職業(yè)院校二級學院檔案管理模式探討

文/黃建輝

職業(yè)院校二級學院檔案管理模式探討

文/黃建輝

職業(yè)院校里的二級學院，檔案管理十分重要。雖然校一級有完善齊全的檔案管理制度和管理機構(gòu)，但是，隨著學校學生人數(shù)和教職工人數(shù)的不斷擴大，一些校級檔案管理的功能逐步下放到二級學院，這時，二級學院的檔案管理就越來越顯得重要了。結(jié)合工作實際，筆者就有關(guān)職業(yè)院校二級學院檔案管理模式作以下探討。

一、現(xiàn)有檔案室基本情況

以筆者所在單位的檔案室為例介紹情況如下：

本單位為職業(yè)院校的二級學院，學院于2008年4月成立，教職員工52人，其中5名正教授，13名副教授，15名博士（3名博士后）。學院從2008 年4月開始建立綜合檔案室。檔案室35平方米，分兩間，一間保存試卷和教學資料，一間為期刊圖書閱覽室。檔案室設(shè)有檔案櫥柜10個，能容納幾年的各類檔案，配備有空調(diào)、碎紙機、保險柜等設(shè)備（無配備電腦）。另外，各專業(yè)、各教研室有各自的檔案柜，有關(guān)的資料自行保管。該綜合檔案室配備兼職管理員1人（編外人員），無專職管理人員。該檔案室的最大功能就是存放每年的考卷、教學文件、期刊保存、獲獎獎品證書、部分書籍等。

二、現(xiàn)有檔案室優(yōu)缺點分析

現(xiàn)有檔案管理模式的優(yōu)點，一是沒有專職的檔案管理員，大大節(jié)省了管理成本，當前只有一個兼職檔案管理員，人員精簡，節(jié)約了成本。二是功能簡單，易于管理，現(xiàn)在的主要功能就是存放，保證安全，保證存放完整，只要需要時，盡快找到就達到目的。三是由于部分資料存放在各教研室各專業(yè)，減少了綜合檔案室的空間壓力，也減少了管理員的工作強度。四是獨立一間檔案室是開放式的，方便教師自行閱覽期刊，受到廣大教職員工的歡迎。

但是，這樣的檔案管理模式，存在許多缺點：一是沒有設(shè)立嚴格的檔案管理制度，例如什么樣的資料要存放、存放的年限，什么樣的資料屬于高級（特級）保密資料，什么樣的資料可以外借以及借閱手續(xù)規(guī)定等等。二是沒有采取科學的手段進行管理，還是采取手工管理的模式，經(jīng)常出現(xiàn)領(lǐng)導需要找某份材料，管理員要很久才能找到，有時甚至出現(xiàn)找不到的現(xiàn)象。三是資料存檔的位置和分布不合理，需要保密的材料與普通的教學資料存放在一起，容易引起教師之間不必要的誤會和沖突。

例如有一位教師，在借閱教學任務書的時候，無意間看到了某一年的教學質(zhì)量評優(yōu)情況表（屬于保密的資料，不公開是學院規(guī)定的，為善意的保密），他看到專業(yè)主任給他打的分數(shù)很低，對比另一些老師的分數(shù)后，他立即與專業(yè)主任理論，并發(fā)生了不愉快的沖突。這就是存檔不合理的原因?qū)е碌?，是一次深刻的教訓，所以，對檔案管理的模式進行改進非常必要。

三、對現(xiàn)有檔案管理模式的改進建議

結(jié)合筆者所在單位未來的發(fā)展規(guī)劃及實際情況，對現(xiàn)有檔案管理模式提出以下幾點改進建議：

1.職業(yè)院校二級學院領(lǐng)導要重視檔案管理，要建立檔案管理領(lǐng)導小組。加強檔案工作，開展學院檔案綜合管理工作是實施國家《檔案法》的重要內(nèi)容之一。學院要建立檔案管理領(lǐng)導小組，應安排一副院長擔任領(lǐng)導小組組長，綜合管理辦公室主任具體負責統(tǒng)一組織實施管理，這樣，才能為檔案管理提供有力的組織保證。

2.要在全體教職工會議上進行有關(guān)檔案管理的宣傳教育，讓全體教職工重視該項工作。

3.要制定完善的檔案管理制度，做到有法可依，有據(jù)可查。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，必須制訂《XX學院各類檔案管理制度》《XX學院檔案歸檔范圍及保管期限規(guī)定》等檔案管理制度，以及檔案分類方案、編號辦法、保管期限等規(guī)章制度，使檔案工作有章可循、井然有序、職責明確，提高檔案工作的質(zhì)量和效率。檔案管理制度要廣而告之，讓全體教職工清楚，并嚴格遵守。

4.要加大檔案管理經(jīng)費落實，改善檔案硬件設(shè)施。職業(yè)院校二級學院領(lǐng)導應該重視檔案室硬件設(shè)施，根據(jù)綜合檔案室的實際需要，至少開設(shè)兩間檔案室，一間檔案室設(shè)為機密資料室，一間設(shè)為一般資料檔案室?，F(xiàn)代期刊閱覽室，一般保存資料和設(shè)備放置于一般資料檔案室。要改善檔案的保管條件，檔案室須配備電腦、檔案櫥柜、掃描儀、除濕機、防磁柜、滅火機、保險柜等設(shè)備。

5.要聘請專職檔案管理人員，落實到人，責任到人。為了使檔案工作順利展開，必須配備一位政治素質(zhì)較好的專職檔案管理員，為保證重要檔案的信息保密和保存，專職檔案管理員要保證是在編人員。專職檔案管理員可兼現(xiàn)在的辦公室設(shè)備管理，做到檔案管理責任到人，并與考績掛鉤。從而確保各種檔案材料及時、完整、準確歸檔，并及時有效地反饋檔案管理和提供利用的各種信息，從整體上提高檔案的綜合管理水平。

四、檔案管理模式應重在開發(fā)利用

職業(yè)院校二級學院檔案室要注重檔案管理的開發(fā)利用，沒有開發(fā)利用就失去存在的意義。檔案室要主動為學院領(lǐng)導、各專業(yè)、各教研室及教職工提供有用信息，為教學研究以及教學管理提供有力支持。

例如在教師參加職稱評比時，檔案室能讓教師及時查到歷年教學任務和考核記錄；當學院領(lǐng)導要研究教學管理問題時，檔案室能提供上級有關(guān)規(guī)定和有關(guān)記錄，使問題得到及時解決；在省級、國家級的評估時，可以及時準確調(diào)閱歷年大量檔案材料及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（作者單位：深圳職業(yè)技術(shù)學院）