高校辦公室職能實(shí)現(xiàn)的策略創(chuàng)新研究

文/姜素蘭 王艷平

高校辦公室作為學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu)，是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，在學(xué)校的工作中發(fā)揮著重要的作用。它的基本任務(wù)是參與學(xué)校政務(wù)、管理學(xué)校事務(wù)、搞好相關(guān)服務(wù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育改革的不斷深入，面對(duì)各種新情況、新問(wèn)題的出現(xiàn)，高校辦公室一方面要充分發(fā)揮現(xiàn)存的基本職能，另一方面要有創(chuàng)新精神，在實(shí)踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法、新策略。

一、高校辦公室的基本職能

正確認(rèn)識(shí)高校辦公室在高校管理中的職能，是加強(qiáng)高校辦公室建設(shè)與管理的重要前提。

（一）綜合職能。綜合職能是高校辦公室的首要職能。學(xué)校的各種決策、文件、會(huì)議通知等都需通過(guò)高校辦公室向各職能部門（部、處、室、中心）、各院系、教研室和實(shí)驗(yàn)室傳遞；同時(shí)，高校辦公室又需將來(lái)自基層的各種信息和文件資料經(jīng)過(guò)分析、歸納和匯總，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)研討工作和管理決策提供參考和科學(xué)依據(jù)。因此，在整個(gè)高校管理系統(tǒng)中，辦公室是聯(lián)系各種因素相互作用的節(jié)點(diǎn)，也是高校管理運(yùn)行機(jī)制的重要組成部分。由此可見(jiàn)，辦公室的工作是宏觀的，也同時(shí)具有超出具體工作的性質(zhì)，各個(gè)方面的多項(xiàng)職能決定了其綜合的職能。

（二）協(xié)調(diào)職能。作為管理系統(tǒng)的中樞與橋梁，辦公室必須經(jīng)常地、直接地協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。辦公室日常大量的工作和時(shí)間都花在協(xié)調(diào)上，如文件的協(xié)調(diào)、會(huì)議的協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的協(xié)調(diào)、各種擬辦意見(jiàn)的協(xié)調(diào)、高校決定事項(xiàng)落實(shí)的協(xié)調(diào)等。在實(shí)現(xiàn)學(xué)校某一工作目標(biāo)時(shí)，常需幾個(gè)職能部門共同合作才能完成，在工作進(jìn)行過(guò)程中又常碰到多重的關(guān)系、多方的困難，需要努力加以協(xié)調(diào)。因此，辦公室工作人員要重視收集各方面的信息，建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)，密切關(guān)注校內(nèi)外的工作動(dòng)態(tài)，收集各院系工作的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)等，及時(shí)反饋與匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)和全校各部門提供真實(shí)有效的信息。加強(qiáng)各部門的溝通，并通過(guò)良好的溝通、聯(lián)系、調(diào)解、協(xié)商等方式，使辦公室的協(xié)調(diào)工作程序化、規(guī)范化。

（三）參謀職能。辦公室是高校領(lǐng)導(dǎo)的智囊團(tuán)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理學(xué)校和制定決策提供服務(wù)。辦公室要根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)確定的發(fā)展目標(biāo)，深入開(kāi)展調(diào)查研究，廣泛收集有關(guān)信息，遵循制定方案的科學(xué)原則和方法，分析各種可能出現(xiàn)的后果，科學(xué)、合理地?cái)M制出各種備選方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考和選擇。因此，辦公室的工作人員應(yīng)具備超前思考、全面思考的基本素質(zhì)。應(yīng)本著積極與主動(dòng)的工作態(tài)度，提前收集信息與資料，學(xué)習(xí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)文件的精神，針對(duì)本校的實(shí)際情況提出相應(yīng)的對(duì)策、預(yù)案，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，真正履行好輔助決策的職能。

（四）服務(wù)職能。服務(wù)職能是辦公室工作的主要職能。包括：為高校黨政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)。具體服務(wù)工作有：文件收發(fā)管理、會(huì)議組織安排、信息發(fā)布處理反饋、印章使用管理、對(duì)外工作聯(lián)系、內(nèi)部組織協(xié)調(diào)、公關(guān)接待、來(lái)信來(lái)訪、車輛管理等。這些服務(wù)工作的特點(diǎn)是任務(wù)雜、頭緒多。因此，要分清主次，抓重點(diǎn)緊急的事，也應(yīng)當(dāng)以教學(xué)工作為中心，從院系發(fā)展大局出發(fā)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，認(rèn)真貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖，急工作所急，想工作所想，力爭(zhēng)提供全方位、多層次、立體化的服務(wù)。

（五）監(jiān)督職能。監(jiān)督，就是對(duì)學(xué)校各單位各部門落實(shí)學(xué)校相關(guān)政策的情況進(jìn)行檢查和督促。監(jiān)督職能對(duì)于學(xué)校的重大決策和各項(xiàng)工作的落實(shí)有著極其重要的推動(dòng)力，有助于保證政令暢通。監(jiān)督的內(nèi)容主要有：上級(jí)重要文件、指示的落實(shí)情況；領(lǐng)導(dǎo)的重點(diǎn)工作布置以及院長(zhǎng)辦公會(huì)議、黨委會(huì)會(huì)議、重要行政會(huì)議作出的決議落實(shí)情況。在各部門執(zhí)行決策的過(guò)程中，辦公室要及時(shí)掌握工作進(jìn)度，要對(duì)各部門的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)成績(jī)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)和處理，并且注意收集各方的反應(yīng)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映問(wèn)題，以便領(lǐng)導(dǎo)能適時(shí)調(diào)整決策，避免工作的失誤?？傊趯W(xué)校整體工作中，監(jiān)督職能是不可缺失的。

二、實(shí)現(xiàn)高校辦公室職能的策略創(chuàng)新

隨著高等教育改革和高校管理體制改革的不斷深化，新的管理體制和運(yùn)行機(jī)制對(duì)高校辦公室提出了新的要求。為了盡快使高校辦公室工作適應(yīng)形勢(shì)的需要，必須走創(chuàng)新之路。具體可從以下幾方面入手：

（一）建設(shè)一支高素質(zhì)辦公室隊(duì)伍。辦公室人員素質(zhì)的高低，直接影響辦公室的工作效率和質(zhì)量，是能否做好服務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。辦公室工作人員應(yīng)特別具備以下幾種素質(zhì)：一是思想政治素質(zhì)。辦公室工作是一項(xiàng)政治性和政策性很強(qiáng)的工作。辦公室工作人員應(yīng)注重加強(qiáng)自身的思想政治修養(yǎng)，提高政治覺(jué)悟，在思想上、行動(dòng)上堅(jiān)持黨的方針政策，自覺(jué)維護(hù)學(xué)校的形象與權(quán)威。只有這樣，才能站得高、看得遠(yuǎn)，才能不斷地提高辦公室的管理水平。二是科學(xué)文化素質(zhì)。高校的決策，大多是關(guān)于教學(xué)和科研方面的內(nèi)容，層次較高，辦公室人員若不具備較高的科學(xué)文化水平，很難起到參謀助手的作用。辦公室人員只有全方位地提高科學(xué)文化素質(zhì)，才能全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和績(jī)效。三是業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是順利完成崗位工作任務(wù)的基礎(chǔ)和保證。高校辦公室的工作綜合性強(qiáng)，涉及面廣，這就要求辦公室工作人員除了熟練掌握本職工作所需的知識(shí)外，還要了解政治、歷史、文學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的知識(shí)，努力培養(yǎng)“一專多能”的技能素質(zhì)。此外，還要養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣，不斷積累工作中的經(jīng)驗(yàn)，才能提高業(yè)務(wù)水平，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜的高校管理工作。四是道德素質(zhì)。辦公室工作的各項(xiàng)職能都要求辦公室人員具備相當(dāng)?shù)牡赖滦摒B(yǎng)，具有愛(ài)崗敬業(yè)的精神。辦公室的工作瑣碎繁雜，隨機(jī)性大，常常需要加班加點(diǎn)，而且多為輔助性，沒(méi)有個(gè)人的科研成果，往往缺乏成就感，待遇還相對(duì)較低。這些更加要求辦公室人員具有奉獻(xiàn)精神，不為名利，做到重事業(yè)、輕得失，增強(qiáng)工作的使命感和責(zé)任感。

（二）建立管理工作制度，實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化。辦公室管理工作的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、工作程序以及行為準(zhǔn)則等以條文的形式確定下來(lái)，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。適應(yīng)辦公室管理工作科學(xué)化的要求，應(yīng)建立健全的規(guī)章制度，主要有：第一，崗位責(zé)任制。在制定崗位責(zé)任制時(shí)，必須堅(jiān)持以事定崗，依崗定人和精干效能的原則，每個(gè)崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，能量化的盡可能量化，以便考核。第二，公文處理制度。建立健全公文制度，提高公文質(zhì)量，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)。要對(duì)辦公室人員在規(guī)范文書(shū)種類、統(tǒng)一公文格式和固定行文關(guān)系、準(zhǔn)確及時(shí)安全保密地完成各道公文處理程序等方面加強(qiáng)培訓(xùn)。第三，接待制度。辦公室是學(xué)校的“窗口”，在對(duì)外工作中代表著學(xué)校的形象。因此，在迎來(lái)送往的接待工作中，既要做到熱情周到、禮貌待人，又要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)接待規(guī)格和接待費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)實(shí)行首問(wèn)負(fù)責(zé)制度，進(jìn)一步提高行政效能，增強(qiáng)辦公室人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。第四，安全保密制度。保密是辦公室人員的職業(yè)紀(jì)律。辦公室人員在工作中接觸大量秘密事項(xiàng)，知密時(shí)間較早，知密范圍較廣，知密等級(jí)較高，保密的責(zé)任特別重大。因此，必須加強(qiáng)高校辦公室人員安全保密的紀(jì)律性，要求其遵守黨紀(jì)國(guó)法，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，養(yǎng)成高度自覺(jué)的保密觀念和保密習(xí)慣。

（三）建設(shè)辦公室信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代科技在辦公室領(lǐng)域興起的一項(xiàng)新的改革，辦公室逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化也是一種必然的趨勢(shì)。一方面，要及時(shí)購(gòu)置和更新辦公設(shè)備，大力推進(jìn)無(wú)紙化辦公，充分利用現(xiàn)代設(shè)備來(lái)提高工作質(zhì)量和效率，減少時(shí)間、精力和紙張的浪費(fèi)。另一方面，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)等有利條件，建立、健全辦公室信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。要結(jié)合辦公室的行政、文件、監(jiān)督等方面工作的需要，開(kāi)發(fā)和提升軟件系統(tǒng)，建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息系統(tǒng)和有關(guān)的工作主頁(yè)，真正實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化和信息化。

（四）營(yíng)造良好的工作環(huán)境，維護(hù)辦公室的團(tuán)結(jié)，激發(fā)辦公室的戰(zhàn)斗力。對(duì)于辦公室的管理來(lái)說(shuō)，在工作任務(wù)上，制定了相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格要求辦公室人員遵守，但在工作環(huán)境上，應(yīng)營(yíng)造出寬松、和諧的氛圍，要張弛有度、人性化管理。例如：在辦公室內(nèi)部事務(wù)上更多地采取民主決策的方式；辦公室內(nèi)部信息公開(kāi)透明；多組織些文體活動(dòng)；鼓勵(lì)不定期舉行一些聚會(huì)，等等。只有營(yíng)造出寬松、和諧的工作環(huán)境和氛圍，才能使辦公室人員具備良好的身心狀態(tài)，才能切實(shí)維護(hù)辦公室的團(tuán)結(jié)，激發(fā)辦公室的戰(zhàn)斗力。