面臨更大的挑戰(zhàn)，如不及時調(diào)整，可能將落后于時代發(fā)展的需要和現(xiàn)代化的管理需要。過去一些管理方式的不足之處在于過分拘泥于形式，難以充分利用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡和通信技術(shù)，超越時間、空間與部門分隔的限制將行政管理和服務加以整合，形成效率提高不明顯的局面。

（四）辦公室隊伍結(jié)構(gòu)仍需進一步優(yōu)化

目前許多高校二級學院對辦公室管理工作尚缺乏正確的認識，普遍把辦公室工作當作一般事務性工作。不少辦公室人員較少接受管理學、教育學、心理學方面的專門學習和培訓，其現(xiàn)代管理崗位知識有所欠缺。另一方面，在學校的人才培養(yǎng)規(guī)劃中，對辦公室人員的培養(yǎng)、進修和提高都缺乏有力的政策支持，學院管理人員較難得到有效的進修和提高的機會，導致辦公室人員知識結(jié)構(gòu)單一。在講究人性化的社會發(fā)展時期，具備管理學、教育學、心理學等更加多元的知識結(jié)構(gòu)是大勢所趨和未來工作需要。再者，隨著招生規(guī)模的大幅度增加，學院辦公室人員編制嚴重缺乏。早在八十年代末，學校在校生只有幾千人的時候，辦公室人員的編制一般有3人，現(xiàn)在有些高校在校生已經(jīng)有4萬—5萬人，但是學院辦公室成員基本在4—5人，工作負荷遠遠超過八十年代末，九十年代初。急需增補人員，調(diào)整結(jié)構(gòu)。

三、提高學院辦公室質(zhì)量的對策建議

（一）不斷提高敬業(yè)意識與責任意識

辦公室工作不僅量大事雜，而且忙碌辛苦，特別是信息化令辦公室必須應對的任務名目更加繁多。在工作量加大的情況下，辦公室人員更加要堅持以身作則，以強烈的事業(yè)心和高度的責任感，恪盡職守、不辭辛苦、不計得失，認真負責地完成各項工作和任務。同時，還應該主動認真鉆研業(yè)務，真正地體現(xiàn)出愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的職業(yè)精神。只有穩(wěn)固地樹立敬業(yè)意識與責任意識，才能擁有良好、積極的心態(tài)應對各項日益繁重的工作，才能以最好的服務態(tài)度為學院、領(lǐng)導和廣大師生奉獻更優(yōu)質(zhì)的服務和更高的辦公室工作質(zhì)量。

（二）積極做好領(lǐng)導的參謀和助手工作

辦公室作為上級領(lǐng)導的重要參謀和助手，擔負著重大責任。辦公室人員必須樹立對上級負責的強烈責任意識。對上級要服從，不折不扣地完成交辦的任務，對于辦公室業(yè)務范圍內(nèi)的，或是領(lǐng)導交辦的事情，都要盡心盡責、責無旁貸地完成好，不斷提高相關(guān)業(yè)務能力和責任意識。對于自己業(yè)務范圍外卻事關(guān)學校、事關(guān)領(lǐng)導的其他事情，也要以積極的態(tài)度認真對待，并積極反映給相關(guān)方面或協(xié)助解決。要當好領(lǐng)導的參謀和助手，需要注意以下幾點：第一，注意把握時事動態(tài)，加強理論學習。只有掌握一定的時事、政策、方針，加強理論知識的學習，特別是準確把握有關(guān)教育發(fā)展改革的大政方針，熟悉與學校教育、教學等各項工作有關(guān)的政策法規(guī)，樹立科學發(fā)展和改革創(chuàng)新的新觀念，才能從奉命辦事向參謀智囊轉(zhuǎn)化，為領(lǐng)導開展工作提供較為全面、系統(tǒng)、周密的建議。第二，需要身體力行，深入實際調(diào)查研究。要利用面向師生和社會收集各類信息與數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，積極聽取各方意見，捕捉有價值的材料，做好數(shù)據(jù)分析工作，為領(lǐng)導決策提供準確可靠的資料或可行性方案。第三，要從大局出發(fā)，以事業(yè)為重。把“做好參謀，當好助手”作為己任，協(xié)助領(lǐng)導做好對工作方案的實施和督查工作，及時將有關(guān)信息反饋給領(lǐng)導和上級部門，保證決策工作的科學性和實施方案的可行性。

（三）努力做好協(xié)調(diào)與組織工作，尤其是群眾層面的工作

除了對上級領(lǐng)導負責，辦公室同時承擔著對師生服務的工作和義務。日常工作應該注意走群眾路線，樹立群眾觀點，提高對師生工作的服務質(zhì)量。師生的滿意度很大程度決定了辦公室工作質(zhì)量評價的高低，因此需要謹小慎微地處理好師生工作。隨著各種改革的不斷深入，各方的利益日益多元化，辦公室面對來自各方面的矛盾越來越多，需要協(xié)調(diào)的關(guān)系也越來越復雜，辦公室人員要注意做好師生的工作協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、關(guān)系和矛盾協(xié)調(diào)等工作。這就要求做到：對內(nèi)組織協(xié)調(diào)各部門和各方面群體的利益關(guān)系，保證工作的正常運轉(zhuǎn)和有條不紊地開展，營造良好的內(nèi)部氛圍；對外則注意多方溝通，爭取更多部處資源的支持，為學院的改革和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。協(xié)調(diào)工作中需注意主次分明，明確重點，圍繞領(lǐng)導、師生關(guān)注的熱點和難點問題，加強管理過程中各個環(huán)節(jié)的配合，消除不和諧現(xiàn)象，以做好協(xié)調(diào)和師生層面的工作。

（四）與時俱進，積極探索網(wǎng)絡化管理手段

高等教育事業(yè)正處于蓬勃的發(fā)展階段，在各學院辦學規(guī)模日益擴大的形勢下，傳統(tǒng)的行政辦公模式可能將逐漸不適應現(xiàn)代辦公室的需求。從長遠的眼光看，積極主動探索新時期下新的管理觀念和手段成為高校發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢。另外，在信息時代背景下，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理才能更好地實現(xiàn)信息資源共享、增強科學決策，提高學院的管理水平和工作效率。因此，緊跟時代步伐，積極探索網(wǎng)絡化管理手段，搶占管理制高點顯得尤為重要。

（五）努力打造專業(yè)化、結(jié)構(gòu)合理的行政管理隊伍

如果沒有優(yōu)質(zhì)的辦公室管理隊伍加以組織和管理，即使有優(yōu)秀的教師和科研人員，也難以造就出高水平的人才和成果。辦公室人員自身的素質(zhì)不僅直接影響管理的效率和服務的質(zhì)量，更是影響著學院教學科研事業(yè)的健康發(fā)展。新時期要求辦公室人員必須擁有豐富的管理理論知識，樹立現(xiàn)代化的管理理念，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，運用先進的管理手段，才能提供優(yōu)質(zhì)的服務和高效率的管理。因此建設(shè)一支精干的、知識化的、專業(yè)化的高素質(zhì)管理隊伍至關(guān)重要。學校、學院應該重視現(xiàn)有辦公室人員的知識化、專業(yè)化培訓，提供各種學習的機會，以提高他們自身綜合素質(zhì)。在條件許可的情況下，配備有現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)背景的年青應屆畢業(yè)生充實和強化學院辦公室管理隊伍。

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