淺談?dòng)吞锲髽I(yè)電子文件歸檔管理原則

文/楊海燕

淺談?dòng)吞锲髽I(yè)電子文件歸檔管理原則

文/楊海燕

新時(shí)期的檔案管理已經(jīng)步入了電子信息化的時(shí)代，因此，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理中的主要文件。油田企業(yè)在電子產(chǎn)品日益發(fā)展的今天，檔案歸檔、管理工作更顯重要，電子文件作為文件的一種類型，其獨(dú)特的形態(tài)給油田企業(yè)當(dāng)前的檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也給檔案管理人員對(duì)電子文件的管理增添了前所未有的挑戰(zhàn)性和復(fù)雜性。鑒于此，筆者認(rèn)為我們很有必要對(duì)油田企業(yè)電子文件的歸檔工作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。

一、統(tǒng)籌考慮，重點(diǎn)突出

電子文件有個(gè)特點(diǎn)就是能重復(fù)使用，而且還能允許多個(gè)查詢者同時(shí)同步利用，相比以前的紙質(zhì)文件，對(duì)查詢者來講使用起來更快捷、方便，對(duì)信息的利用效率也大大提高，完全可以滿足使用者的一般要求。在新形勢(shì)下，對(duì)電子文件的歸檔更是提出了新的要求，因?yàn)樵谠燃堎|(zhì)文件時(shí)所采用的管理模式和歸檔方式以及要求等都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前檔案管理的突飛猛進(jìn)。這就要求現(xiàn)在的檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)了解電子檔案的屬性，融入到現(xiàn)在的電子文件的工作范圍，從而更好地完成對(duì)本單位電子文件的接收、處置和管理工作。在電子文件歸檔管理過程中，檔案工作人員必須要給每一卷紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄上注明相應(yīng)的電子文件的歸檔號(hào)及存放地，使得電子檔案和紙質(zhì)檔案形成有機(jī)對(duì)應(yīng)，建立相互準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，以便查詢者利用時(shí)參照互補(bǔ)。這就要求檔案管理者做到“兩個(gè)必須”，即：必須保證電子文件的數(shù)量充足，還要能反映本單位勘探開發(fā)、技術(shù)研究、生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的全貌，并且確保文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及電子文件生成的背景信息完整；必須保證所有歸檔文件在電子無紙化辦公過程中的審批、簽章等方面程序規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，還要確保電子文件在層層復(fù)制傳輸、異地保存等手續(xù)后它的所有信息保持不變，與擬稿時(shí)的狀態(tài)一致，否則，出現(xiàn)任何問題，都會(huì)導(dǎo)致文件不能正常使用。

二、多套歸檔，以防不測(cè)

在以前的檔案管理中，紙質(zhì)文件只歸檔一套原件即可。現(xiàn)如今，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷提升和信息化工程迅猛發(fā)展，檔案歸檔尤其是電子檔案必須實(shí)行雙套或多套保存。多套保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存，其歸檔時(shí)使用不同的卷目編寫方法和存放環(huán)境。但是這一工作要求，無疑給檔案管理人員在收集歸檔、編目保存過程中增加了雙倍的工作量，也給企業(yè)在檔案管理、存放等方面增加了成本費(fèi)用。多套歸檔雖然起到了雙保險(xiǎn)的作用，有其存在的合理性和必要性，但電子文件和電子檔案的安全問題也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，因此作為現(xiàn)代油田企業(yè)檔案工作者來說，必須要有豐富、廣博的知識(shí)，不僅要熟練掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要努力掌握好其他相關(guān)知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

三、把握階段，依序進(jìn)行

對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，以往的檔案管理都是分階段、分環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，最初的文件保存是由產(chǎn)生該文件的單位或科室進(jìn)行分類和保存，就是在文件起草并規(guī)范簽發(fā)辦理完畢、具有該文件發(fā)行使用的效能后，其單位或科室將有保存價(jià)值的文件收集起來，歸檔保存，年終再交到檔案管理部門進(jìn)行整理立卷、歸檔管理。而電子文件卻必須要遵循全程管理，以計(jì)算機(jī)這個(gè)功能完善的專門系統(tǒng)和國家對(duì)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行，由于電子文件是在各種新開發(fā)的軟件（比如OA辦公系統(tǒng)）中形成的，因此它的管理制度、方法和策略都要通過各種軟件，即電子文件管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，所以在文件最初的系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)軟件人員以及使用人員就必須考慮到歸檔管理這一環(huán)節(jié)，否則等正式文件形成后，到最后才考慮或要求歸檔工作為時(shí)已晚。為此，檔案部門對(duì)電子文件管理工作必須提前介入，實(shí)施前端控制，在文件起草時(shí)就可以關(guān)注，保證在文件歸檔的同時(shí)，將審核、修改、簽發(fā)等相關(guān)信息也能夠完整地移交或發(fā)送給檔案部門。

四、多方協(xié)作，共同管理

在電子信息時(shí)代，要對(duì)單位或科室產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行合乎規(guī)范的收集整理歸檔，一般來說，一個(gè)單位的檔案部門要配備有一定電子信息操作能力的工作人員，擬定電子文件的部門以及檔案部門的專業(yè)人員必須相互配合，共同完成。其中：電子文件擬定單位或部門中熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)，了解電子文件形成的背景、原因的工作人員，負(fù)責(zé)電子文件完整歸檔的前期工作；檔案管理部門中具備檔案管理知識(shí)、能夠熟練掌握歸檔原則、方法，并且了解本單位各類文件和檔案的全局情況，是電子文件按照歸檔需求、流程正確立卷歸檔的管理者，也是熱情接待、提供檔案查詢的服務(wù)者，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。因此，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件涉及的歸檔工作范圍更大，系統(tǒng)性更強(qiáng)，涉及的專業(yè)領(lǐng)域更廣，但其所受的制約因素也更多。

總的來說，電子文件從其產(chǎn)生、積累、整理、歸檔以及檢測(cè)、保護(hù)、借閱等等，都要求工作人員具備一定的電子技術(shù)，因?yàn)樗男纬删褪窃谝欢夹g(shù)環(huán)境下完成的。因此，電子文件的歸檔工作就是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅需要單位投入一定的人力、物力和財(cái)力，還必須要求形成跨單位、跨部門、跨專業(yè)的多方協(xié)作、共同管理。我們堅(jiān)信，只有結(jié)合實(shí)際，從硬實(shí)力和軟實(shí)力兩方面著手，才能夠完成新時(shí)期下電子文件的歸檔要求，才能及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、生活服務(wù)。

（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）