從秘書(shū)崗位職責(zé)談企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)

文/余雪如

一、“秘書(shū)”的定義及基本要求

近年來(lái)，“秘書(shū)”一詞在國(guó)內(nèi)被附上不少神秘色彩，關(guān)于秘書(shū)的培養(yǎng)和角色定位也成為熱門(mén)話(huà)題。而社會(huì)輿論對(duì)“秘書(shū)”往往存在理解上的偏差，并常從個(gè)別的秘書(shū)成長(zhǎng)軌跡誤讀了實(shí)際的秘書(shū)培養(yǎng)工作。如何正確理解秘書(shū)工作？如何培養(yǎng)秘書(shū)人員？首先要對(duì)“秘書(shū)”有正確認(rèn)識(shí)，本文將從詞源上追溯秘書(shū)的應(yīng)有之義，以求準(zhǔn)確對(duì)秘書(shū)崗位職責(zé)進(jìn)行定位。

（一）秘書(shū)的定義及崗位職責(zé)。在中國(guó)，“秘書(shū)”一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義主要是指物，即宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)，由于一般不予公開(kāi)，故稱(chēng)為“秘書(shū)”。東漢后期，“秘書(shū)”不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。當(dāng)時(shí)的秘書(shū)工作者，被稱(chēng)為“史官”“御史大夫”“尚書(shū)”“長(zhǎng)史”“主簿”等。辛亥革命后，“秘書(shū)”一詞從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢?shū)工作的人或職位。同時(shí)，對(duì)各級(jí)政府中從事秘書(shū)工作的人員或相關(guān)職位均以“秘書(shū)”相稱(chēng)。在國(guó)外，秘書(shū)（Secretary）有兩種含義。第一個(gè)字母S大寫(xiě)時(shí)，指部長(zhǎng)或大臣，是政府部門(mén)高級(jí)官員。第一個(gè)字母s小寫(xiě)時(shí)，泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)等普通意義上的秘書(shū)工作人員。

目前“秘書(shū)”通常是指我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校中的一種輔助管理的崗位職務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。秘書(shū)基本職責(zé)是負(fù)責(zé)公文處理、綜合材料、政務(wù)信息、督促檢查、值班管理、會(huì)議組織、綜合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)安排等工作。

（二）秘書(shū)的基本素質(zhì)。對(duì)待工作要有高度的責(zé)任心。秘書(shū)工作具有貼近領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，往往涉及企業(yè)發(fā)展的重要決策，可謂是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”。因此，秘書(shū)首先要具備高度的工作責(zé)任心，要保持對(duì)工作一以貫之的良好態(tài)度，務(wù)實(shí)勤奮，認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待每一項(xiàng)工作，一絲不茍地完成每一次任務(wù)，用心、細(xì)心、全心地做領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手。

對(duì)待工作要有強(qiáng)烈的認(rèn)同感。秘書(shū)工作繁雜、突發(fā)事情多，常常是“白加黑”“五加二”，嘔心瀝血，工作強(qiáng)度大，任務(wù)要求高。這便要求秘書(shū)人員要認(rèn)識(shí)到自身崗位的重要性，進(jìn)而以飽滿(mǎn)的熱情、充分的激情投入工作。優(yōu)秀的秘書(shū)往往是經(jīng)常在休息時(shí)間加班加點(diǎn)的“工作狂”，同時(shí)也是樂(lè)于奉獻(xiàn)、善于苦中作樂(lè)的“樂(lè)天派”。他們能夠認(rèn)同秘書(shū)角色并發(fā)揮參謀輔助作用，眼里時(shí)時(shí)有活，心里時(shí)時(shí)琢磨，在工作中不斷“充電”，實(shí)現(xiàn)了快速成長(zhǎng)。

二、企業(yè)秘書(shū)培養(yǎng)的主要思路

上面論述的秘書(shū)基本素質(zhì)及工作要求，對(duì)企業(yè)秘書(shū)同樣適用，同時(shí)也決定了企業(yè)秘書(shū)培養(yǎng)工作的基本目標(biāo)。作為某大型國(guó)有企業(yè)辦公室分管秘書(shū)工作負(fù)責(zé)人，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出以下幾個(gè)方面開(kāi)展企業(yè)秘書(shū)培養(yǎng)工作。

（一）“勤”字當(dāng)頭。促使秘書(shū)在勤學(xué)巧干上下功夫，打造高效率、高素質(zhì)秘書(shū)隊(duì)伍：要促使秘書(shū)“勤學(xué)習(xí)”。從政治理論、綜合業(yè)務(wù)和能力素質(zhì)三個(gè)方面入手學(xué)習(xí)鍛煉，不斷提高講政治、懂政策、有頭腦、會(huì)工作4大基本功，讓秘書(shū)成為政治上堅(jiān)定、思維上清晰、材料上會(huì)寫(xiě)、口頭上能說(shuō)的多面手。要促使秘書(shū)“勤服務(wù)”。讓秘書(shū)堅(jiān)持“八不”服務(wù)理念，即不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在手中延誤、不讓傳遞的信息中斷、不讓正在辦理的文件積壓、不讓各種差錯(cuò)和失泄密現(xiàn)象在自己身上發(fā)生、不讓各種不正之風(fēng)在自己身上出現(xiàn)、不讓來(lái)辦事的同志在自己這里受到冷落、不讓領(lǐng)導(dǎo)的聲譽(yù)在自己這里受到影響、不讓企業(yè)的形象在自己這里受到損害，不計(jì)名利、忠于職守、扎實(shí)工作。

（二）“嚴(yán)”字成規(guī)。立足于秘書(shū)隊(duì)伍“制度健全、管理嚴(yán)格、紀(jì)律嚴(yán)肅、號(hào)令暢通”的形象定位，讓“嚴(yán)”字時(shí)時(shí)處處都成為秘書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：嚴(yán)守規(guī)范。依據(jù)“細(xì)要求、便操作、嚴(yán)管理”的原則，對(duì)企業(yè)秘書(shū)業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行明確并嚴(yán)格執(zhí)行，尤其是辦文、辦會(huì)、辦事程序，做到方方面面有制度，每崗每環(huán)有定則，有條不紊、運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范。嚴(yán)明責(zé)任。結(jié)合各位秘書(shū)人員的專(zhuān)長(zhǎng)，明確工作職責(zé)。在此基礎(chǔ)上，按照“量力而行、適度提高”的原則，做到事事有人干、人人有專(zhuān)責(zé)、辦事有準(zhǔn)則。嚴(yán)把公文關(guān)。嚴(yán)把行文價(jià)值關(guān)、法律政策關(guān)、文字格式關(guān)和會(huì)簽手續(xù)關(guān)，提高文件質(zhì)量，力求每份公文都是“精品”，同時(shí)及時(shí)準(zhǔn)確辦理好每一份文件，杜絕錯(cuò)送、亂送和積壓文件的現(xiàn)象。

（三）“細(xì)”字在心。注意培養(yǎng)秘書(shū)從細(xì)處服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，從小處謀劃全局，更好地發(fā)揮“參謀助手”作用：溝通協(xié)調(diào)要仔細(xì)。重點(diǎn)培養(yǎng)秘書(shū)仔細(xì)把握領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣，更好領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到第一時(shí)間吃透上情，同時(shí)要求秘書(shū)主動(dòng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人主動(dòng)聯(lián)系、互相通氣，共同圍繞中心工作開(kāi)展服務(wù)，確保各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。信息服務(wù)要精細(xì)。著眼于當(dāng)高參、議大事、出精品，對(duì)大量、零散、粗淺的信息進(jìn)行篩選、歸納、分析、綜合，選擇領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)機(jī)關(guān)最需要了解掌握的內(nèi)容及時(shí)報(bào)送。領(lǐng)導(dǎo)日程安排要明細(xì)。規(guī)范協(xié)調(diào)工作，堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，能減則減，能免則免，提高行政效率。

（四）“實(shí)”字落地。秘書(shū)工作無(wú)小事，件件都要“抓落實(shí)”。秘書(shū)所承接的任務(wù)往往都是領(lǐng)導(dǎo)布置的、涉及企業(yè)重要決策的工作，必須件件抓落實(shí)：抓好督辦工作的落地。在決策督查上下功夫，突出對(duì)各級(jí)各部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)上級(jí)部署情況的督查；在專(zhuān)項(xiàng)查辦上下功夫。按照分級(jí)負(fù)責(zé)、分流查辦的原則，健全擬辦、交辦、催辦、反饋督查等一系列工作制度，使查辦工作做到件件有著落、事事有回音；在督查落實(shí)上下功夫，及時(shí)對(duì)落實(shí)上級(jí)決策部署的情況予以通報(bào)。抓好文稿服務(wù)工作落實(shí)。文稿寫(xiě)作是秘書(shū)人員的“看家本領(lǐng)”。要求秘書(shū)做到三點(diǎn)：一是“站得高”，要善于站在領(lǐng)導(dǎo)的層次上分析思考問(wèn)題。二是“想在前”，增強(qiáng)文稿寫(xiě)作的預(yù)見(jiàn)性。三是“跟得緊”，緊貼本單位中心工作，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)思維的“同頻共振”，寫(xiě)出合要求、有干貨的綜合文稿材料。

三、企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)具體舉措探索

在大型企業(yè)中，辦公室秘書(shū)人員往往會(huì)按照工作業(yè)務(wù)線(xiàn)條進(jìn)行細(xì)分，跟進(jìn)對(duì)各分管領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作，負(fù)責(zé)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)線(xiàn)工作，必須要起到專(zhuān)業(yè)“代言人”的作用。這便對(duì)秘書(shū)隊(duì)伍綜合素質(zhì)提出了較高要求。近年來(lái)，筆者牽頭對(duì)所在企業(yè)秘書(shū)培養(yǎng)工作進(jìn)行了多項(xiàng)創(chuàng)新性、提升性的實(shí)踐探索，在秘書(shū)業(yè)務(wù)水平提升、后備力量?jī)?chǔ)備、秘書(shū)人才發(fā)展等方面取得了實(shí)效。

（一）推動(dòng)秘書(shū)隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平提升。一是讓秘書(shū)上講臺(tái)。每周開(kāi)展秘書(shū)內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推行“人人上講臺(tái)”活動(dòng)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)秘書(shū)崗位操作說(shuō)明書(shū)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)精神；開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)分享活動(dòng)，對(duì)近期文稿寫(xiě)作、辦文辦會(huì)等工作進(jìn)行回顧總結(jié)，在交流中提高水平。二是讓秘書(shū)走出去。建立秘書(shū)下基層鍛煉學(xué)習(xí)機(jī)制。每季度到基層單位或業(yè)務(wù)部門(mén)跟班學(xué)習(xí)；有計(jì)劃安排秘書(shū)到政府部門(mén)學(xué)習(xí)鍛煉，擴(kuò)展秘書(shū)視野，并要求每年撰寫(xiě)深度調(diào)研報(bào)告，更深刻理解辦公部門(mén)運(yùn)作。三是建立秘書(shū)工作資料體系。編制秘書(shū)業(yè)務(wù)指導(dǎo)書(shū)，按照每日、每周、每月分類(lèi)梳理固化日常工作，形成可行的操作手冊(cè)，并作為新秘書(shū)人員上崗前的培訓(xùn)手冊(cè)；建立秘書(shū)學(xué)習(xí)資料庫(kù)，整理企業(yè)歷年文秘工作資料，分門(mén)別類(lèi)建立索引，作為秘書(shū)人員學(xué)習(xí)文庫(kù)和借鑒參考的資料庫(kù)。四是建立重要文稿寫(xiě)作機(jī)制。對(duì)企業(yè)工作報(bào)告等重要文稿寫(xiě)作，按照“先分后合，集體創(chuàng)作”的思路開(kāi)展工作。首先由各秘書(shū)先行搜集資料并列出提綱，再組織全體秘書(shū)和業(yè)務(wù)骨干討論，磋觀點(diǎn)、理思路、嚼文字。在此基礎(chǔ)上，再以提綱分條塊由秘書(shū)分線(xiàn)撰寫(xiě)，最后由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人統(tǒng)稿并組織討論，形成初稿后送辦公室負(fù)責(zé)人審核把關(guān)（如果較重要的文稿，還需征求業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)修改完善），再以送審稿呈交領(lǐng)導(dǎo)審閱。這種模式有助于形成高質(zhì)量文稿，確保文稿的整體性、全面性和嚴(yán)肅性。

（二）儲(chǔ)備秘書(shū)隊(duì)伍后備人才。一是建立跟班學(xué)習(xí)機(jī)制。有計(jì)劃安排各部門(mén)寫(xiě)作骨干、各下屬單位秘書(shū)人員到辦公室秘書(shū)部門(mén)跟班學(xué)習(xí)，形成有序的學(xué)習(xí)鍛煉機(jī)制，為企業(yè)儲(chǔ)備秘書(shū)后備人才隊(duì)伍。二是推行“學(xué)習(xí)鍛煉崗”模式。加大后備隊(duì)伍的儲(chǔ)備和人才培養(yǎng)，有針對(duì)性地培養(yǎng)一批寫(xiě)作骨干，用2～3年在企業(yè)打造一支綜合素質(zhì)高的后備隊(duì)伍。三是舉辦文秘業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)競(jìng)賽。在企業(yè)內(nèi)部組織開(kāi)展秘書(shū)人員練兵比武，為企業(yè)辦公部門(mén)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，形成秘書(shū)人才的儲(chǔ)備梯隊(duì)。

（三）錘煉秘書(shū)隊(duì)伍發(fā)展?jié)摿?。一是推?dòng)秘書(shū)深度介入專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)工作，培養(yǎng)系統(tǒng)的思維能力，著眼于當(dāng)高參、議大事，撰寫(xiě)高質(zhì)量的綜合文稿，實(shí)現(xiàn)從秘書(shū)“跟線(xiàn)”到“專(zhuān)業(yè)”的轉(zhuǎn)變。二是加強(qiáng)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)作風(fēng)建設(shè)，在信息工作、政務(wù)協(xié)調(diào)、文稿把關(guān)、督辦等方面激發(fā)秘書(shū)隊(duì)伍的積極思考、主動(dòng)作為能力，形成“認(rèn)真負(fù)責(zé)、主動(dòng)靠前”的作風(fēng)。三是強(qiáng)化秘書(shū)的大局觀念。企業(yè)秘書(shū)歷經(jīng)2～3年的鍛煉之后，基本都提拔成為專(zhuān)業(yè)管理骨干或是下屬單位辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人。在日常工作中要有意識(shí)地鍛煉秘書(shū)的大局觀和管理思維訓(xùn)練，加強(qiáng)秘書(shū)對(duì)工作的研判性、前瞻性及全面性認(rèn)識(shí)，尤其注重通過(guò)工作任務(wù)培養(yǎng)秘書(shū)人員具備系統(tǒng)思維、擔(dān)當(dāng)意識(shí)、效率意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)。

秘書(shū)是企業(yè)重要輔助管理崗位，其崗位職責(zé)決定了工作素質(zhì)和工作要求。要做好企業(yè)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，必須結(jié)合秘書(shū)崗位職責(zé)來(lái)確定目標(biāo)方向，從勤、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)等方面加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)觀念、素質(zhì)、能力等方面的培養(yǎng)鍛煉，同時(shí)還需著眼企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)業(yè)務(wù)水平提升、人才儲(chǔ)備、綜合素質(zhì)等方面的統(tǒng)籌考慮，打造“政治上強(qiáng)、業(yè)務(wù)上強(qiáng)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀、團(tuán)隊(duì)優(yōu)秀”的秘書(shū)隊(duì)伍。