淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書的信息收集工作

文/楊鴻飛

淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書的信息收集工作

文/楊鴻飛

企業(yè)管理的本質(zhì)就是獲得并處理信息，企業(yè)辦公室是信息的獲取、處理和傳遞的中心，秘書無疑肩負(fù)著重要的收集信息的任務(wù)。在企業(yè)快速發(fā)展，逐漸形成制度的前提下，秘書應(yīng)當(dāng)提高信息意識，做好信息收集工作，提高企業(yè)的工作效率。

一、現(xiàn)代企業(yè)對于企業(yè)秘書信息收集工作的新要求

（一）企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)穩(wěn)操制信息權(quán)。在信息時(shí)代的背景下，生活和工作中充斥著各種各樣的信息，為做好信息收集的工作，秘書人員應(yīng)當(dāng)穩(wěn)操制信息權(quán)。制信息權(quán)就是收集、處理和運(yùn)用信息的權(quán)利。

如，在信息浪潮的沖擊下，聯(lián)想公司及時(shí)向國外的企業(yè)學(xué)習(xí)，和國內(nèi)的企業(yè)進(jìn)行交流，總結(jié)別人成功或者失敗的經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，并指導(dǎo)企業(yè)的工作。為了達(dá)到這一目的，聯(lián)想公司通過各種方式采集信息，甚至在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)立了專門收集信息的部門，并以自身的發(fā)展為目的進(jìn)行信息的收集。因此，秘書人員在進(jìn)行信息收集工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)以企業(yè)的發(fā)展為基礎(chǔ)，把握企業(yè)發(fā)展的方向，將信息收集工作的重點(diǎn)放在企業(yè)未來發(fā)展上，收集高質(zhì)量和深層次的信息，并應(yīng)用到企業(yè)的工作中。

（二）企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)深入信息收集工作。與傳統(tǒng)秘書的信息收集工作不同，現(xiàn)代企業(yè)要求秘書人員的信息收集工作更加的深入。秘書人員的工作具有不可避免的被動性，因?yàn)槊貢藛T的工作受制于領(lǐng)導(dǎo)的活動。傳統(tǒng)的秘書只是遵從領(lǐng)導(dǎo)的指示，并不能自主開展工作，這種工作方式比較消極、低效。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下，為了提高工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高工作的信息化程度。

從本質(zhì)上來說，秘書的工作是離不開信息的，信息收集越豐富、越完備，秘書的工作就能開展得更順利、更主動?，F(xiàn)代企業(yè)秘書不僅要履行處理信息和管理事務(wù)的工作，還應(yīng)當(dāng)為企業(yè)的管理和決策作出貢獻(xiàn)。秘書人員應(yīng)當(dāng)主動為領(lǐng)導(dǎo)提供有用的信息，并進(jìn)行廣泛的研究，收集各種必要的資料。信息的收集、處理和運(yùn)用是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，秘書人員承擔(dān)著信息接受和運(yùn)用的樞紐作用。因?yàn)槊貢藛T了解企業(yè)的全局情況，所以應(yīng)當(dāng)為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)做好提供信息的工作，并主動、適時(shí)發(fā)表自己的意見，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。

（三）企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的工作平臺?，F(xiàn)代企業(yè)秘書的信息收集工作處在信息的前沿，秘書人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會運(yùn)用先進(jìn)的信息工作平臺，樹立正確的信息價(jià)值觀，使用先進(jìn)的工作平臺。為此，要做到：一方面，要掌握好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，秘書人員應(yīng)當(dāng)樹立網(wǎng)絡(luò)意識，并利用好網(wǎng)絡(luò)，善于實(shí)時(shí)動態(tài)信息，利用龐大的網(wǎng)絡(luò)信息資源，提高工作效率，并在利用網(wǎng)絡(luò)的過程中提高信息素養(yǎng)。另一方面，要學(xué)會使用各種信息處理軟件，這些軟件一般分為3種，第一種是數(shù)據(jù)庫軟件，此類軟件主要用于處理工作的各類信息資源。第二種是辦公軟件，包括文字處理軟件、多媒體工具和網(wǎng)頁制作工具，這是秘書工作最常用的軟件。第三類是通訊軟件，主要用于傳遞各種信息，上傳和下載各種資源。作為一名合格的秘書人員，應(yīng)當(dāng)學(xué)會此類軟件的使用，推動工作的開展。

二、現(xiàn)代企業(yè)秘書信息收集工作的策略

在新時(shí)代的背景下，由于秘書人員工作的特性，決定了信息收集工作的繁雜多變，要想做好信息收集工作，秘書人員應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面工作：

（一）提升獲取平臺。信息具有時(shí)效性，因此信息的獲取應(yīng)當(dāng)是及時(shí)的、準(zhǔn)確的，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的科技背景下，信息的收集突破了時(shí)空的界限，利用網(wǎng)絡(luò)攻擊，秘書可以有效提升工作的平臺，將世界的距離變?yōu)榱?，更好、更迅速地做好信息收集工作?；ヂ?lián)網(wǎng)的產(chǎn)生為企業(yè)提供了雙向交流的平臺，改變了信息收集的被動。秘書人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲得需要的知識，并與相關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上對話，提高信息收集的效率。

（二）增加收集通道。企業(yè)信息包括內(nèi)部信息和外部信息兩部分，在生產(chǎn)社會化的條件下，企業(yè)的外部信息關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部可以通過會議、電話和口頭傳達(dá)等傳遞內(nèi)部信息，通過文件、郵件傳達(dá)上下級之間的命令；企業(yè)可以通過調(diào)查研究、網(wǎng)絡(luò)媒體、電視新聞等等獲取其他企業(yè)的信息。企業(yè)可以設(shè)立初步篩選信息的部門，將篩選后的信息呈遞秘書部門，這樣可以減少秘書人員工作的冗雜，加快信息收集工作的運(yùn)行，塔里木油田公司辦公室的《每日要情》信息報(bào)送制度就是效果不錯的通道之一。

（三）縮小查詢范圍。網(wǎng)絡(luò)雖然給信息收集工作帶來了方便，但是網(wǎng)絡(luò)充斥著大量的虛假無用的信息，這就增加了工作的難度。秘書人員應(yīng)當(dāng)具備篩選和分辨信息的能力，不能將所有的信息都呈遞給領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)圍繞著企業(yè)發(fā)展，進(jìn)行有目的的搜集和整理資料，去偽存真、去其糟粕，將具體、完備、有用的資料提供給領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

（四）及時(shí)進(jìn)行反饋。信息反饋是重要的工作部分，及時(shí)的信息反饋可以減少工作的失誤，現(xiàn)代企業(yè)的秘書人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好信息反饋工作，在領(lǐng)導(dǎo)采用秘書人員提供的信息資源之后，秘書人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各個(gè)部門的執(zhí)行情況，采取了怎樣的措施，建立信息反饋系統(tǒng)，形成信息利用的循環(huán)，增加信息的利用率。

在企業(yè)的競爭中，信息是企業(yè)的核心，企業(yè)的信息收集工作是企業(yè)工作的重點(diǎn)，因此，優(yōu)秀的秘書人員不可或缺?，F(xiàn)代企業(yè)的秘書人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好信息收集工作，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策出謀劃策，推動企業(yè)更好地發(fā)展。

（作者單位：中石油塔里木油田分公司）