高校秘書隊(duì)伍建設(shè)問題研究

文/成庭羽

高校秘書隊(duì)伍是高校管理隊(duì)伍的一支特殊群體，在高校管理中發(fā)揮著重要作用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)來臨和高教管理體制改革的日趨深入，這支隊(duì)伍在高校管理中將面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文主要通過深入分析新時(shí)期高校秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題，提出關(guān)于加強(qiáng)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)的建議與對策。

一、加強(qiáng)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)的意義

辦公室是高校機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，高校辦公室的秘書群體高效工作是辦公室職能發(fā)揮的保障。隨著高等教育的快速發(fā)展，各高校面臨著多方面的挑戰(zhàn)，辦公室職能的內(nèi)涵和外延都有了很大的拓展，對秘書隊(duì)伍的要求也就更高。各高校都將秘書隊(duì)伍的建設(shè)作為一件重要的工作來抓，然而,隨著高等教育管理體制改革的不斷深入，秘書隊(duì)伍的建設(shè)也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，存在著較為普遍的問題和矛盾。正確認(rèn)識(shí)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題，深入分析問題背后深層次的原因，提出合理可行的解決對策，對于推進(jìn)秘書隊(duì)伍的建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高校秘書隊(duì)伍建設(shè)存在問題的現(xiàn)狀分析

改革開放以來，我國高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，取得了舉世矚目的成就。尤其是近年，隨著高校改革的不斷深入，發(fā)展更加迅猛，但由于普遍存在建校和轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)間短、資源緊張等問題，各高校往往把主要精力放在加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)上。在管理隊(duì)伍建設(shè)方面卻只重視高、中層管理人員的配置，高校秘書隊(duì)伍建設(shè)幾乎成了各高校建設(shè)中的一個(gè)盲區(qū)。

(一）對秘書工作的認(rèn)識(shí)有待糾正。秘書學(xué)是一門新興學(xué)科, 雖然高校領(lǐng)導(dǎo)每天與秘書部門、秘書人員打交道, 雖然他們知道秘書工作是一項(xiàng)綜合性、服務(wù)性、輔助性強(qiáng)的工作, 但能夠深入了解這門學(xué)科的特點(diǎn)、規(guī)律的高校領(lǐng)導(dǎo)并不多, 能夠關(guān)注這一學(xué)科, 并注重發(fā)展這一學(xué)科的領(lǐng)導(dǎo)就更少了。由此帶來的結(jié)果是, 領(lǐng)導(dǎo)在管理決策中,忽視對秘書群體利益的考慮, 忽視這一學(xué)科的專業(yè)要求, 沒有將秘書工作與教學(xué)、科研、人事等管理工作放在一樣的平臺(tái)上, 為秘書人員提供系統(tǒng)嚴(yán)格的專業(yè)培訓(xùn)和提高的機(jī)會(huì)。事實(shí)證明, 缺乏秘書專業(yè)知識(shí)的更新和培訓(xùn), 秘書人員容易產(chǎn)生精神懈怠和工作懈怠, 工作績效難以提高, 不利于學(xué)校整體工作的順利進(jìn)行。

（二）秘書人員素質(zhì)有待提高。秘書人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)三個(gè)方面。由于秘書人員日常時(shí)間大都處于繁忙的狀態(tài),加之缺少外部的壓力、動(dòng)力而放松了自我學(xué)習(xí),因而這支隊(duì)伍存在著政治理論水平不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、不深入等問題。尤其在業(yè)務(wù)能力方面,許多秘書對自己的職責(zé)權(quán)限不明、管理規(guī)則不清、工作程序不曉,完全憑老經(jīng)驗(yàn)被動(dòng)地工作;有些秘書只能做些低層次的事務(wù)性工作,而對于更為重要的工作,如參謀輔助、公文處理、信息調(diào)研、組織協(xié)調(diào)、督促檢查等方面職責(zé)不能有效地履行,甚至完全不能履行。像那些能撰文、善參謀、會(huì)辦事的“通才”型秘書人才在高校十分匱乏。因此很多應(yīng)由秘書擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ鞑坏貌挥煞止茴I(lǐng)導(dǎo)親自去做,分散了領(lǐng)導(dǎo)的精力,嚴(yán)重影響了學(xué)校黨政管理工作的效率。

（三）高校管理體制方面有待改革。一般高校在對秘書人員進(jìn)行選拔任用、考核評定、職務(wù)晉升方面, 常常片面強(qiáng)調(diào)學(xué)歷要高、科研成果要多、群眾測評分?jǐn)?shù)要高, 忽視了對秘書人員專業(yè)技能的考核和評定, 缺乏對其工作實(shí)績的認(rèn)定。實(shí)際上, 大多數(shù)的秘書人員因?yàn)槿狈r(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)歷的提高和科研的累積, 同時(shí)因?yàn)楣ぷ鞯南鄬Ψ忾], 缺乏大多數(shù)教職工的了解和認(rèn)可,在這些評定體系中是不占優(yōu)勢的。正是由于這樣的政策導(dǎo)向, 很多秘書人員出現(xiàn)非常強(qiáng)烈的心理失衡, 過于焦慮, 煩躁, 不能安心本職工作, 有的將主要精力和時(shí)間都投入到讀學(xué)位、寫文章、搞科研, 甚至拉關(guān)系, 千方百計(jì)想著如何離開這個(gè)崗位。這種管理體制不改革, 勢必影響秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定和發(fā)展, 影響辦公室的工作甚至學(xué)校的整體工作。

三、高校秘書隊(duì)伍建設(shè)的建議與對策

（一）樹立“以人為本”的發(fā)展觀，提高秘書人員整體素質(zhì)要充分認(rèn)識(shí)秘書人員在學(xué)校管理工作中的重要作用。要像加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)一樣來加強(qiáng)秘書隊(duì)伍建設(shè)，給秘書人員創(chuàng)造一個(gè)寬松發(fā)展、崗位成才的環(huán)境。要在生活中多關(guān)心，工作上多指導(dǎo)，學(xué)習(xí)上多幫助，善于發(fā)現(xiàn)他們的長處，啟迪他們的智慧，鼓舞他們的士氣，調(diào)動(dòng)他們的積極性，不斷激發(fā)他們在工作崗位上開拓進(jìn)取、奮發(fā)有為的精神。讓他們在工作中感到溫暖，享受尊重，體現(xiàn)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展愿望和單位工作目標(biāo)的統(tǒng)一。要促進(jìn)秘書人員的發(fā)展與進(jìn)步，還必須對秘書人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。在新的歷史時(shí)期，對秘書的要求由“一崗專能”向“一專多能”型轉(zhuǎn)變，由普通事務(wù)型秘書向參謀型、學(xué)習(xí)型秘書轉(zhuǎn)變。這種情況下，高校應(yīng)該建立定期的專業(yè)化培訓(xùn)制度，有目的、有針對性地更新優(yōu)化秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高秘書人員的理論修養(yǎng)，讓秘書“在使用中培養(yǎng)，在培養(yǎng)中提高，在提高中成才”。

（二）以改革的精神和發(fā)展的眼光來加強(qiáng)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)。隨著高校內(nèi)部管理體制改革不斷深入，人事制度改革、分配制度改革等都對秘書隊(duì)伍建設(shè)產(chǎn)生了重大的影響。要以改革的精神和發(fā)展的眼光加強(qiáng)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)。要牢固樹立崗位意識(shí)。打破“ 終生一崗”的觀念，提倡“愛崗敬業(yè)、適崗鍛煉、輪崗發(fā)展”的思路。給秘書崗位以科學(xué)的分工和界定，合理地制定崗位職責(zé)，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己梭w系。同時(shí)實(shí)行定期輪崗，使秘書人員能夠得到多方面的鍛煉，培養(yǎng)秘書“多面手”的能力。加強(qiáng)秘書隊(duì)伍建設(shè)還需要推動(dòng)高校秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，要逐步提高秘書人員的學(xué)歷層次，加強(qiáng)秘書人員來源的多樣性，把優(yōu)秀人才充實(shí)到秘書工作隊(duì)伍中來，使秘書隊(duì)伍在學(xué)校管理鏈條中發(fā)揮越來越重要的作用。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)水平，加強(qiáng)和改進(jìn)高校秘書工作。為師生服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為來賓服務(wù)是高校秘書的定位。在新的形勢下，服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象以及服務(wù)要求等都發(fā)生了變化，這就要求高校秘書人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變和更新服務(wù)觀念，樹立全方位服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。一是從對內(nèi)服務(wù)向既對內(nèi)又對外服務(wù)轉(zhuǎn)變。隨著改革開放的深入，高校與國內(nèi)外的交流合作越來越頻繁，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的學(xué)術(shù)、教育、科研、人才培養(yǎng)等方面的合作不斷增加，在客觀上擴(kuò)大了秘書的服務(wù)工作范圍，這就要求秘書要根據(jù)服務(wù)對象的不同來完善服務(wù)內(nèi)容。二是從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。秘書要積極主動(dòng)地和其他部門乃至上級(jí)主管部門進(jìn)行溝通聯(lián)系，及時(shí)掌握各種信息，并對復(fù)雜的信息進(jìn)行歸納和分析，供領(lǐng)導(dǎo)參考，充分發(fā)揮參謀助手作用。

總之，高校秘書在教學(xué)、行政管理中發(fā)揮著重要作用，應(yīng)引起學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有建立有效的考評機(jī)制，制定合理而人性化的政策，才能激發(fā)高校秘書的工作熱情，從而建立一支穩(wěn)定的高校秘書隊(duì)伍，切實(shí)提高教學(xué)和管理工作。