行政事業(yè)單位如何強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)包干制度及辦公費(fèi)管理

盛可

摘要：文章針對(duì)行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)包干制度及辦公費(fèi)管理進(jìn)行了分析與探討；重點(diǎn)結(jié)合實(shí)踐體會(huì)，對(duì)經(jīng)費(fèi)包干制度的弊端及辦公費(fèi)管理的難點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策與思路。

關(guān)鍵詞：經(jīng)費(fèi)包干制度 辦公費(fèi) 問題 對(duì)策

大部分單位為了實(shí)行厲行節(jié)約，控制年度費(fèi)用支出總額，實(shí)行了部門或個(gè)人經(jīng)費(fèi)包干的辦法，將財(cái)政批復(fù)單位的預(yù)算分專項(xiàng)分部門切塊，并包干到相關(guān)部門及個(gè)人進(jìn)行使用管理。此舉的優(yōu)點(diǎn)是部門和個(gè)人有自己的包干指標(biāo)，增加了部門和個(gè)人的自主權(quán)力和責(zé)任心，同時(shí)便于財(cái)務(wù)部門核算管理，能夠分專項(xiàng)分部門進(jìn)行同期比較，對(duì)控制經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度和降低行政事業(yè)成本起到一定的積極作用。另外，黨中央頒布的“八項(xiàng)規(guī)定”、“六項(xiàng)禁令”出臺(tái)后，各地都先后出臺(tái)了“三公”經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)等管理辦法，分別對(duì)公務(wù)接待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)等進(jìn)行了規(guī)范。因這些費(fèi)用不好處理，部門和個(gè)人逐漸將辦公費(fèi)等未予以規(guī)范的項(xiàng)目變成了節(jié)余包干經(jīng)費(fèi)融通處理的對(duì)象。

一、經(jīng)費(fèi)包干制度的弊端

一是對(duì)部門按人均一定費(fèi)用的比例采用包干制，未有綜合考慮部門和個(gè)人之間的工作性質(zhì)及繁簡(jiǎn)程度，很難做到科學(xué)準(zhǔn)確合理，部門和個(gè)人難以平衡，工作量大的部門或個(gè)人基本不留節(jié)余甚至不夠，而相對(duì)輕閑的部門或個(gè)人則節(jié)余較多，多數(shù)人形成的共識(shí)即包干經(jīng)費(fèi)就是個(gè)人經(jīng)費(fèi)。長(zhǎng)此以往，有些部門或個(gè)人在平時(shí)工作時(shí)，將屬于本部門或個(gè)人份內(nèi)工作所發(fā)生的支出找領(lǐng)導(dǎo)特批擠進(jìn)公用經(jīng)費(fèi)里進(jìn)行報(bào)銷，目的是為自己多省包干經(jīng)費(fèi)。此外，為了自己部門或個(gè)人福利的發(fā)放，通常會(huì)想盡辦法，收集各種票據(jù)報(bào)銷套現(xiàn)或是虛開發(fā)票報(bào)銷。

二是單位為了鼓勵(lì)部門向上爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)，或者鼓勵(lì)具有行政收費(fèi)、處罰職能的部門完成創(chuàng)收任務(wù)，通常會(huì)按照爭(zhēng)取到經(jīng)費(fèi)或者收費(fèi)罰款的一定比例返給部門或個(gè)人作為工作經(jīng)費(fèi)，這些返回的經(jīng)費(fèi)越多，部門或個(gè)人受益就越大。有些部門或是個(gè)人由于前期未能很好的控制用款進(jìn)度，導(dǎo)致后期無(wú)經(jīng)費(fèi)開展正常工作之需，以各種理由找領(lǐng)導(dǎo)特批增加經(jīng)費(fèi)，未能發(fā)揮“包干”二字的作用，只會(huì)加劇部門或是個(gè)人之間的不平衡。

二、辦公費(fèi)管理的難點(diǎn)

筆者認(rèn)為“商品和服務(wù)支出”類里辦公費(fèi)是漏洞最多，管理最難的項(xiàng)目，亟需完善規(guī)范。如在某小型商店購(gòu)買的煙酒等消費(fèi)品，采用掛賬的方式，累積到一定金額后進(jìn)行結(jié)賬，采用轉(zhuǎn)賬或刷公務(wù)卡的方式，可以開具成辦公用品的發(fā)票，并附辦公用品明細(xì)清單。再如報(bào)銷時(shí)所持發(fā)票章為煙酒商行、食品經(jīng)營(yíng)部等類型的發(fā)票，所附明細(xì)全為辦公用品類，因其所附營(yíng)業(yè)執(zhí)照上列明的經(jīng)營(yíng)范圍包含辦公用品，財(cái)務(wù)人員因未參與其活動(dòng)事項(xiàng)，無(wú)法判明其中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)。有些部門和個(gè)人在商場(chǎng)超市購(gòu)置商業(yè)預(yù)付卡，能開具正規(guī)發(fā)票，且發(fā)票內(nèi)容為辦公用品，但是不能打印明細(xì)清單，因其銷售行為本身就是買家預(yù)付充值行為。一般就是給你幾張加蓋了公章的空白大宗商品銷售清單，讓買家自行填寫。而在這些超市商場(chǎng)，進(jìn)行正規(guī)的辦公用品購(gòu)置，因每樣物品都有掃描條碼，所列明細(xì)一目了然，并能清楚的羅列在稅控機(jī)打發(fā)票上。還有的情況是將本應(yīng)作為固定資產(chǎn)入賬的實(shí)物，采用化整為零的辦法，以數(shù)碼單反相機(jī)為例，價(jià)值及使用年限已符合固定資產(chǎn)定義，為達(dá)到個(gè)人控制的目的，采用分次開具發(fā)票并報(bào)銷，內(nèi)容及所附明細(xì)清單全為電腦耗材等辦公用品目錄。另外就是發(fā)票亂開、代開現(xiàn)象普遍，尤其是私人商家，如服裝、皮具、鞋店等，稅控發(fā)票就是私人的名字，在這些商家購(gòu)買任何種類的產(chǎn)品，都可以自己選擇開具發(fā)票的種類，而多數(shù)都會(huì)選擇開辦公用品。強(qiáng)制實(shí)行公務(wù)卡結(jié)算后，這類問題稍稍得到了些解決，但是如果實(shí)行轉(zhuǎn)賬支付，問題依舊存在。

三、如何加強(qiáng)包干經(jīng)費(fèi)制度

一是要嚴(yán)控包干額度。在確定包干經(jīng)費(fèi)數(shù)額時(shí)，要根據(jù)各部門和人員工作的特點(diǎn)和年度工作內(nèi)容，合理確定包干經(jīng)費(fèi)數(shù)額。不能簡(jiǎn)單實(shí)行平均主義，在實(shí)行經(jīng)費(fèi)包干時(shí)，要嚴(yán)格預(yù)算審核，盡量細(xì)化，科學(xué)論證，做到既能保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，又不留給部門或個(gè)人過多的自由空間。確定包干經(jīng)費(fèi)數(shù)額后，應(yīng)建立公示制度，誰(shuí)都不能有特權(quán)，想方設(shè)法找理由增加包干經(jīng)費(fèi)，讓大家相互監(jiān)督。

二是要嚴(yán)格支出管理。將包干經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行、績(jī)效考評(píng)、監(jiān)督管理等各環(huán)節(jié)以制度化的形式確定下來(lái)，逐步建立科學(xué)合理、層次清晰、分工明確、覆蓋全面的包干經(jīng)費(fèi)管理制度體系。對(duì)部門和個(gè)人的包干經(jīng)費(fèi)使用情況每月公示一次，增加使用的透明度。

四、如何加強(qiáng)辦公費(fèi)管理

一是政府部門應(yīng)規(guī)范行政事業(yè)單位辦公用品報(bào)銷范圍，必須明確不是所有物品都能列入辦公用品范圍。實(shí)際報(bào)賬環(huán)節(jié)中，運(yùn)動(dòng)鞋、羽毛球拍等之類的運(yùn)動(dòng)用品發(fā)票，都擠進(jìn)了辦公用品科目進(jìn)行報(bào)銷，完全脫離了辦公用品的范疇。另外，爭(zhēng)議較多的是茶葉否應(yīng)列入辦公用品？高檔茶葉跟名煙名酒一樣，屬奢侈品范疇。因此，有必要進(jìn)行規(guī)范，以便操作。

二是對(duì)辦公用品的購(gòu)買，建議各級(jí)政府應(yīng)指定定點(diǎn)單位，就象規(guī)定政府采購(gòu)定點(diǎn)的公務(wù)用車維修地點(diǎn)、會(huì)議培訓(xùn)酒店那樣，辦公用品必須到指定的正規(guī)文體用品商家購(gòu)置，起碼正規(guī)文化用品商店不會(huì)出售煙酒副食、服裝、珠寶等物品，此舉可以有效解決發(fā)票種類亂開及其他費(fèi)用如接待費(fèi)等轉(zhuǎn)嫁成辦公費(fèi)的問題。若有的地方還沒有或者還不具備實(shí)行辦公文印政府定點(diǎn)管理，筆者認(rèn)為辦公用品零星購(gòu)置業(yè)務(wù)中必須實(shí)行公務(wù)卡結(jié)算，發(fā)票章和poss機(jī)商戶名必須一致，且必須附明細(xì)清單并加蓋公章，否則財(cái)務(wù)部門拒辦。若采用賒購(gòu)方式累積到一定金額后再轉(zhuǎn)賬的情況，那么所附明細(xì)清單應(yīng)該是發(fā)貨單復(fù)件聯(lián)的累積，發(fā)貨單上注明有詳細(xì)日期、物品、送貨人及收貨人共同簽字，若明細(xì)不是正規(guī)的多聯(lián)單復(fù)件并加蓋公章，財(cái)務(wù)部門可以拒辦。

三是應(yīng)從源頭入手加強(qiáng)管制，制止亂開、代開發(fā)票現(xiàn)象。除稅務(wù)等執(zhí)法部門嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)票管理辦法，加強(qiáng)稽查，嚴(yán)厲懲處外，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全發(fā)票審核制度，確保發(fā)票與其內(nèi)容相符，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)合規(guī)。

四是行政事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)建立健全辦公用品管理制度，用嚴(yán)格的內(nèi)控手段加強(qiáng)管理，用制度來(lái)控制辦公用品的管理，提升行政事業(yè)單位辦公用品管理的有效性。行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位自身特點(diǎn)，建立起辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、損失丟失賠償?shù)戎贫?。具體措施如下：?jiǎn)挝坏霓k公用品管理應(yīng)統(tǒng)一由專門部門負(fù)責(zé)管理，如資產(chǎn)部門或是辦公室等部門，建議用專業(yè)化的管理軟件實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，筆者認(rèn)為要健全單位的資產(chǎn)管理，辦公用品的管理和固定資產(chǎn)的管理應(yīng)該一樣嚴(yán)格。單位所有辦公用品的購(gòu)買，應(yīng)由單位專門部門統(tǒng)一購(gòu)置，各部門不允許自行購(gòu)置，否則財(cái)務(wù)部門拒絕報(bào)銷。若采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到政府采購(gòu)的要求，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行政府采購(gòu)程序，未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)由單位辦公用品專管部門、黨風(fēng)廉政部門、財(cái)務(wù)及內(nèi)審部門組成的聯(lián)合人員本著節(jié)約、合理、適用的原則，貨比三家，購(gòu)置價(jià)廉質(zhì)優(yōu)的物品。辦公用品的日常管理中，應(yīng)將辦公用品分類進(jìn)行管理，辦公用品應(yīng)分耐用品和易耗品兩類。耐用辦公用品包括：電話機(jī)、電水壺、計(jì)算器、U盤、訂書機(jī)、文件欄、多功能插座等 ；易耗品指除耐用品以外的辦公用品如打印復(fù)印紙、硒鼓、回形針、訂書針等。對(duì)耐用辦公用品的管理應(yīng)視同資產(chǎn)管理，誰(shuí)使用誰(shuí)保管，使用壞了要有殘?bào)w存在，領(lǐng)用人調(diào)離部門或辭職要辦理物品轉(zhuǎn)移或交接手續(xù)。對(duì)易耗品的管理應(yīng)分部門嚴(yán)格管控，認(rèn)真核對(duì)部門的用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單，從厲行節(jié)約的角度出發(fā)，要定期公示各部門易耗品消耗情況。辦公用品還應(yīng)定期清點(diǎn)，必須做到賬物一致，如果不一致必須查明原因。單位黨風(fēng)廉政部門、財(cái)務(wù)及內(nèi)審部門還應(yīng)聯(lián)合不定期對(duì)辦公用品管理部門賬實(shí)情況進(jìn)行抽查復(fù)核。每月末，辦公用品管理部門將各部門及個(gè)人認(rèn)可后的實(shí)際領(lǐng)用清單交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此下賬，從相關(guān)部門及個(gè)人包干經(jīng)費(fèi)中予以扣除。

五、結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)包干制度及辦公費(fèi)管理只是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的某一方面而已，加強(qiáng)單位內(nèi)部控制就是對(duì)相關(guān)制度、措施和程序進(jìn)行持續(xù)調(diào)整、改進(jìn)的過程，使各項(xiàng)制度、措施和程序能夠適應(yīng)新情況、新形式，促使行政事業(yè)單位不斷提高管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，進(jìn)而促使單位既定的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

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