淺談怎樣當(dāng)好辦公室主任

文/程序

（作者系重慶旅投集團(tuán)辦公室主任）

辦公室主任，主要起著承上啟下的二傳手的作用。怎樣扮演好二傳手角色，是一名合格的辦公室主任思考的重點(diǎn)和不懈的追求。

一、參謀助手要確保謀之有效

參謀助手是辦公室主任的一項(xiàng)重要職責(zé)，關(guān)鍵在于找準(zhǔn)位置，不以位低而隨聲附和，不以好惡而固執(zhí)己見，不以無關(guān)而沉默寡言，做到到位而不越位，盡職而不失職。

一要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。參謀助手是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，其重點(diǎn)是為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息參考，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策。首先，要能夠正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，留心領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)在不同場合的講話和對一些具體問題的看法，把它們總結(jié)歸納起來，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏。這樣才能貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮。其次，圍繞日常規(guī)律性工作和會務(wù)安排，把握規(guī)律超前謀劃。

二要出于公心建議。首先不人云亦云，克服、避免慣性思維，當(dāng)大家都認(rèn)為怎樣的時(shí)候，要冷靜思考，提出自己的獨(dú)到見解。其次要集思廣益，了解各方看法和情況，綜合分析，思考多種可能，準(zhǔn)備幾種方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。第三要公道正派，出于公心，不摻雜個(gè)人情感，不違背客觀事實(shí)。

怎樣才能見解獨(dú)到？我認(rèn)為辦公室主任應(yīng)該善于思考、富有思想、形成思路。一是要做有心人。頭腦里時(shí)刻裝著問題、想著問題，并且立足于解決問題來進(jìn)行思考。比如上級出臺重大決策后，要有政治敏銳性，思考這些政策決策出臺后，對集團(tuán)工作將產(chǎn)生哪些影響，可以有哪些應(yīng)對的措施。這樣才能從容應(yīng)對，為領(lǐng)導(dǎo)決策提建議、做參考。二是要做細(xì)心人。經(jīng)常思考“是什么，為什么，怎么樣”“必須做什么和不能做什么，應(yīng)該做什么和可以做什么”，使觀察和處理問題有獨(dú)特性。三是要做恒心人。把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種責(zé)任、一種追求，把思考當(dāng)成一種習(xí)慣、一種境界，使參謀有深度、上層次。

三要把握分寸。有了好點(diǎn)子、好建議，還要講究分寸，注重時(shí)機(jī)，這叫謀之有方。工作建議時(shí)要“因人而異”，對于熟悉情況、作風(fēng)果斷的領(lǐng)導(dǎo)，主要采取“提綱式”匯報(bào)，宜粗不宜細(xì)。對于新任職或者思維比較縝密的領(lǐng)導(dǎo)，采取“方案式”匯報(bào)，把情況盡量匯報(bào)細(xì)一些。總之，針對不同情況和不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格，要有不同方式提出觀點(diǎn)、主張或提供背景材料供領(lǐng)導(dǎo)參考。此外，還應(yīng)注重時(shí)機(jī)、態(tài)度誠懇、語言委婉。

二、服務(wù)工作要做到用心到位

辦公室主任做好服務(wù)工作的總體要求是：用心盡心，細(xì)致周到；側(cè)重不失重，主動不被動。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要忠心耿耿，讓他們更加信任；為部門子公司服務(wù)要誠心誠意，讓他們更加滿意；為同事服務(wù)要真心實(shí)意，與他們更加親近。

第一，以忠誠之心服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。辦公室主任服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)企業(yè)發(fā)展，如何為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、免除領(lǐng)導(dǎo)后顧之憂，是我的追求和努力方向。我認(rèn)為，重點(diǎn)在“忠誠”。一是工作中既為主要領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，也為副職領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，不能厚此薄彼，沒有親疏之分。特別是在平時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)工作較多時(shí)，絕不疏忽副職領(lǐng)導(dǎo)安排布置的工作，而應(yīng)更積極主動落實(shí)好，及時(shí)反饋推進(jìn)情況。二是以誠相待而不夾雜任何私意，切實(shí)做到不利于班子團(tuán)結(jié)的話不散，利于公司和諧的話多傳。我堅(jiān)信，只要辦公室主任真誠地為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是能夠贏得領(lǐng)導(dǎo)理解的。

第二，以敬業(yè)之心服務(wù)工作。作為辦公室主任，一方面要落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)的要求，同時(shí)也要協(xié)助部門處理有關(guān)工作，更要服務(wù)子公司高速發(fā)展。為此，增強(qiáng)服務(wù)工作的超前性、主動性是做好服務(wù)工作的關(guān)鍵。一要超前謀劃。對一些常規(guī)和必須要做的工作，如大型活動或者會議接待，辦公室主任都要事先“動起來”。不能等領(lǐng)導(dǎo)催了，或者出了問題才被動地去做。二要迅速及時(shí)。一旦領(lǐng)導(dǎo)交辦了事項(xiàng)，部門、子公司有了工作要求，都要立馬行動，抓緊落實(shí)，敢于督辦，確保按時(shí)完成，力爭提前完成。

三、內(nèi)部管理要強(qiáng)化細(xì)節(jié)規(guī)范

辦公室內(nèi)部管理的總體要求是“不拘小節(jié)、注重細(xì)節(jié)”?！安痪行」?jié)”指對每一項(xiàng)工作，要立足當(dāng)前、著眼全局。不拘于形式，不限于固有模式，要敢于創(chuàng)新，不為瑣碎小事所牽絆?！白⒅丶?xì)節(jié)”是指辦公室工作不能粗枝大葉。

第一，工作過程要細(xì)心。辦公室工作應(yīng)該心細(xì)如發(fā)，一絲不茍，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格程序；細(xì)微之處見精神、定成敗。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，周密考慮，認(rèn)真負(fù)責(zé)，把每一個(gè)細(xì)節(jié)都做細(xì)做精做到位。在條件允許的情況下，要把每個(gè)細(xì)節(jié)都認(rèn)真檢查一遍。比如文字工作，只有不厭其煩地推敲、修改和充實(shí)，才能拿出好作品。辦會辦事也同樣如此，特別是對重要會議和重大活動，只有周密安排，細(xì)之又細(xì)，才能確保成功。另一方面要力戒浮躁，辦公室工作頭緒多、規(guī)矩多，常常會遇到一些涉及面廣、處理起來比較麻煩的問題，只有力避浮躁、腳踏實(shí)地、認(rèn)真細(xì)致，才能避免出紕漏。

第二，調(diào)動大家“一起干”。團(tuán)結(jié)就是力量，團(tuán)結(jié)出成果。辦公室工作紛繁復(fù)雜，光靠一個(gè)人是做不好的，必須依靠辦公室全體同事一起干。那么，靠什么來調(diào)動大家的積極性和增強(qiáng)責(zé)任心？一要靠精神激勵(lì)人，深入貫徹以“用心塑造、用心服務(wù)”為核心的企業(yè)文化，倡導(dǎo)奉獻(xiàn)精神。二要靠制度約束人，辦公室工作必須制度嚴(yán)密，嚴(yán)格考核，賞罰分明，不能做多做少、做好做壞一個(gè)樣。三要靠感情吸引人，對下屬多一些關(guān)心、幫助和提攜，讓他們感到關(guān)懷和溫暖，寓管理、激勵(lì)于寬松和諧的氛圍中，進(jìn)而增強(qiáng)凝聚力和戰(zhàn)斗力。辦公室每周召開例會，重在檢查進(jìn)度。與此同時(shí)，副主任能夠獨(dú)當(dāng)一面，是很好的助手。辦公室主任要與副主任多通氣、多交流，充分尊重并大力支持副主任開展工作。如某項(xiàng)工作需要副主任牽頭，事前要充分征求副主任意見，在形成落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)要求的一致方案后，再在工作例會上予以安排部署。

第三，指導(dǎo)集團(tuán)辦公室系統(tǒng)工作開展。隨著子公司不斷發(fā)展，辦公室系統(tǒng)也不斷壯大，作為辦公室主任不僅要帶頭做好集團(tuán)辦公室工作，還要加強(qiáng)對子公司辦公室的幫助指導(dǎo)，服務(wù)全局發(fā)展。首先，強(qiáng)調(diào)規(guī)范性。督促子公司辦公室建立完善的辦公室工作制度，以制度規(guī)范工作。其次，強(qiáng)化溝通交流。每年組織一次辦公室業(yè)務(wù)交流會，一方面對辦公室工作進(jìn)行培訓(xùn)提高。另一方面，增進(jìn)了解，交流經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。第三，建立信息、督辦、公文考核機(jī)制，形成月有評比、季有通報(bào)、年有表彰。

四、工作協(xié)調(diào)要注重感情融合

協(xié)調(diào)是統(tǒng)一認(rèn)識、政令暢通的需要，也是溝通感情、增強(qiáng)合力的需要。怎樣做好協(xié)調(diào)工作？一要講原則。確立大局為先、利于工作、推動發(fā)展的原則。二要講方法。多聯(lián)系、多溝通、多匯報(bào)，“請”字在先、“謝”字在后。遇到問題，協(xié)調(diào)過程中要注意講清具體安排，介紹相關(guān)單位的情況，介紹活動背景，使被協(xié)調(diào)的單位和同志能夠自覺從大局出發(fā)，接受協(xié)調(diào)。三要講規(guī)矩。對上協(xié)調(diào)時(shí)，要處理好“主與次”“遠(yuǎn)與近”的關(guān)系。由于業(yè)務(wù)分工等原因，辦公室主任往往對一些領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)多一點(diǎn)，對另一些領(lǐng)導(dǎo)接觸相對少一點(diǎn)。對接觸多的不搞人身依附，對接觸少的更要多匯報(bào)、多溝通?？傊?，對上協(xié)調(diào)就要多當(dāng)“減震器”，不當(dāng)“變壓器”。橫向協(xié)調(diào)時(shí)，要樹立商量意識。通過部門聯(lián)席會方式，在重要會議安排、重大活動的組織上，向部門先預(yù)告、早通氣，集中力量辦大事。對下協(xié)調(diào)時(shí)，要樹立服務(wù)意識。謙虛謹(jǐn)慎，擺正位置，熱情積極，搞好服務(wù)。解決問題多傾聽各方面的意見和建議，求大同存小異，把協(xié)調(diào)工作做細(xì)、做深、做實(shí)。