我國高校圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀分析——以寧夏為例

王媛媛，屈冠軍

(北方民族大學(xué)圖書館，寧夏銀川 750021)

引 言

業(yè)務(wù)外包，主要是通過委托外部企業(yè)或團體提供本來應(yīng)該由組織內(nèi)部操作完成的各種業(yè)務(wù)活動和服務(wù)，以達到降低成本、節(jié)省時間、提高效率和改進質(zhì)量的效果。近些年，國內(nèi)許多高校圖書館紛紛開始進行業(yè)務(wù)外包，隨著多年的實踐，業(yè)務(wù)外包越來越滲入圖書館工作的方方面面，采訪、編目、流通、物業(yè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息技術(shù)等都開始出現(xiàn)外包。

一、寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀調(diào)查

(一)問卷設(shè)計與實施

1.問卷調(diào)查目的。本問卷主要對寧夏高校圖書館的基本館情，業(yè)務(wù)外包開展的現(xiàn)狀，業(yè)務(wù)外包的原因、類型、模式、預(yù)期效果、風險評估以及對圖書館的影響等方面展開調(diào)研，通過問卷調(diào)查分析，了解寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包的發(fā)展現(xiàn)狀，分析存在的問題，提出發(fā)展的策略。

2.調(diào)查問卷發(fā)放。問卷的發(fā)放主要以寧夏省內(nèi)各高校圖書館為對象。寧夏共有15所高校，每個學(xué)校發(fā)1份問卷，共發(fā)放15份，回收13份，其中包括6所高職高專院校、4所一般本科院校、1所獨立院校、1所211高校、1所黨校。通過對這13所院校的問卷調(diào)查，基本上能夠反映寧夏各個層次的高校圖書館業(yè)務(wù)外包的發(fā)展狀況，能夠代表寧夏高等院校圖書館業(yè)務(wù)外包發(fā)展的整體水平和現(xiàn)狀。

(二)寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包的現(xiàn)狀

1.圖書館實施業(yè)務(wù)外包的基本情況調(diào)查。被調(diào)查的13所寧夏高校圖書館中，有過業(yè)務(wù)外包經(jīng)歷的圖書館有8所，占被調(diào)查總數(shù)的62%，沒有過外包經(jīng)歷的圖書館有5所，占被調(diào)查總數(shù)的38%。有8所院校正在開展業(yè)務(wù)外包，并表示將繼續(xù)開展業(yè)務(wù)外包，在沒有開展過業(yè)務(wù)外包的5所院校中，只有2所院校表示計劃在將來把某些業(yè)務(wù)進行外包。

2.圖書館業(yè)務(wù)外包的需求和態(tài)度分析。在對圖書館業(yè)務(wù)外包進行需求調(diào)查時，有8所高校表示有必要進行業(yè)務(wù)外包(62%);有4所表示需要根據(jù)情況決定(30%);只有1所表示不需要進行業(yè)務(wù)外包(8%)。對業(yè)務(wù)外包的態(tài)度方面，只有5所表示歡迎;有7所表示謹慎;有1所表示不清楚，沒有學(xué)校表示反感。

3.圖書館業(yè)務(wù)外包的類型與模式。進一步對有過外包經(jīng)歷的8所圖書館進行深入調(diào)查分析得知，這8所圖書館的業(yè)務(wù)外包的類型大多數(shù)集中在過刊裝訂(6個)、采訪(4個)、編目(4個)、特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)(1個)上。從調(diào)查問卷可以看出，寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包的類型主要集中在過刊裝訂上。對于采編工作，只有4個圖書館采訪、編目的整套工作都是由書商來完成，本館人員只負責驗收和上架。有6個館圖書的前期物理加工由書商完成，而編目數(shù)據(jù)則由本館人員完成，這也是寧夏高校采編工作普遍采用的一種方式。從所采用的外包模式上看，有4所院校采取的是合作式外包模式，有4所采用的是獨立式外包模式。在這兩種模式中，合作式外包是大部分院校首選的外包模式。

4.關(guān)于圖書館業(yè)務(wù)外包的原因分析。對有外包經(jīng)歷的圖書館分析外包的原因，排在前三位的主要原因是“人力物力，不足以應(yīng)付日常工作”(4個)、“相關(guān)專業(yè)人員與設(shè)備缺乏”(4個)、“人力物力尚足，但想加快日常工作周期”(3個)。對目前沒有開展業(yè)務(wù)外包的圖書館，究其原因，主要有以下幾個方面:“尚不認可這種業(yè)務(wù)外包模式”(2個)，“圖書館人力、物力足可以滿足”(1個)，“沒有業(yè)務(wù)對應(yīng)的外包商”(1個)，“經(jīng)費問題”(1個)。

5.業(yè)務(wù)外包的預(yù)期效果。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，幾乎所有的圖書館都表示業(yè)務(wù)外包達到了預(yù)期效果。這說明業(yè)務(wù)外包的效果還是得到了圖書館的認可和滿意。

6.對于業(yè)務(wù)外包的評估。在對業(yè)務(wù)外包進行評估這個問題上，被調(diào)查的學(xué)校集中認為需要對以下幾個方面進行評估:“對同行業(yè)務(wù)外包的情況進行調(diào)研”(11個)、“對外包可能引起圖書館業(yè)務(wù)流程、工作重點和人事變動的重新評估”(9個)、“對外包商市場的情況進行調(diào)研”(8個)、“對外包可能存在的風險進行評估”(8個)。

7.對于業(yè)務(wù)外包的風險因素。對業(yè)務(wù)外包的風險因素，排在前5個因素分別是:“外包質(zhì)量低于無外包的風險”(9個)、“外包商違約的風險”(7個)、“選擇外包商時信息不對稱的風險”(6個)、“內(nèi)部工作積極性和學(xué)習(xí)能力削弱的風險”(6個)、“單一外包商帶來的壟斷風險”(5個)。

8.業(yè)務(wù)外包對圖書館的影響和沖擊。大家對“業(yè)務(wù)外包是否有利于圖書館的發(fā)展”的問題上，超過61%的圖書館表示有利于圖書館的發(fā)展。在“業(yè)務(wù)外包對圖書館的主要沖擊”的問題上，主要集中在2個方面的沖擊:“對圖書館專業(yè)技術(shù)的沖擊”(7個)和“對圖書館服務(wù)質(zhì)量的沖擊”(4個)，另外“對員工利益的沖擊”(2個)也是一個影響因素。

9.是否對業(yè)務(wù)外包有自主權(quán)。被調(diào)查的學(xué)校中，有7所表示有自主決定是否外包的權(quán)利，有6所表示在決定是否外包上沒有自主權(quán)。

10.業(yè)務(wù)外包的管理。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分圖書館都沒有對業(yè)務(wù)外包人員定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也沒有關(guān)于業(yè)務(wù)外包的長期規(guī)劃。只有3所學(xué)校有關(guān)于業(yè)務(wù)外包成文的規(guī)章制度，在這些規(guī)章制度的內(nèi)容里出現(xiàn)最多的是:外包的計劃、固定格式的合同、外包的執(zhí)行與監(jiān)督。

二、寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀分析

1.對業(yè)務(wù)外包的認識偏于保守和謹慎。對寧夏各高校圖書館業(yè)務(wù)外包的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些圖書館業(yè)務(wù)外包的發(fā)展仍然處于初級階段，雖然有的圖書館已經(jīng)開始實行業(yè)務(wù)外包，但仍然有部分圖書館尚不認可業(yè)務(wù)外包這種模式。即使有大部分院校都認為有必要開展業(yè)務(wù)外包，但對業(yè)務(wù)外包卻都保持謹慎的態(tài)度。究其原因，主要是大家認為業(yè)務(wù)外包會對圖書館的專業(yè)技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量帶來沖擊，消弱了員工的積極性和專業(yè)技術(shù)能力。

2.業(yè)務(wù)外包的整體水平不高，外包類型偏重于非專業(yè)技術(shù)工作。從整體上看，寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容主要涉及圖書初期加工和過刊裝訂等非專業(yè)技術(shù)性的工作，對深層次的編目數(shù)據(jù)加工和信息服務(wù)等專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)則很少外包，業(yè)務(wù)外包的范圍少，類型比較單一，外包的程度偏低。對于編目數(shù)據(jù)外包的4個館主要集中在館藏量少、專業(yè)人員缺乏的高職高專院校和新建的獨立學(xué)院，這些院校是寧夏編目業(yè)務(wù)外包的主要踐行者。

3.對外包缺乏長期規(guī)劃和規(guī)范的制度建設(shè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，所調(diào)查的學(xué)校只有2所院校有關(guān)于業(yè)務(wù)外包的長期規(guī)劃，大部分圖書館只把業(yè)務(wù)外包看成是完成工作任務(wù)的一個戰(zhàn)術(shù)性的考慮，而沒有把其看成是圖書館發(fā)展戰(zhàn)略中的一部分。對于業(yè)務(wù)外包的制度建設(shè)方面，只有3個館有明確的成文的業(yè)務(wù)外包的規(guī)章制度。由于外包的經(jīng)驗不足，相關(guān)的管理制度仍處于起步階段，這樣必然導(dǎo)致外包的質(zhì)量下降，缺少對外包商的監(jiān)督和控制。

4.個別書商圖書加工存在質(zhì)量問題。在實際外包加工操作過程中，個別書商存在加工質(zhì)量偏低等問題。這些問題一方面增加了員工的修改工作量，影響了加工速度;另一方面直接影響了對書商服務(wù)質(zhì)量的評價及后期與書商的合作關(guān)系。

5.在外包的評估和風險考慮上，各館認識比較充分和到位。在對待業(yè)務(wù)外包評估的問題上，各館都表示很有必要。評估工作對業(yè)務(wù)外包的決策起著關(guān)鍵的作用，評估的充分與否關(guān)系業(yè)務(wù)外包實施的順利與否，把所能預(yù)見的問題提前評估到位的話，就可以降低業(yè)務(wù)外包后給圖書館所帶來的不利影響。

在外包風險的考慮上，“外包質(zhì)量低于無外包的風險”是大家所公認的首要風險，這也從另一個側(cè)面反映圖書館對業(yè)務(wù)外包保持謹慎態(tài)度的原因?！巴獍踢`約的風險”排在其次，這是基于實踐的角度出發(fā)，認為外包商的違約將會給圖書館的正常運行帶來嚴重的不良后果?！斑x擇外包商時信息不對稱的風險”、“內(nèi)部工作積極性和學(xué)習(xí)能力削弱的風險”以及“單一外包商帶來的壟斷風險”都是圖書館所不能回避的風險因素，怎樣防控和降低這些風險因素的影響，是圖書館業(yè)務(wù)外包過程中所面臨的一項主要任務(wù)。

三、對業(yè)務(wù)外包的建議與對策

1.制定正確的外包決策。實施業(yè)務(wù)外包是一個復(fù)雜的過程，首先要進行正確的外包決策，也就是業(yè)務(wù)外包的前期論證，在這個過程中需要明確幾個問題，即是否外包，為什么外包，外包是否具有可行性。主要從內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境兩個方面進行分析。內(nèi)部環(huán)境方面，圖書館決策層首先要全面分析自己館的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和服務(wù)水平，并結(jié)合學(xué)校對圖書館發(fā)展的要求，明確圖書館今后的發(fā)展方向和未來的工作重點。外部環(huán)境方面，主要分析外包市場的發(fā)展狀況如何;外包商所提供的外包業(yè)務(wù)能否滿足本館的業(yè)務(wù)需求;現(xiàn)行的法律、政治、經(jīng)濟等外部環(huán)境對外包的支持程度如何;同行實施外包的情況和效果如何;外包后可能帶來的預(yù)期效益和各種風險有哪些;等等。

2.成立業(yè)務(wù)外包工作組。圖書館成立業(yè)務(wù)外包工作組，從組織上保證業(yè)務(wù)外包的順利開展，工作組的人員構(gòu)成一般由主管業(yè)務(wù)的館領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校有關(guān)部門的負責人、專業(yè)技術(shù)人員構(gòu)成。這個工作組的主要職責是:負責對外包的規(guī)劃、組織、實施、指揮、協(xié)調(diào)和控制。具體工作內(nèi)容有:制定業(yè)務(wù)外包的計劃和決策方案、建立與業(yè)務(wù)外包相關(guān)的規(guī)章制度、組織和實施招標、評標、合同的簽訂和實施、外包實施過程中的監(jiān)督與溝通、業(yè)務(wù)外包完成后的考核和評價。

3.選擇合適的外包商。首先，圖書館要對外包市場的整體情況進行調(diào)研，全面了解和把握外包市場的規(guī)模、容量、性質(zhì)等情況，以確定外包商整體的水平。其次，根據(jù)市場的總體水平，挑選出3—5家符合本館要求的外包商，再對其進行深入調(diào)查，分析各個外包商的實力、資質(zhì)、價格、管理水平、技術(shù)水平、外包的經(jīng)驗等方面，比較各個外包商的優(yōu)缺點，選擇適合本館實際情況的外包商。最后，確定合理的外包商數(shù)量。采用單一外包商可能會存在由此帶來的壟斷風險，而采用多個外包商雖然不能享受來自規(guī)模經(jīng)濟的效益，但是可以有效防止外包商的潛在機會主義行為。有條件的情況下，建議圖書館選擇2—4個外包商，如果條件有限，只能選擇單一外包商，一定要選擇實力和業(yè)務(wù)能力最好的外包商。

4.制定詳細的外包合同和業(yè)務(wù)細則。在外包合同的制定過程中，要保持風險意識，對具體承包內(nèi)容做詳細的規(guī)定，嚴格規(guī)范加工標準，明確外包商職責，詳細規(guī)定外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行標準、完成期限、費用以及毀約違約的法律責任。從源頭上杜絕業(yè)務(wù)外包給圖書館帶來的各種風險因素。在對外包商規(guī)定具體的業(yè)務(wù)要求時，盡量做到全面和詳細，對工作流程的每個環(huán)節(jié)和細節(jié)制定詳細的要求，在合同中對外包商的出錯率和違約行為規(guī)定出具體的懲罰措施，約束和規(guī)范外包商的行為，降低外包帶來的負面影響。為了保障圖書館的權(quán)益，有必要聘請外包合同專家參與合同的設(shè)計。

5.加強業(yè)務(wù)外包的監(jiān)督與質(zhì)量控制。定期對外包工作進行監(jiān)督和檢查，建立長期的監(jiān)督和檢查機制?？梢圆扇《ㄆ趨R報的工作機制，使外包人員針對外包負責人進行定期工作匯報，外包負責人向圖書館進行定期工作總結(jié)及問題匯報;圖書館根據(jù)外包合同的規(guī)定對外包的工作進度、完成情況、工作質(zhì)量進行定期的檢查和驗收，對存在的問題及時指出與糾正，確保達到質(zhì)量要求。

6.建立業(yè)務(wù)外包的績效評價考核機制。業(yè)務(wù)外包的績效評價考核是外包工作中重要的環(huán)節(jié)，建立以目標為管理導(dǎo)向的績效考核系統(tǒng)，是圖書館規(guī)范化管理的重要手段。圖書館要建立對外包商的評價考核制度，定期評價考核外包商的工作績效。在業(yè)務(wù)外包工作的各個環(huán)節(jié)設(shè)立評估方案，建立評估指標和方法，并落實評估的每一個環(huán)節(jié)，以求規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為、降低業(yè)務(wù)外包風險。

結(jié) 語

通過對寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包的調(diào)查分析可以看出，寧夏高校圖書館業(yè)務(wù)外包仍然處于發(fā)展的初級階段，無論是理論上的研究，還是實踐上的探索，跟全國其他省區(qū)高校的業(yè)務(wù)外包的發(fā)展情況相比，都存在很大的差距。但是，從調(diào)查結(jié)果看，還是有一小部分圖書館已經(jīng)開始嘗試把一些專業(yè)技術(shù)性的業(yè)務(wù)外包，而且還有部分圖書館表示有外包的意愿和計劃。筆者相信，隨著圖書館社會化進程的推進和外包市場的不斷發(fā)展、壯大，會有越來越多的圖書館認可和選擇業(yè)務(wù)外包，改善和創(chuàng)新圖書館的管理方式和服務(wù)模式，各個圖書館要根據(jù)自身的具體情況，選擇最適合自身發(fā)展需要的外包類型和模式。與此同時，要加強自身的核心業(yè)務(wù)能力的建設(shè)，提高圖書館的核心競爭力。

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